الوجبات السريعة الرئيسية
- تم سن اللائحة العامة لحماية البيانات، أو اللائحة العامة لحماية البيانات، في 2018 في الاتحاد الأوروبي لتعزيز تدابير أمن البيانات وحقوق الخصوصية.
- موارد بشرية القادة مسؤولون عن الحفاظ على اللائحة العامة لحماية البيانات امتثال داخل أماكن العمل، حيث يشارك الموظفون معلومات حساسة في كل مرحلة من مراحل دورة حياة الشخص موهوب (شخص موهوب الوظيفة).
- منصة™ التوظيف العالمية لG-P(منصة التوظيف العالمي) مصممة لدعم الأنظمة العالمية، بما في ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات.
يجمع القادة بيانات خاصة طوال دورة حياة موظف، من التحقق من تاريخ الوظيفي إلى صيانة شركة الموظف. بينما تحظى اختراقات بيانات المستهلكين باهتمام إعلامي، تعالج الأقسام بيانات حساسة بنفس القدر. اللائحة العامة لحماية البيانات، أو اللائحة العامة لحماية البيانات، هي قانون في جميع أنحاء الاتحاد الأوروبي مصمم لحماية المعلومات الشخصية للموظفين.
هناك غرامات وجزاءات لعدم الامتثال لللائحة العامة لحماية البيانات. تقوم السلطات التنظيمية بتقديم ما معدله 360إشعارات خرق يوميًا. منذ دخول قانون اللائحة العامة لحماية البيانات حيز التنفيذ في عام 2018، حصلت السلطات على أكثر من 7يورو.58 ب في الغرامات الجماعية.
منصة™ التوظيف العالمية الوكائلية لG-P(منصة التوظيف العالمي) تبسط دورة حياة الموظفين بأكملها، وتحتوي على اللائحة العامة لحماية البيانات امتثال لحماية قوة عاملات وبيانات موظفين عبر الحدود. يوضح هذا الدليل ما يحتاج القادة إلى معرفته حول اللائحة العامة لحماية البيانات، من حقوق بيانات الموظفين إلى أفضل الممارسات.
معالجة بيانات موظف قانونية بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات
الحفاظ على اللائحة العامة لحماية البيانات لأغراض بشرية قد يكون مرهقا. فيما يلي بعض أهم العناصر التي يجب أخذها في الاعتبار عند جمع ومعالجة بيانات الموظفين:
موافقة الموظف على مشاركة البيانات
بموجب قانون الاتحاد الأوروبي، يجب أن تمنح موافقة الموظف بحرية، محددة، مستنيرة، وواضحة وغير غامضة. قد يخشى الموظفون من نتائج سلبية على مسيرتهم المهنية إذا رفضوا مشاركة بيانات معينة. يؤدي هذا إلى اختلال في ميزان القوى يجعل الموافقة في مكان العمل باطلة قانونياً في العديد من الحالات. كما يمكنها إيقاف العمليات إذا سحب الموظف موافقته على عملية حاسمة، مثل الرواتب.
مراقبة مكان العمل ومراقبة الموظفين
بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، يجب أن تكون مراقبة مكان العمل ضرورية وعملية وتحمي خصوصية موظفين. برامج تسجيل ضغطات المفاتيح، وبث كاميرات الويب المستمر، والتتبع دقيقة بدقيقة، كلها خارج نطاق هذه الإرشادات. كما يجب أن يكون الموظفون على دراية بكيفية مراقبتهم قبل بدء عملية المراقبة.
الأسباب القانونية لجمع البيانات ومشاركتها
اللائحة العامة لحماية البيانات توافق على استخدامات محددة لمشاركة بيانات موظفين، مثل إجراء عقد توظيف، دفع الرواتب، أو إدارة المزايا. يمكن أيضا استخدام بيانات الموظفين لأغراض قانونية، بما في ذلك الضرائب، تأمين اجتماعي، وطلبات أخرى مطلوبة.
فئات خاصة من بيانات الموظفين
بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، تتمتع المعلومات الحساسة للموظفين، بما في ذلك السجلات الصحية، والبيانات البيومترية، وعضوية النقابات العمالية بحماية إضافية. يمكن لأصحاب العمل استخدام هذه المعلومات فقط في ظروف محددة جدا، مثل التحقق مما إذا كان الموظف مؤهلا للعمل أو تحديد الأهلية للحصول على أجر مرضي. في هذه الحالات، ينبغي عليهم جمع وتخزين الحد الأدنى من البيانات اللازمة، مع التأكد من حمايتها بعناية.
نقل بيانات الموظفين عبر الحدود
لدى اللائحة العامة لحماية البيانات لوائح محددة لمشاركة بيانات موارد بشرية عبر المقرات الرئيسية العالمية، ومنصات السحابة، ومراكز الخدمة المشتركة. بموجب المادة 45 من اللائحة العامة لحماية البيانات، لا يمكن نقل البيانات الشخصية إلا إلى الدول المعتمدة التي تفي بمعايير الاتحاد الأوروبي لحماية البيانات. إذا لم تتم الموافقة على دولة ما، سيحتاج أصحاب العمل إلى ضمانات إضافية للبيانات والتوثيق.
يوجد أيضًا إطار عمل خاص بحماية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة لنقل البيانات إلى المنظمات الأمريكية. يجب أن تكون المؤسسات معتمدة لتلقي موارد بشرية البيانات، والتعاون مع سلطات حماية البيانات الأوروبية، وتوفير سياسات خصوصية واضحة للموظفين.
قوانين ولوائح العمل المحلية
بموجب المادة 88 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، يمكن لكل دولة في الاتحاد الأوروبي وضع قواعد إضافية للتعامل مع بيانات الموظفين من خلال القوانين الوطنية أو الاتفاقيات الجماعية. على سبيل المثال، يحتوي قانون حماية البيانات الفيدرالي الألماني (BDSG) على قواعد محددة حول كيفية استخدام بيانات الموظفين في إنشاء وتنفيذ وإنهاء العقود.
في فرنسا، توجد تشريعات إضافية تتعلق بمراقبة مكان العمل وحقوق الموظفين في الانقطاع عن العمل خارج ساعات العمل. تفرض إيطاليا أيضاً قواعد صارمة بشأن مراقبة الأجهزة وتمنع أصحاب العمل من التحقيق في المعتقدات السياسية والدينية للموظفين. الشركات التي تعمل عالميا بحاجة إلى اتباع كل من اللائحة العامة لحماية البيانات وهذه اللوائح الخاصة بالدولة.
اللائحة العامة لحماية البيانات والموارد البشرية: تفصيل
الحفاظ على اللائحة العامة لحماية البيانات امتثال قد يبدو أمرا شاقا بسبب اتساع اللوائح. لتسهيل الأمور، تقوم المادة 5 من هذا التشريع بتقسيم سبعة مبادئ أساسية لحماية البيانات إلى إرشادات قابلة للتنفيذ لفرق بشرية. للتذكير، تتطلب البيانات ذات الفئات الخاصة، مثل البيانات الصحية أو البيومترية أو العرقية أو الدينية أو بيانات النقابات العمالية، ضمانات أقوى بموجب المادة 9.
يحتوي هذا الجدول على كل المعلومات التي تحتاجها لحماية بيانات فريقك:
|
اللائحة العامة لحماية البيانات |
نوع البيانات |
موارد بشرية طلب وظيفة |
الضمانات التقنية والتنظيمية (TOMs) |
|---|---|---|---|
|
الشرعية والإنصاف والشفافية |
الاسم، بيانات الاتصال، الوظيفة، العقد، الراتب، تفاصيل الضرائب، تفاصيل الحساب البنكي، العنوان. |
موارد بشرية تقدم إشعار خصوصية موظف واضح وتسجل المادة 6 الأساس القانوني المعمول به لكل استخدام. اشرح ما هي البيانات المستخدمة، ولماذا هي مطلوبة، ومن يتلقاها، وكم من الوقت يتم الاحتفاظ بها. |
استخدم إشعارات واضحة، وسجلًا للأساس القانوني، وتواريخ مراجعة، وتوقيع المدير. احتفظ بأدلة بسيطة لللائحة العامة لحماية البيانات واجعل الإشعارات سهلة البحث. |
|
تحديد الغرض |
الراتب، تفاصيل الحساب البنكي، تفاصيل الضرائب، الوظيفة، ساعات العمل، العقد. |
استخدم موارد بشرية فقط للغرض الذي تم شرحه أولا. لا يمكن إعادة استخدام بيانات الرواتب لأغراض المبيعات أو التحليلات التجارية أو المراقبة الخفية أو غير المعلنة. تتطلب الاستخدامات الجديدة فحصًا واضحًا للغرض قبل بدء العمل. |
احتفظ بخريطة الغرض لللائحة العامة لحماية البيانات وسير العمل في الموارد البشرية. حظر عمليات التصدير غير المعتمدة، واشتراط الموافقة على التقارير الجديدة، ومراجعة لوحات المعلومات للتأكد من عدم إساءة استخدامها. |
|
تقليل البيانات |
نموذج التقديم، سيرة ذاتية، الاسم، تفاصيل الاتصال، الدور، ملاحظات المقابلة. |
موارد بشرية تجمع فقط معلومات وظيفة طالب ذات صلة بالدور وليس بيانات "احتياطية". اسأل فقط عما هو مطلوب للتوظيف، والتوظيف، والدفع، وإدارته، ودعمه. |
استخدم النماذج المختصرة، وفحوصات الحقول الإلزامية، والقوالب القياسية، وإرشادات مدير التوظيف. قم بإزالة الحقول غير المستخدمة وتجنب الأسئلة النصية الحرة التي تدعو إلى تقديم تفاصيل شخصية إضافية. |
|
دقة |
الاسم، العنوان، بيانات الاتصال، بيانات الحساب البنكي، جهة الاتصال في حالات الطوارئ، الوظيفة. |
قم بتوفير بوابة خدمة ذاتية حتى يتمكن الموظفون من تحديث تفاصيلهم المصرفية وعناوينهم على الفور. استخدم التحقق المناسب من الهوية وسجلات التغييرات قبل أن تدخل التغييرات المهمة حيز التنفيذ. |
إرسال تذكيرات بالتحديثات، والتحقق من صحة الحقول الرئيسية، وتأكيد التغييرات الحساسة، والاحتفاظ بسجلات التغييرات. قم بتقييد صلاحيات التحرير والتحقق من التحديثات المرفوضة أو الفاشلة بسرعة. |
|
قيود التخزين |
عقد، طلب وظيفة نموذج، سيرة ذاتية، سجلات الرواتب، تفاصيل الضرائب، العنوان، سجلات الوصول. |
احتفظ بسجلات بشرية فقط عند الحاجة. يتم الحذف التلقائي أو إخفاء الهوية بعد انتهاء فترة الاحتفاظ القانونية والتعاقدية والمتعلقة بالمطالبات المعمول بها. لا تحتفظ بالملفات القديمة بدون سبب. |
استخدم جداول الاحتفاظ، وتنبيهات النظام، والأرشيفات المقفلة، والموافقة على الحذف، وقواعد إخفاء الهوية. راجع الاستثناءات ووثّق سبب الاحتفاظ بأي ملف لفترة أطول. |
|
النزاهة والسرية |
حماية موارد بشرية من الفقد، والتسريبات، وسوء الاستخدام، والوصول غير المصرح به. امنح الوصول فقط للأشخاص الذين يحتاجون إليه لأداء وظائفهم، وقم بإزالة الوصول عند تغيير الأدوار. |
استخدم ضوابط الوصول القائمة على الأدوار (RBAC)، والمصادقة متعددة العوامل (MFA)، والتشفير على مستوى الحقل، والنقل الآمن، وسجلات التدقيق، وتدريب الموظفين. اختبر الوصول بانتظام وتصرف بناءً على التنبيهات. |
|
|
المساءلة |
قم بالحفاظ على سجل أنشطة المعالجة (ROPA) الخاص بالمادة 30 وتحديثه بانتظام. تعيين المالكين، ودون القرارات، وتتبع المخاطر، وضوابط التدقيق حتى تتمكن موارد بشرية من إظهار ما تفعله ولماذا. |
تحديد مسؤولي العمليات، والاحتفاظ بالموافقات، ومراجعة الضوابط، وتسجيل الاستثناءات، وإجراء عمليات تدقيق دورية. قم بتحديث السجلات عند تغيير الأنظمة أو الموردين أو الأغراض أو فترات الاحتفاظ. |
قائمة التحقق العامة لحماية البيانات موارد بشرية لعمليات الأشخاص
يحتاج القادة إلى اتخاذ خطوات محددة في كل مرحلة من دورة حياة الموظفين للحفاظ على اللائحة العامة لحماية البيانات امتثال للموارد بشرية. توضح هذه القائمة بالضبط ما يجب عليك فعله لحماية موظف خصوصية البيانات، من التوظيف وحتى ما بعد التوظيف.
|
مرحلة دورة حياة الشخص موهوب |
خطوات للحفاظ على اللائحة العامة لحماية البيانات امتثال |
|---|---|
|
البحث عن المرشحين وتوظيفهم |
|
|
التوظيف والبدء الفعلي في العمل |
|
|
إنهاء الخدمة والاحتفاظ بالموظفين |
|
|
الحوكمة والأمن |
|
كيف يدعم G-P اللائحة العامة لحماية البيانات امتثال
الأمان والرعاية مدمجة في منصة™ التوظيف العالمية الوكائلية G-P(منصة التوظيف العالمي). تم تصميم المنصة لدعم اللائحة العامة لحماية البيانات في موارد بشرية، مع جداول احتجاز مؤتمتة للبيانات، وأمنيات قائمة على الأدوار، وسجلات تدقيق. كما G-P يتكامل بسلاسة مع إدارة رأس المال البشري مثل Workdayوشركة ADP وSAP، مما يساعد في القضاء على تجزئة البيانات وتكرار الإدخالات.
إليك كيف يدعم G-P اللائحة العامة لحماية البيانات امتثال:
- تحدد ضوابط الوصول القائمة على الأدوار (RBAC) حدودًا تشغيلية واضحة في جميع أنحاء مؤسستك لحماية الوصول إلى المعلومات الحساسة وسير العمل.
- المصادقة متعددة العوامل (MFA) تحمي بياناتك السرية قوة عاملة السرية.
- إطار حوكمة الذكاء الاصطناعي (AI) معتمد من ISO/IEC 42001 للإدارة المسؤولة لتطوير ونشر ومراقبة تقنيات الذكاء الاصطناعي (AI).
- يُبقي التقييم المستمر عمليات الاختبار والامتثال والخصوصية لدينا متوافقة مع المعايير الدولية للسلامة والامتثال.
الحفاظ على اللائحة العامة لحماية البيانات امتثال يدعم النمو الاستراتيجي من خلال تعزيز الثقة. هذا يحمي سمعة شركةك، ويحافظ على مرونة منظمتك، ويجذب شخصا جديدا. تواصل معنا أو احجز عرضا توضيحيا اليوم لترى كيف يمكنك بناء فريقك العالمي في دول 180+ بشكل متوافق مع G-P.
هل تنطبق اللائحة العامة لحماية البيانات على موظف وبيانات بشرية؟
نعم. يجب على أصحاب العمل في الاتحاد الأوروبي التأكد من أن بيانات الموظفين تتم حتى معايير اللائحة العامة لحماية البيانات في كل مرحلة من مراحل دورة حياة الشخص موهوب (شخص).
هل يمكنني استخدام موافقة الموظف كأساس قانوني بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟
لا، لا يمكنك ذلك. قد يشعر الموظفون بالضغط لمشاركة بياناتهم الشخصية مع أصحاب العمل بسبب اختلال موازين القوى المتأصل. وهذا يجعل الموافقة المقدمة في ظل هذه الشروط غير قابلة للتطبيق قانونياً.
ما الفرق بين البيانات الشخصية القياسية وبيانات الفئات الخاصة في موارد بشرية؟
بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، تشمل البيانات الشخصية القياسية أشياء مثل أسماء الموظفين، ومعلومات الاتصال، والعناوين، وتفاصيل البنك. تشمل بيانات الفئات الخاصة البيانات الصحية، والمعرفات البيومترية، وعضويات النقابات العمالية.
كم من الوقت يمكن لموارد بشرية قانونيا الاحتفاظ بسجلات موظفين وسيرهم الذاتية؟
اللائحة العامة لحماية البيانات لا تملك إطارا زمنيا محددا وعالميا لتخزين بيانات موظفين. يجب أن تخزن موارد بشرية البيانات طالما كانت مطلوبة وتحت الغرض القانوني المحدد الذي جمعت من أجله.
ما هي جزاءات اللائحة العامة لحماية البيانات غير الامتثال في موارد بشرية؟
قد تشمل عقوبات عدم الامتثال أوامر تنظيمية، وعمليات تدقيق، وغرامات، وحتى عقوبات جنائية.
