Nach dem Wechsel zu einer marktbasierten Demokratie im Jahr ist 1990sPolen zu einer der am schnellsten wachsenden Volkswirtschaften Europas geworden. Die polnische Wirtschaft ist stetig gewachsen, mit einer durchschnittlichen jährlichen BIP-Wachstumsrate von 2.784 Prozent im letzten Jahrzehnt. Polen war auch das einzige Land in Europa , das während der 2008-2009 globalen Finanzkrise eine Rezession vermeiden konnte. Heute ist dieses mitteleuropäische Land für internationale Unternehmen ein hervorragender Standort für Investitionen, unter anderem wegen seiner qualifizierten und erschwinglichen Arbeitskräfte.
Wenn Sie Mitarbeiter in Polen einstellen wollen, beginnen Sie mit unserem Leitfaden, der die Grundlagen behandelt, die internationale Unternehmen wissen müssen, bevor sie polnische Fachkräfte einstellen.
Was man vor der Einstellung in Polen wissen sollte
Jeder Leitfaden zur Einstellung von Mitarbeitern in Polen sollte mit den grundlegenden Fakten beginnen, die internationale Arbeitgeber über die polnischen Arbeitskräfte und die Gesetze, die das Arbeitsverhältnis regeln, wissen müssen.
1. Der polnische Arbeitsmarkt
Die erwerbstätige Bevölkerung Polens ist einer der größten Vorteile des Landes, der Investoren anzieht. Die polnische Belegschaft ist ehrgeizig, hart arbeitend, lernmotiviert, loyal und unternehmerisch. Die polnischen Arbeitskräfte sind ebenfalls gut ausgebildet: 44 Prozent der polnischen Erwachsenen haben eine universitäre Ausbildung. Eine Hochschulausbildung ist bei polnischen Fachkräften besonders beliebt. Sieben von 10 tertiär ausgebildeten jungen Erwachsenen haben einen Master-Abschluss, mehr als doppelt so viel wie der Durchschnitt in allen Ländern der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD).
Die polnische Arbeitslosenquote ist in den letzten acht Jahren jedes Jahr gesunken und liegt derzeit bei nur 6.5 Prozent. Das ist deutlich weniger als der 8.3 Prozent-Durchschnitt für die Eurozone. Der angespannte Arbeitsmarkt in Polen ist gut für die Wirtschaft, bedeutet aber auch, dass die Arbeitgeber sich möglicherweise etwas mehr anstrengen müssen, um Spitzenkräfte für ihr Unternehmen zu gewinnen. Es ist auch hilfreich zu wissen, dass die Arbeitslosenquoten in Polen von Region zu Region stark variieren, sodass es in einigen Gebieten eine höhere Zahl von Arbeitslosen gibt.
Die größten Branchen in Polen sind Landwirtschaft, Fertigung, Energie und Tourismus, aber Arbeitgeber in verschiedenen Branchen können qualifizierte polnische Arbeitnehmer finden, die ihrem Unternehmen beitreten.
2. Sprachen in Polen
Über 95 Prozent der Polen sprechen Polnisch, die offizielle Sprache des Landes. Die am zweithäufigsten gesprochene Sprache in Polen ist Englisch, das von 19.85 Prozent der Bevölkerung gesprochen wird. Für die große Mehrheit dieser Personen ist Englisch also die Zweitsprache. Nach Englisch sind Russisch und Deutsch die am meisten gesprochenen Sprachen des Landes.
Auch wenn Englisch eine gängige Zweitsprache ist, sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass Sie qualifizierte Mitarbeiter finden, die auch fließend Englisch sprechen. Sobald Sie mit dem Rekrutierungsprozess beginnen, brauchen Sie einen Übersetzer, der Ihnen hilft, sich in polnischen Stellenbörsen zurechtzufinden und Ihre Stellenanzeige auf Polnisch zu verfassen.
3. Polnische Arbeitsverträge
Einer der wichtigsten Schritte bei der Einstellung in Polen ist die Aushändigung eines gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsvertrags an die neuen Mitarbeiter zum Zeitpunkt ihres Arbeitsantritts in Ihrem Unternehmen. Die Verträge müssen in polnischer Sprache abgefasst sein oder von einer polnischen Übersetzung begleitet werden. Der Vertrag muss mindestens das Folgende enthalten:
- Art des Arbeitsvertrags
- Name des Arbeitgebers und des Mitarbeiters
- Vertragsdauer
- Datum der Unterzeichnung und Beginn der Arbeiten
- Art der Arbeit
- Arbeitsort
- Aufschlüsselung der Bezüge für die Position
Zusätzlich zu den oben genannten Vertragsbedingungen müssen Sie innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsantritt eines Mitarbeiters weitere Angaben machen. Dazu gehören der Tages- und Wochenarbeitszeitplan, die Lohnzeiten, der Urlaubsanspruch und die Kündigungsfrist. Wenn Sie diese Details nicht in den ersten Vertrag aufnehmen, den Ihre Mitarbeiter unterschreiben, sollten Sie sich am ersten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter die Zeit nehmen, um die Einzelheiten ihrer neuen Position und die Beschäftigungsbedingungen zu besprechen.
4. Anforderungen an Arbeitszeiten und Löhne
Das polnische Arbeitsrecht legt die Vollzeitarbeitszeit auf 40 Stunden fest, verteilt auf fünf Arbeitstage á acht Stunden. Es ist möglich, dass einige Tage oder Wochen diese Gesamtzahlen überschreiten, aber der Durchschnitt über einen viermonatigen Bezugszeitraum sollte die Grenze einhalten. Mitarbeiter können Überstunden leisten, aber kein Mitarbeiter sollte mehr als 150 Überstunden im Kalenderjahr leisten, sofern nicht im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag eine andere Obergrenze festgelegt ist. Unter keinen Umständen sollte ein Mitarbeiter mehr als durchschnittlich 48 Stunden pro Woche arbeiten.
So wie die polnische Regierung Höchstwerte für die Arbeitszeit festlegt, so legt sie auch Mindestwerte für die Löhne fest. Anfang wurde 2021der Mindestlohn auf den 2,800 polnischen Zloty (PLN) pro Monat angehoben, was etwa 630 Euro entspricht. Sie sollten sich über die aktuellen Mindestlöhne informieren und speziell die Gehaltsnormen in Ihrer Branche prüfen, damit Sie Ihren neuen Mitarbeitern faire und wettbewerbsfähige Löhne bieten können.
5. Anspruch auf bezahlte arbeitsfreie Zeiten
Polen hat 13 Feiertage, an denen Mitarbeiter von der Arbeit frei werden sollten. Politische Mitarbeiter erhalten auch einen Mindesturlaubsanspruch, dessen Höhe von der Anzahl der Jahre abhängt, die sie in der sekundären oder postsekundären Ausbildung, in der Belegschaft oder in einer Kombination aus beiden verbracht haben. Für Mitarbeiter mit weniger als 10 Jahren Berufserfahrung beträgt der jährliche Mindesturlaub 20 Tage. Mitarbeiter mit 10 oder mehr Jahren Erfahrung sollten 26 Tage Urlaub erhalten.
Polnische Mitarbeiter haben außerdem Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit, wenn eine ärztliche Krankschreibung vorliegt. Arbeitgeber müssen ihren kranken Arbeitnehmern mindestens 80 Prozent ihrer Vergütung für eine bestimmte Anzahl von Tagen zahlen, bevor das polnische Sozialversicherungsamt (ZUS) übernimmt. Für Arbeitnehmer unter 50 Jahren leistet der Arbeitgeber bis zu 33 Tage Lohnfortzahlung bei Krankheit. Für ältere Mitarbeiter leistet der Arbeitgeber bis zu 14 Tage Lohnfortzahlung bei Krankheit.
6. Einkommensteuer und Sozialversicherung
Die polnische Regierung besteuert das Einkommen der Mitarbeiter nach einem progressiven System. In Polen wird die Einkommensteuer nach dem Lohnsteuerabzugsverfahren erhoben, d.h. die Arbeitgeber sind für die Einbehaltung der Einkommensteuer von den Gehaltsschecks ihrer Mitarbeiter verantwortlich.
Auch die Arbeitgeber müssen die Sozialversicherungsbeiträge in der richtigen Höhe abziehen und selbst Beiträge leisten. Die Sozialversicherungsbeiträge sind monatlich an das Sozialversicherungsamt zu entrichten. Die Sozialversicherung umfasst die Renten-, Invaliditäts-, Unfall- und Krankenversicherung. Mitarbeiter und Arbeitgeber zahlen zu gleichen Teilen in den Pensionsfonds ein. Arbeitgeber tragen den größten Teil der Invaliditätsversicherung. Die Unfallversicherung wird allein von den Arbeitgebern, die Krankenversicherung allein von den Arbeitnehmern bezahlt. Insgesamt können die Arbeitgeber bis zu 18 Prozent des Bruttolohns der Mitarbeiter und die Mitarbeiter etwa 14 Prozent ihres Bruttolohns beisteuern.
Zusätzlich zu den Beiträgen zur Sozialversicherung müssen Arbeitgeber auch Prozent des monatlichen Bruttogehalts der Mitarbeiter in den Arbeitsfonds und 0.1 Prozent in den garantierten Sozialleistungsfonds der Mitarbeiter einzahlen 2.45.
Das öffentliche Gesundheitssystem in Polen wird aus allgemeinen Steuern finanziert. Das heißt, dass die Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, eine private Krankenversicherung anzubieten. In den letzten Jahren sind jedoch zusätzliche Krankenversicherungsleistungen beliebter geworden, sodass dies eine gute Möglichkeit sein kann, Ihren Mitarbeitern anzubieten.
Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Polen
Die niedrigen Lohnkosten in Polen sind ein Anreiz für internationale Unternehmen, die ihre Präsenz in Europa ausbauen wollen. Die jüngsten Daten von Eurostat zeigen, dass die durchschnittlichen Arbeitskosten Polens, die sowohl Lohn- als auch Nichtlohnkosten umfassen, 10.70 Euro betragen. Das ist deutlich weniger als der Durchschnitt der Europäischen Union (EU) von 27.70 Euro und etwas mehr als ein Drittel des Durchschnitts von 31.40 Euro für die Eurozone.
Die Arbeitskosten in Polen sind seit 2008kontinuierlich gestiegen, und zwar schneller als in vielen anderen europäischen Ländern. Jedoch sind die Arbeitskosten in Polen im Vergleich zu anderen europäischen Ländern nach wie vor relativ niedrig.
Die Arbeitskosten sind jedoch nicht die einzigen Kosten, die Sie bei der Einstellung berücksichtigen müssen. Der Einstellungsprozess selbst kann Ihr Unternehmen erheblich kosten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie den Prozess optimal nutzen und hervorragende Mitarbeiter finden, die langfristig eine Bereicherung für Ihr Unternehmen darstellen. Die Kosten für die Personalvermittlungsagentur können größtenteils von einer Personalagentur getragen werden, oder, wenn Sie die Einstellung intern vornehmen, von Ihrem eigenen HUMAN RESOURCES-Team. In jedem Fall kann eine internationale Anstellung mit zusätzlichen Kosten verbunden sein, die Sie in Ihrem Heimatland vielleicht nicht gewohnt sind, einschließlich der Kosten, die mit der Anstellung verbunden sind:
- Gründung Ihrer Wirtschaftseinheit in Polen.
- Reisen nach und von Polen, um Ihr Unternehmen aufzubauen und Mitarbeiter zu treffen.
- Beauftragung eines Dolmetschers/Übersetzers, der Sie bei der Erstellung von Stellenanzeigen und Dokumenten auf Polnisch sowie bei der Kommunikation mit Bewerbern unterstützt.
- Zusammenarbeit mit lokalen Experten, die Ihnen helfen, sich im polnischen Arbeits-, Geschäfts- und Steuerrecht zurechtzufinden.
- Neue Gemeinkosten, wenn Sie einen physischen Arbeitsort in Polen einrichten.
Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Polen einzustellen?
Sie möchten wissen, wie Sie in Polen einstellen können, aber bevor Sie jemanden einstellen können, muss Ihr Unternehmen eine Wirtschaftseinheit in Polen haben, damit Sie polnische Staatsbürger legal beschäftigen können. Nach Angaben der Handelsökonomie dauert es etwa 37 Tage, um ein Geschäft in Polen zu gründen. Der Prozess wird jedoch wahrscheinlich viel länger dauern, wenn man die Forschung und Planung berücksichtigt, die für eine internationale Expansion erforderlich ist.
Die meisten internationalen Unternehmen entscheiden sich für die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung als polnische Tochtergesellschaft. Die Gründung einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung umfasst mehrere Schritte, wie z. B.:
- Erstellung des Gesellschaftsvertrags über einen Rechtsanwalt.
- Eröffnung eines polnischen Bankkontos.
- Einzahlung des erforderlichen Grundkapitals.
- Eintragung Ihres Unternehmens in das nationale Gerichtsregister.
- Ernennung eines Verwaltungsrats.
- Eintragung Ihres Unternehmens in das Handelsregister.
Je nach Branche Ihres Unternehmens und der Tätigkeit, die Sie in Polen ausüben wollen, müssen Sie möglicherweise auch spezielle Lizenzen oder Genehmigungen beantragen. Sie sollten alle rechtlichen Voraussetzungen für die Gründung Ihres Unternehmens erfüllen, bevor Sie sich der Einstellung polnischer Mitarbeiter zuwenden. Erst wenn Sie Ihr Unternehmen offiziell gegründet haben, können Sie Mitarbeiter einstellen und die Gehaltsabrechnung einrichten.
Die alternative Lösung, wenn Sie sofort mit der Einstellung neuer Mitarbeiter in Polen beginnen und die Gründung eines eigenen Unternehmens im Land überspringen möchten, ist die Beauftragung einer Professional Employer Organization (PEO) oder eines Employer of Record (EOR). Ein polnischer Employer of Record kann der offizielle Arbeitgeber für Ihre polnische Belegschaft sein. Sie können immer noch Ihre eigenen Mitarbeiter einstellen und deren Arbeit leiten, während der EOR sich um die technischen Aspekte der Beschäftigung kümmert, einschließlich der Verwaltung von Onboarding, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungenund der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Tipps für die Einstellung in Polen
Neben dem Verständnis der grundlegenden Arbeitsgesetze, die Sie einhalten müssen, gibt es auch einige Tipps, die Sie bei der Rekrutierung in Polen beachten sollten. Einige Aspekte der Einstellungspraktiken in Polen können sich von den Praktiken in Ihrem Heimatland unterscheiden. Wenn Sie jemanden in Polen einstellen, sollten Sie die folgenden Empfehlungen beachten:
- Stellenanzeigen auf beliebten polnischen Jobbörsen veröffentlichen: Olx.pl – Praca ist mit über Millionen Nutzern die beliebteste arbeitsbezogene Website Polens. 3 Linkedin mit 2.82 Millionen Nutzern und Pracuj.pl mit 2.74 Millionen Nutzern sind ebenfalls beliebte arbeitsbezogene Websites in Polen. Weitere Websites, auf denen Sie Ihre Stellenanzeige veröffentlichen können, sind Gowork.pl, Indeed und Jooble. Sie können auch Stellenanzeigen in den Rubriken der polnischen Zeitungen veröffentlichen.
- Seien Sie sich der polnischen Lebensläufe bewusst: Sie können feststellen, dass viele polnische Lebensläufe (Curricula Vitae, CVs) personenbezogene Daten enthalten, wie z. B. das Geburtsdatum und den Geburtsort einer Person und ihren aktuellen Familienstand sowie einen Überblick über den Bewerber. Diese Angaben sind in einigen Ländern üblich, können Ihnen aber ungewöhnlich erscheinen, wenn Sie an weniger persönliche Lebensläufe gewöhnt sind.
- Befragen Sie Remote-Mitarbeiter virtuell: Viele internationale Arbeitgeber entscheiden sich, Interviews virtuell durchzuführen, insbesondere wenn Sie Remote-Mitarbeiter in Polen einstellen, anstatt dort einen physischen Bürostandort einzurichten. Polen hat eine hohe Internet-Penetrationsrate, sodass Sie keine Probleme haben sollten, über Online-Kommunikationskanäle mit Bewerbern in Kontakt zu treten. Wenn Sie virtuelle Vorstellungsgespräche planen, sollten Sie die Zeitverschiebung berücksichtigen, damit Sie eine Zeit wählen können, die sowohl für den Interviewer als auch für den Interviewten geeignet ist.
- Halten Sie sich an die Hintergrundüberprüfungsgesetze: Sie können daran gewöhnt sein, Hintergrundüberprüfungen im Rahmen Ihres Einstellungsprozesses durchzuführen, bevor Sie offiziell Bewerberpositionen bei Ihrem Unternehmen anbieten, aber in Polen sind Hintergrundüberprüfungen hauptsächlich verboten. Sie können die Zustimmung der Bewerber einholen, um Informationen in ihrem Lebenslauf zu überprüfen, aber die Bewerber können ablehnen, wenn sie möchten.
Einstellung in Polen mit Globalization Partners
Wenn Sie Mitarbeiter in Polen einstellen möchten, ohne sich mit der Zeit, den Kosten und der Komplexität internationaler Expansionen auseinandersetzen zu müssen, wenden Sie sich an Globalization Partners. Als globaler Employer of Record mit einem Standort in Polen können wir den Prozess der internationalen Anstellungen optimieren, sodass Sie mit der Rekrutierung polnischer Mitarbeiter beginnen und uns die Logistik überlassen können. Erfahren Sie mehr über unsere EOR-Lösung in Polen und überlegen Sie, ob die Zusammenarbeit mit einem EOR für Ihre internationalen Einstellungsziele geeignet ist.