Las empresas pueden desbloquear nuevas oportunidades de crecimiento al expandir su fuerza laboral global. De hecho, el 81 % de los líderes ya participan activamente en el reclutamiento global. Con el apoyo de un empleador registrado (Employer of Record, EOR) de primera clase como G-P, puede contratar, incorporar y gestionar equipos globales de manera rápida y conforme, independientemente del estado de la entidad.
Sin embargo, trabajar con empleados internacionales también puede significar que su empresa es responsable de retener todos los impuestos relevantes requeridos por las leyes fiscales de cada país extranjero en un año calendario. Dado que las tasas del impuesto sobre la renta varían según el país de residencia del empleado, las compañías en los EE. UU. que completan un formulario W-8BEN para contrataciones internacionales pueden considerar que el proceso es difícil si no están preparadas.
¿Qué es un formulario W-8BEN?
Un formulario W-8BEN es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) utilizado por residentes fiscales no estadounidenses o extranjeros no residentes para certificar su condición de extranjeros y garantizar que se aplique la tasa de retención correcta a los ingresos de fuentes estadounidenses. Formulario W-8BEN significa el Certificado de condición de extranjero del propietario beneficiario para la retención e informe de impuestos de los Estados Unidos (personas).
Los residentes fiscales no estadounidenses, incluidos los empleados y contratistas globales, que prestan servicios a empresas estadounidenses generalmente deben completar el Formulario W-8BEN y enviarlo a la empresa contratante.
¿Para qué se utiliza el Formulario W-8BEN?
Para las empresas que contratan internacionalmente, el Formulario W-8BEN verifica la condición de extranjero de una persona y determina su elegibilidad para exenciones fiscales o retención reducida en virtud de un tratado fiscal. También identifica a las personas sujetas a un impuesto del 30 % sobre diferentes tipos de ingresos provenientes de los EE. UU., incluidos los pagos fijos y periódicos (FDAP), como los siguientes:
- Interés.
- Regalías.
- Anualidades.
- Alquiler.
- Primas.
- Compensación por servicios.
- Pagos sustitutos, si corresponde.
El propósito de los formularios W-8BEN es determinar si las personas se consideran legalmente personas estadounidenses, residentes o ciudadanos, y establecer la propiedad de los ingresos mencionados en el formulario. El Formulario W-8BEN también permite que las personas de países fuera de los EE. UU. con tratados fiscales reclamen tasas de retención reducidas sobre los ingresos provenientes de los EE. UU.
¿Qué son los tratados fiscales?
Un tratado fiscal es un acuerdo entre dos países que determina cómo el ingreso obtenido por los residentes de un país es gravado por el otro país. De acuerdo con el sitio web del IRS, si un país tiene un tratado fiscal con los EE. UU., los residentes de ese país pueden ser elegibles para reducciones o exenciones fiscales sobre los ingresos obtenidos en los EE. UU.
Por ejemplo, dado que Canadá y los EE. UU. tienen un tratado fiscal, si una empresa estadounidense contrata a un empleado en Canadá, puede reclamar beneficios como extranjero no residente (NRA) al declarar sus impuestos. Las personas que viven en países sin un tratado fiscal deben pagar el impuesto sobre la renta a las tasas estándar, sin reducciones.
Los tratados de impuestos sobre la renta no se aplican a situaciones de residencia doble, cuando las personas son residentes legales de más de un país. Sin embargo, los residentes duales aún pueden ser elegibles para recibir algunos beneficios del tratado fiscal, según su ubicación.
Países con un tratado fiscal con los EE. UU. |
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Los tratados fiscales pueden cambiar con el tiempo. Para los empleadores que contratan a nivel internacional, es fundamental mantenerse informados sobre la evolución de las leyes en su país objetivo. Las herramientas impulsadas por IA, como G-P Gia™, el asesor global de cumplimiento de RR. HH. basado en IA de G-P, pueden proporcionar orientación experta sobre las leyes de empleo globales en 50 países y los 50 estados de EE. UU., lo que reduce el costo y el tiempo de cumplimiento hasta en un 95 %.
¿Quién proporciona el formulario W-8BEN?
Los empleados internacionales y contratistas globales deben proporcionar el Formulario W-8BEN a sus empleadores estadounidenses, generalmente durante el proceso de incorporación. De acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS), los empleados deben entregar el Formulario W-8BEN al agente de retención o pagador si son extranjeros no residentes que son propietarios beneficiarios de un monto sujeto a retención.
Deben presentar el Formulario W-8 BEN cuando lo solicite el agente de retención, ya sea que reclamen o no una tasa reducida de retención o una exención de esta. Por ejemplo, un W8BEN puede completarse y proporcionarse al agente de retención o administrador de acciones del otorgante.
Las empresas deben recopilar y verificar la exactitud y legitimidad de los formularios que reciben. Sin embargo, el formulario W-8 aún puede ser válido incluso con errores menores. Por ejemplo, si la fecha falta en la firma, el empleador puede agregar la fecha al momento de la recepción y considerarla válida a partir de ese momento.
¿Quién debe completar el formulario W-8BEN?
El formulario W-8BEN generalmente es completado por extranjeros no residentes (NRA). Las empresas que contratan internacionalmente deben recibir este formulario de empleados internacionales o contratistas globales si cumplen con cualquiera de los siguientes criterios:
- Son ciudadanos o residentes no estadounidenses (NRA).
- Trabajan para una compañía estadounidense o ganan ingresos provenientes de los EE. UU.
- Reclaman beneficios de tratados fiscales o retenciones reducidas.
- Ganan ingresos fijos o periódicos de los EE. UU.
¿Quién es responsable de retener el impuesto sobre la renta?
Las compañías que pagan ingresos a residentes fiscales no estadounidenses, conocidas como agentes de retención de EE. UU., son responsables de retener impuestos en la fuente antes de pagar a la persona. El incumplimiento de la retención adecuada puede dar lugar a sanciones o multas por incumplimiento. Si hay varios agentes de retención involucrados, el impuesto solo debe retenerse una vez de los propietarios de los ingresos.
Si el empleador está reteniendo el impuesto sobre la renta en nombre de la persona, no envíe el formulario al IRS una vez que lo reciba. En cambio, deben almacenar el formulario de manera segura en sus registros durante el tiempo que sea necesario para determinar su responsabilidad.
Cómo completar el Formulario W-8BEN
Al completar el formulario W-8BEN, las instrucciones son directas y se incluyen en el formulario en sí. Para completar el formulario, el empleado internacional o contratista global debe incluir la siguiente información:
- Su nombre legal
- Su fecha de nacimiento, escrita en el formato mm-dd-aaaa
- Su país de ciudadanía
- Su dirección de residencia permanente en el país de residencia de su empresa
- Su dirección postal si es diferente de la dirección permanente de la empresa
- Su número de seguro social (Social Security Number, SSN) o número de identificación fiscal individual (Individual Tax Identification Number, ITIN), incluido su TIN internacional, si corresponde
- El nombre de su país de residencia para los fines del impuesto sobre la renta de ese país, si corresponde
- Toda la información financiera relevante, incluidos los ingresos y los montos de pagos anteriores de declaraciones de impuestos más antiguas.
¿Hay otros formularios W-8?
Sí, el IRS tiene varios formularios W-8, cada uno aplicable a diferentes tipos de situaciones de retención de impuestos fuera de los EE. UU. Además del W-8BEN, otra documentación fiscal relevante incluye:
- Formulario W-8BEN-E para entidades no estadounidenses o entidades internacionales, en lugar de personas.
- Formulario W-8IMY para personas o entidades que reciben pagos retenibles de un residente o ciudadano no estadounidense o entidad de flujo continuo.
- Formulario W-8EXP para propietarios beneficiarios que desean reclamar una reducción o exención fiscal aplicable, incluidos gobiernos no estadounidenses y organizaciones exentas de impuestos.
- Formulario W-8ECI para personas o entidades que reclaman exención de retención sobre ingresos efectivamente relacionados con la realización de un comercio o negocio en los EE. UU., incluidas aquellas que obtienen ingresos de actividades comerciales en los EE. UU.
Formularios W-8 vs. Formularios W-9: ¿Cuál es la diferencia?
Si bien los formularios W-8 se aplican a residentes fiscales no estadounidenses o ciudadanos y entidades que obtienen ingresos basados en los EE. UU., los formularios W-9 se aplican a compañías, contratistas y entidades similares que operan en virtud de la ley de los EE. UU., incluidos ciudadanos y residentes de los EE. UU. Estos formularios se consideran presentaciones de formularios informativos y no vencen como W-8 los formularios.
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ESTE CONTENIDO ES ÚNICAMENTE INFORMATIVO Y NO CONSTITUYE ASESORAMIENTO LEGAL O FISCAL. G-P no ofrece asesoramiento ni apoyo para el procesamiento o la gestión de formularios W-8BEN. Debe consultar siempre a su asesor legal o fiscal y confiar en él. La información es general y no está adaptada a una empresa o fuerza de trabajo específica y no refleja la entrega de productos de G-P en una jurisdicción determinada. G-P no asegura ni garantiza la exactitud, integridad o vigencia de esta información y no tendrá ninguna responsabilidad derivada de esta información o relacionada con ella, incluida cualquier pérdida causada por el uso de la información o la confianza depositada en ella.
