Manchmal wohnen die besten Talente nicht in demselben Land, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist. Oder aber Ihr Unternehmen möchte international expandieren und möchte Mitarbeiter einstellen, die im Ausland leben. Wenn Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gefunden haben, müssen Sie sich im nächsten Schritt überlegen, wie Sie jene bezahlen wollen. Die Bezahlung von Mitarbeitern, die in verschiedenen Ländern arbeiten, kann eine Herausforderung sein. Ihr Unternehmen kann ihnen schließlich nicht einfach einen Scheck schicken oder das Geld direkt auf ihr Bankkonto überweisen. Wie bei Ihren nationalen Team-Mitgliedern müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Regeln für die Klassifizierung, die Einbehaltung von Steuern und andere Details einhalten.
Glücklicherweise ist es nichts, was Ihr Unternehmen alleine tun muss, um herauszufinden, wie es internationale Mitarbeiter bezahlen kann. Sie können mit einem Employer of Record (EOR) zusammenarbeiten, um Teammitglieder im Ausland einzustellen und einzubinden. Ein Employer of Record entlastet Ihre Buchhaltungsabteilungen und hilft Ihnen, mögliche Probleme bei der internationalen Gehaltsabrechnung zu vermeiden.
Wie die internationale Gehaltsabrechnung funktioniert
Die internationale Gehaltsabrechnung hat viele Gemeinsamkeiten mit der Gehaltsabrechnung im Heimatland Ihres Unternehmens. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Methode zur Bezahlung Ihrer Team-Mitglieder mit den Gesetzen des Landes übereinstimmt und dass Sie die entsprechenden Steuerbeträge einbehalten und abführen. Zu den steuerlichen Aspekten bei der Bezahlung von internationalen Mitarbeitern gehören:
- Einkommensteuer: Ihr Unternehmen muss den entsprechenden Betrag der Bundeseinkommensteuer von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten, je nachdem, wo sie arbeiten, und jede anwendbare regionale, lokale oder staatliche Einkommensteuer.
- Sozialversicherung: Viele Länder, nicht nur die USA, erheben eine Form der Sozialversicherungssteuer von Mitarbeitern und Arbeitgebern. Die Höhe des Beitrags Ihres Unternehmens kann von Land zu Land variieren, ebenso wie die Höhe des Beitrags der Mitarbeiter.
- Lohnsteuer: In vielen Ländern muss ein Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter zu einer Lohnsteuer, wie z. B. Arbeitslosensteuer und Arbeitsunfallversicherung, beitragen. Die Höhe der Steuer kann erheblich variieren. Außerdem ist zu beachten, dass die Lohnsteuer in einigen Ländern nicht nur eine Bundessteuer, sondern auch eine regionale oder lokale Steuer sein kann.
Wenn ein Unternehmen internationale Mitarbeiter bezahlt, muss es sicherstellen, dass es die richtigen Steuerarten und den richtigen Steuerbetrag einbehält und abführt. Außerdem muss es darauf achten, dass es die Steuern innerhalb der richtigen Frist zahlt. In den USA sind beispielsweise Steuererklärungen fällig 15. April und geschätzte Steuerzahlungen sind bis 15th April, Juni, September und Januar fällig. In Großbritannien sind die Steuererklärungen ein Jahr nach dem Ende des Rechnungszeitraums fällig. In Frankreich sind die Steuererklärungen für Steuerjahre, die im Dezember enden, im April fällig. In Deutschland sind die Renditen am fällig31. Juli.
Neben der Einhaltung der Steuervorschriften müssen bei der internationalen Gehaltsabrechnung auch die Vorschriften für Sozialleistungen und Löhne in einem Land beachtet werden. Möglicherweise muss Ihr Unternehmen in einigen Teilen der Welt Beiträge zur Altersvorsorge der Mitarbeiter leisten. Außerdem muss das Unternehmen in jedem Land, in dem es Mitarbeiter einstellt, die Regeln für den Mindestlohn einhalten. In einigen Ländern ist es auch üblich, Mitarbeitern ein 13th- oder 14. Monatsgehalt zu zahlen, das oft steuerfrei ist und am Ende des Jahres ausgezahlt wird.
In einigen Regionen gibt es außerdem Vorschriften darüber, wie viele Stunden ein Mitarbeiter in einer Woche arbeiten darf. In der Europäischen Union können Mitarbeiter beispielsweise innerhalb von sieben Tagen nicht mehr als 48 Stunden arbeiten. Außerdem müssen Mitarbeiter alle 24 Stunden eine Ruhezeit von 11 Stunden einlegen, was bedeutet, dass sie an einem einzigen Tag nicht mehr als 13 Stunden arbeiten dürfen. Mitarbeiter in der EU erhalten außerdem vier Wochen bezahlten Jahresurlaub pro Jahr.
Abgesehen von der Compliance in Bezug auf Steuern und Löhne hat die internationale Gehaltsabrechnung viele Gemeinsamkeiten mit der nationalen Gehaltsabrechnung. Ihr Unternehmen wird entscheiden, wie oft Mitarbeiter bezahlt werden, wie z. B. einmal monatlich, alle zwei Wochen, am 15th und 30th des Monats usw. Sie entscheiden auch, wie Sie das Geld an Ihre Remote-Mitarbeiter auszahlen, z. B. durch Direktüberweisungen oder durch Schecks in Papierform.
Herausforderungen bei der Bezahlung von internationalen Remote-Mitarbeitern
Bevor Sie international expandieren oder Mitarbeiter in anderen Ländern einstellen, sollten Sie die Herausforderungen kennen, die mit der Bezahlung Ihres Remote-Teams einhergehen. Wenn Ihr Unternehmen gegen die Regeln eines bestimmten Landes verstößt, muss es unter Umständen Gebühren und Bußgelder zahlen.
Die Einhaltung der Regeln und Anforderungen bestimmter Länder kann den Buchhaltungs- und Personalabteilungen Ihres Unternehmens einiges an Arbeit abverlangen. Ein Blick auf die häufigsten Probleme, die bei der Bezahlung eines Remote-Teams auftreten, kann hilfreich sein, um zu verstehen, worauf Sie achten müssen und was auf dem Spiel stehen kann.
- Steuerliche Fragen
- Örtliche Gepflogenheiten
- Rechtliche Belange
- Genaue Zeiterfassung
- Währungsunterschiede
Steuerliche Fragen
Ein Arbeitgeber muss die entsprechenden Steuern vom Gehaltsscheck eines ausländischen Mitarbeiters einbehalten, und das Unternehmen muss die Steuern fristgerecht an die zuständige Regierung abführen. Ein Unternehmen muss darüber hinaus Aufzeichnungen über die gezahlten Steuern führen, da das Finanzamt im Ausland das Unternehmen prüfen kann. Das kann bedeuten, dass Ihr Unternehmen alle Steuerdokumente und -quittungen jahrelang aufbewahren muss, da es sonst Gefahr läuft, erhebliche Bußgelder zahlen zu müssen, wenn eine Prüfung ergibt, dass Sie nicht die richtigen Steuerbeträge einbehalten oder abgeführt haben.
Örtliche Gepflogenheiten
Wenn Ihr Unternehmen international expandiert, werden Sie auf viele kulturelle Unterschiede stoßen. Einige kulturelle Unterschiede können sich in der Gehaltsabrechnung widerspiegeln und sich darauf auswirken, wie Sie Ihre internationalen Mitarbeiter bezahlen. In vielen südamerikanischen, europäischen und asiatischen Ländern ist zum Beispiel ein 13. Monatsgehalt ein gängiger Brauch. Ihr internationales Team beginnt seine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen vielleicht in der Annahme, dass es diese Sonderzahlung am Ende des Jahres erhalten wird. Aber wenn Sie diesen Handelsbrauch nicht kennen, laufen Sie Gefahr, Ihr Team zu enttäuschen.
Rechtliche Belange
Es gibt auch rechtliche Unterschiede, die Sie bei der Bezahlung eines internationalen Remote-Teams beachten müssen. In Großbritannien müssen Arbeitgeber beispielsweise Arbeitnehmer £94.25 pro Woche als gesetzliche Krankenvergütung bezahlen, wenn ein Arbeitnehmer mindestens vier Tage lang krank ist und nicht am Arbeitsplatz ist. Ein Arbeitgeber muss das Gehalt für bis zu 28 Wochen zahlen. In den USA kann ein Arbeitgeber arbeitsfreie Zeiten für Krankheit anbieten, ist aber nicht gesetzlich verpflichtet, Mitarbeitern, die krank sind, Gehalt zu zahlen. Der Family and Medical Leave Act (FMLA) in den USA schützt Menschen, die aufgrund von Krankheit oder anderen gesundheitlichen Bedenken, aber nur für 12 Wochen, Urlaub von der Arbeit nehmen müssen. FMLA-Karenz kann unbezahlt sein.
Zu den weiteren rechtlichen Aspekten, die Sie bei der Einstellung und Bezahlung internationaler Mitarbeiter im Auge behalten müssen, gehören die von jedem Land geforderten Unterlagen. In den USA beispielsweise müssen Mitarbeiter bei der Einstellung einen Nachweis über ihre Staatsangehörigkeit oder die Arbeitserlaubnis für das Land vorlegen, z. B. in Form eines Reisepasses. In anderen Ländern muss ein Mitarbeiter möglicherweise eine Sozialversicherungsnummer vorweisen, bevor er eingestellt wird.
Genaue Zeiterfassung
Die Zeiterfassung kann bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter ein größeres Problem darstellen als bei Mitarbeitern, die in den USA leben und arbeiten. In den USA erhalten Tarifangestellte Überstundenzuschläge, wenn sie mehr als 40 Stunden in der Woche gearbeitet haben, aber es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der Stunden pro Woche, die eine Person im Alter von über 16 arbeiten darf. In anderen Ländern ist das nicht der Fall. In vielen Ländern der EU zum Beispiel ist die Arbeitswoche auf 48 Stunden begrenzt. In China ist die Arbeitswoche nach Arbeitsrecht auf 44 Stunden begrenzt. Um eine Überschreitung dieser Grenze zu vermeiden, muss ein internationales Gehaltsabrechnungssystem eine Methode zur genauen Zeiterfassung und Berichterstattung enthalten.
Währungsunterschiede
Mitarbeiter, die in der EU leben und arbeiten, möchten in Euro bezahlt werden, während Mitarbeiter, die in Großbritannien leben und arbeiten, in Pfund bezahlt werden möchten. Die Bezahlung Ihres internationalen Teams in der Währung des jeweiligen Landes ist für die Mitarbeiter von Vorteil, kann aber für Sie kompliziert sein. Wenn beispielsweise eine ausländische Währung im Verhältnis zum US-Dollar steigt, kann es passieren, dass Ihr Unternehmen Ihren internationalen Mitarbeitern deutlich mehr Gehalt zahlt, als Sie ursprünglich vereinbart hatten.
Eine Möglichkeit, die Schwierigkeiten zu bewältigen, die durch schwankende Währungen entstehen, besteht darin, die Lohnlogistik einem EOR zu überlassen. Ihr Unternehmen kann Ihre Mitarbeiter in Ihrer lokalen Währung bezahlen, und der EOR kann Gehaltsschecks in der Währung des Landes des Mitarbeiters ausstellen.
Wie Sie internationale Mitarbeiter entlohnen
Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter einstellt, die in einem anderen Land als Ihrem Heimatland leben und arbeiten, müssen die Mitarbeiter bis auf wenige Ausnahmen nach den Gesetzen des Landes bezahlt werden, in dem sie leben. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter vorübergehend ins Ausland zieht und weiterhin für Ihr Unternehmen arbeitet, während er in einem anderen Land lebt, können Sie ihn möglicherweise weiterhin im Rahmen Ihrer Gehaltsabrechnung im Heimatland bezahlen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihre internationalen Mitarbeiter von den internationalen Kunden Ihres Unternehmens bezahlen zu lassen. Wenn Sie zum Beispiel jemanden in Frankreich einstellen, um einen französischen Kunden Ihres Unternehmens zu unterstützen, kann die Person technisch gesehen als Mitarbeiter des französischen Kunden eingestellt werden. Sie zahlen die Vergütung des Mitarbeiters, indem Sie Zahlungen an Ihren Kunden leisten, aber der Kunde selbst übernimmt die Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter.
Andernfalls muss Ihr Unternehmen für jedes Land, in dem es tätig ist, eine eigene Gehaltsabrechnung führen. Bei der Abwicklung der Gehaltsabrechnung haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können eine Tochtergesellschaft in dem Land gründen, die alle Geschäfte in diesem Gebiet führt und die Gehaltsabrechnung übernimmt. Wenn Ihr Unternehmen beabsichtigt, dauerhaft international zu expandieren, kann die Gründung einer Niederlassung im Land sinnvoll sein. Wenn Sie jedoch nur eine Handvoll Mitarbeiter in einem anderen Land einstellen oder wenn Sie Mitarbeiter in mehreren verschiedenen Ländern einstellen, kann die Gründung einer Tochtergesellschaft oder Zweigstelle in diesen Ländern mehr Zeit und Mühe erfordern, als Sie aufwenden möchten.
Eine kostengünstigere Option könnte die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record sein. Ein Employer of Record wie Globalization Partners kümmert sich zum Beispiel um alle Details, um sicherzustellen, dass Ihr internationales Team pünktlich und unter Einhaltung der Gesetze des Landes, in dem es lebt und arbeitet, bezahlt wird. Wir bezahlen Ihre Mitarbeiter pünktlich und in ihrer Landeswährung und stellen sicher, dass auch die Sozialleistungen und die erforderlichen Steuern gezahlt werden.
Sollten internationale Mitarbeiter unabhängige Auftragnehmer sein?
Die Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers anstelle von Mitarbeitern ist eine Option für Ihr Unternehmen. Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern arbeiten, ist Ihr Unternehmen nicht für die Einbehaltung von Steuern oder die Zahlung von Sozialversicherungs- oder Arbeitslosenversicherungsbeiträgen verantwortlich. Sie müssen auch keine Mitarbeiterleistungen für unabhängige Auftragnehmer zahlen, und Auftragnehmer unterliegen nicht den gleichen Stundenbeschränkungen wie Mitarbeiter. Darüber hinaus muss Ihr Unternehmen nicht in dem Land registriert sein, in dem der Auftragnehmer lebt, um diese Person für ihre Arbeit zu bezahlen.
Unabhängige Auftragnehmer sind jedoch nicht einfach eine preisreduzierte Alternative zu Mitarbeitern. Sie unterhalten eine Beziehung zu einem Unternehmen, die sich von der Beziehung zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern unterscheidet. Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern arbeiten, können Sie nicht erwarten, dass Sie deren einzige Einkommensquelle oder Beschäftigungsmöglichkeit sind. Die meisten Länder verfügen über ziemlich strenge Definitionen und Regeln, die erfüllt sein müssen, damit eine Person als unabhängiger Auftragnehmer und nicht als Mitarbeiter betrachtet werden kann.
In Großbritannien zum Beispiel gelten Personen als selbstständige Auftragnehmer, wenn sie Angebote einreichen, um ein Projekt zu akquirieren oder Arbeit zu finden, und wenn sie nicht unter unmittelbarer Aufsicht arbeiten. Unabhängige Auftragnehmer in Großbritannien stellen außerdem Rechnungen für die von ihnen geleistete Arbeit und die von ihnen abgeschlossenen Projekte aus. Unabhängige Auftragnehmer in Großbritannien zahlen ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Wenn die Mitarbeiter Ihres Unternehmens diese Dinge tun, dann können Sie jene höchstwahrscheinlich als unabhängige Auftragnehmer betrachten. Wenn Sie jedoch Mitarbeiter in Großbritannien einstellen und ihnen den Umfang ihrer Arbeit vorschreiben oder sie unter einem Manager oder Vorgesetzten arbeiten lassen, sind sie eher als Mitarbeiter zu bezeichnen und sollten auch als solche vergütet werden.
Wenn Ihr Unternehmen internationale Mitarbeiter fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer einstuft, gehen Sie einige Risiken ein. Wenn das Gericht feststellt, dass Ihr Unternehmen einen Mitarbeiter falsch klassifiziert hat, können Sie für die Zahlung der Steuern dieser Person sowie für die Rückvergütung für Urlaub verantwortlich sein, was derzeit 5.6 Wochen bezahlter Zeit pro Jahr für die meisten Mitarbeiter in Großbritannien ist.
Auch wenn es für Ihr Unternehmen am sinnvollsten sein mag, internationale Arbeitskräfte als unabhängige Auftragnehmer einzustellen, so kann es doch sein, dass Ihr Unternehmen am Ende eine hohe Rechnung und beträchtliche rechtliche Probleme zu tragen hat, wenn Sie nicht über die notwendige Anleitung verfügen, um sicherzustellen, dass diese Arbeitnehmer nicht falsch eingestuft werden. Die bessere Option ist, Ihr Team von Anfang an richtig einzustufen und mit einem Employer of Record zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie die Arbeitsrechte vor Ort einhalten und gleichzeitig Ihren Prozess für die internationale Gehaltsabrechnung optimieren.
Überlassen Sie Globalization Partners die Verwaltung Ihrer internationalen Gehaltsabrechnungen
Globalization Partners kann Ihnen helfen, wenn Sie international expandieren möchten und Mitarbeiter in anderen Ländern einstellen wollen. Wir fungieren als eingetragener Arbeitgeber für Ihr internationales Team und stellen sicher, dass die länderspezifischen Gehaltsabrechnungsanforderungen erfüllt werden und dass Ihre Mitarbeiter pünktlich und in der Währung ihres Heimatlandes bezahlt werden. Um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Lösung Ihrem Unternehmen helfen kann, während es wächst, kontaktieren Sie uns noch heute.
Für weitere Informationen laden Sie unseren vollständigen Leitfaden zum Aufbau eines globalen Remote-Teams hier herunter:
