Guide pour embaucher au Vietnam

Le Vietnam dispose d’une main-d’œuvre forte de talents formés et qualifiés qui peuvent aider votre entreprise à réussir à mesure que vous vous développez à l’international ou que vous occupez des employés à distance. Pour que votre relation de travail soit fructueuse, vous avez besoin d’une solide compréhension du fonctionnement du droit du travail de chaque région et de vos droits en tant qu’employeur.

Dans ce guide, vous apprendrez  à embaucher au Vietnam, y compris des conseils pour naviguer dans les différences culturelles, comprendre le droit du travail local et obtenir des talents à distance.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher au Vietnam

Avant d’explorer notre  guide d’ embauche d’employés au Vietnam, voici quelques faits rapides que vous devez connaître sur le pays :

• La monnaie vietnamienne est le dong vietnamien, ou VND, symbolisé comme « ... ».
• La population actuelle du pays est  de plus de 98 millions de personnes, avec près de 38 pour cent vivant dans les zones urbaines.
• Les principales importations et exportations du Vietnam sont les textiles, la fabrication de haute technologie, les technologies de l’information et des communications, l’automobile et les dispositifs médicaux.
• Hanoï, également orthographiée Ha Noi, est la capitale du Vietnam et se trouve dans la partie nord du pays.

1. Le marché du travail

La main-d’œuvre disponible au Vietnam  dépasse 54 millions de personnes, l’agriculture, l’industrie et les services étant les principaux secteurs de carrière et de travail. Une grande partie de cette main-d’œuvre est concentrée dans des zones groupées à travers le pays, comme les régions métropolitaines de Hai Phong, Hanoi et Da Nang, ainsi que Hô Chi Minh-Ville.

L’enseignement secondaire a enregistré un taux d’inscription stable  au cours des cinq dernières années, avec des universités de premier plan telles que l’Université nationale du Vietnam à Hanoï, l’Université des sciences et de la technologie de Hanoï et l’Université de technologie de Hô Chi Minh-Ville. Les diplômés reçoivent généralement une certification d’éducation et de formation professionnelles (EFP), un diplôme de formation professionnelle inférieur ou un diplôme d’études secondaires professionnelles.

2. Langues

La langue officielle du Vietnam est le vietnamien, mais  il se classe 65th dans l’indice mondial des pays anglophones. Les autres langues que vous pourriez entendre ou voir écrites dans des documents formels comprennent le français, le chinois, le khmer et certaines langues plus petites de la région montagneuse du pays.

Envisagez d’embaucher un traducteur et un interprète professionnel vietnamien si vous ne connaissez pas les langues vietnamiennes, et n’oubliez pas de fournir des copies des documents et informations critiques, y compris les contrats de travail, dans les deux langues.

3. Heures de travail et congés

Il y a des 11 jours fériés au Vietnam , y compris la célébration du Nouvel An lunaire Tet d’une semaine, et les employés vietnamiens s’attendent à ce que la plupart de ces jours fériés soient absents du travail en plus des jours de vacances et autres congés payés ou non. Tous les employés ont légalement droit à au moins une journée entière de congé chaque semaine, généralement un dimanche. Les quarts de travail dépassent rarement huit heures par jour et 40 heures par semaine, ces heures étant souvent, mais pas nécessairement, du lundi au vendredi, 8 a.m. pour 5 p.m.

Les employés vietnamiens ont également droit à un minimum de 12 jours de congé annuel, y compris un congé personnel payé pour les mariages et le deuil, ainsi qu’un congé sans solde sur approbation continue. Les employés malades ou handicapés admissibles peuvent avoir droit à un congé pris en charge par le programme d’assurance sociale du pays. Les femmes peuvent bénéficier de six mois de congé maternité rémunéré sans perte de salaire et de 30 jours supplémentaires pour chaque enfant né. Le congé de paternité varie d’un employeur à l’autre, mais les hommes peuvent bénéficier de cinq jours de congé 14 payés.

4. Contrats de travail

Votre société est légalement tenue de disposer d’un contrat de travail écrit avec chaque employé vietnamien, avec des copies en vietnamien et dans la langue maternelle de l’employé. Il peut s’agir d’un contrat à durée déterminée ou infinie, et chaque type peut être renouvelé ou résilié selon les besoins et les spécifications.

Le contrat écrit doit inclure toutes les informations pertinentes concernant votre partenariat de travail, telles que :

• Le salaire de l’employé et la rémunération supplémentaire indiqués dans la devise locale
• Avantages sociaux et assurance des employés
• Conditions de licenciement et de licenciement pour l’employé et l’employeur
• Droits, responsabilités et attentes des employés et de l’employeur
• Conditions générales d’emploi spécifiques
• Une ventilation de la durée, des droits et des devoirs d’une période d’essai, le cas échéant
• Portée du travail et toutes les heures de repos et de travail obligatoires ou facultatives
• La durée prévue du contrat de travail et de la relation de travail
• Dispositions et directives en matière de santé et de sécurité

Les entreprises sont soumises à des frais de pénalité s’il n’y a pas de contrat écrit valide en place pour chaque travailleur vietnamien. Le contrat doit être mutuellement convenu et signé, à l’exception des modifications telles que les promotions, les augmentations de salaire et la résiliation anticipée. Aucun contrat de travail vietnamien ne respecte les lois implicites, mais les employés ont droit à certains droits et avantages statutaires, même s’ils ne sont pas expressément énoncés.

5. Masse salariale et avantages sociaux

Le Vietnam a deux types de salaire minimum : le salaire minimum commun pour les employés des organisations publiques et le salaire minimum régional pour toutes les organisations et tous les postes non étatiques. Les taux de salaire minimum qui varient selon les régions se situent généralement entre 3,070 000 et 4,420 000  le dong vietnamien. Les employeurs doivent fournir une assurance maladie à leurs employés, y compris des bilans de santé annuels réguliers.

Les cotisations obligatoires de l’employeur comprennent l’assurance sociale, la santé et l’assurance chômage, avec des options imposables supplémentaires telles que l’aide au logement, l’indemnité de transport et d’autres avantages pour créer un forfait d’emploi attrayant. En savoir plus sur les considérations de rémunération  lorsque vous  embauchez des employés au Vietnam.

6. Impôts

Les employés paient un impôt sur le revenu individuel (IIT), et tous les salaires et primes des employés sont soumis à l’impôt sur le revenu personnel (PIT), applicable sur le montant total une fois les cotisations obligatoires retirées. Les employeurs sont responsables du paiement d’une partie des frais de sécurité sociale des employés, de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les achats, des retenues à la source, des taxes professionnelles et de toutes les taxes associées à un emplacement physique ou à un bâtiment dans le pays.

Bien qu’il n’y ait pas d’impôts sur la paie ou d’impôts sur le revenu d’État et locaux à supporter, les employeurs doivent payer un taux de 20 pourcentage pour l’impôt sur le revenu des entreprises (ITC). Les pourcentages actuels d’assurance maladie et d’assurance chômage que les entreprises locales sont responsables de couvrir sont respectivement 3 de pour cent et de 1 pour cent.

Les employeurs doivent retenir toutes les taxes fédérales et salariales nécessaires et les déclarer à l’administration fiscale vietnamienne chaque trimestre  le 30th jour du mois suivant  ou chaque mois le 20th jour du mois suivant.

Le coût de l’ embauche d’une personne au Vietnam

Lorsque vous  embauchez au Vietnam, vous devez tenir compte du coût du recrutement et de l’embauche et des consultations avec des experts ou des sous-traitants locaux, en plus des paiements continus pour le salaire, l’assurance et les avantages sociaux de chaque employé.

1. Recrutement et embauche

Une partie du  coût de l’embauche d’un employé au Vietnam  consiste à mener des efforts de recrutement approfondis pour trouver le meilleur candidat pour votre poste et les coûts d’embauche suivants. Certains de ces coûts comprennent les éléments suivants :

• Travailler avec une agence de recrutement
• Logiciel de suivi des candidatures
• Publicités d’emploi et publications en ligne
• Vérification des antécédents
• Aide au CV de tiers pour la confirmation du visa
• Frais de déplacement pour faciliter les entretiens
• Formation des nouvelles recrues et tout équipement nécessaire

3. Experts et sous-traitants locaux

Lorsque vous entrez dans de nouveaux pays et embauchez des employés internationaux, vous pouvez rencontrer une ou plusieurs circonstances qui nécessitent l’assistance d’un prestataire local ou d’un service tiers pour vous aider à rester en conformité. Par exemple, un traducteur écrit et verbal pour la documentation et les entretiens ou des avocats en droit du travail pour vous aider à maintenir la conformité avec le droit du travail en cours.

Une façon de simplifier le processus est de travailler avec un service d’employeur enregistré (EOR) comme Globalization Partners. Un EOR agit en tant qu’employeur officiel de vos employés vietnamiens tandis que vous bénéficiez de tous les avantages d’une équipe interne expérimentée, de la gestion de la paie et d’experts locaux au sens du droit du travail vietnamien.

Pratiques d’embauche au Vietnam

Embaucher et gérer des employés internationaux est un processus complexe qui varie souvent entre les régions, les villes et les secteurs. Tenez compte des pratiques d’embauche suivantes lorsque vous avancez dans vos nouvelles relations de travail :

• Primes facultatives : les primes et les salaires du 13e mois ne sont pas légalement requis, mais font régulièrement partie de la culture de travail vietnamienne. Les primes peuvent être basées sur la durée pendant laquelle l’employé a travaillé avec vous, sur des considérations spéciales de vacances, sur l’excellence de la performance ou sur d’autres dispositions qui peuvent ou non être énumérées dans votre contrat de travail écrit.
• Vérification du permis : selon l’origine de votre employé, il peut exiger un visa ou une carte de résident et un permis de travail valide. En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de vous assurer que chaque employé a le droit légal de travailler pour votre entreprise. Conservez une copie de tous les documents pertinents qui certifient le statut juridique de vos employés.
• Périodes d’essai : vous pouvez choisir d’inclure une période d’essai dans votre contrat écrit, mais elle ne peut pas dépasser 30 jours pour des emplois standard ou 60 jours pour des postes hautement techniques ou qualifiés. Vous pouvez utiliser ce temps pour évaluer la qualité de votre partenariat, y compris dans quelle mesure l’employé répond aux normes de performance convenues et aux exigences en matière d’heures de travail. Le contrat d’essai doit être rédigé en complément du document original et inclure toutes les stipulations pour la période d’essai, y compris la durée, les attentes, les droits et les responsabilités. Vous et l’employé pouvez annuler votre accord à la fin de la période ou signer un contrat de travail formel pour poursuivre votre relation de travail.
• Conformité au droit du travail : le non-respect du droit du travail et du droit du travail local et fédéral peut entraîner des sanctions, des amendes ou des poursuites judiciaires. Ces directives sont en place pour protéger les employés contre les arrangements de travail dangereux ou illégaux et agissent comme une directive pour les employeurs qui souhaitent embaucher à l’international. Par exemple, le Code du 2019 travail vietnamien stipule que tout ressortissant étranger travaillant dans le pays doit se conformer à toutes les lois fédérales du travail, sauf s’il est membre d’un programme de traité international qui stipule le contraire. Tous les contrats de travail vietnamiens exigent que l’employeur respecte les lois fédérales.
• Options de paie : Les options de paie au Vietnam  comprennent les services de paie internes, généralement une extension de votre division des ressources humaines, la paie à distance, l’externalisation à une société vietnamienne de traitement de la paie, ou le partenariat avec un EOR comme Globalization Partners pour gérer toute la gestion de la paie et la conformité.

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des employés au Vietnam ?

Les entreprises et filiales au Vietnam peuvent être soit une entreprise entièrement internationale, une entreprise en coentreprise, soit une coopérative commerciale détenue et gérée par les utilisateurs du service. Quelle que soit votre structure commerciale, vous aurez besoin d’un compte bancaire enregistré au Vietnam avant d’embaucher et de payer des employés. Tous les transferts d’argent doivent être convertis en dong lors du paiement ou déposés sur un compte bancaire vietnamien en tant que devise étrangère. Vous devez préparer et initier des copies traduites de documents essentiels, tels qu’un mémorandum, des statuts, des formulaires d’assurance et des contrats de travail.

Si vous menez des entretiens en personne au Vietnam, vous devrez obtenir une adresse physique ou un espace d’entretien pour vous rencontrer en tête-à-tête. Les alternatives comprennent les entretiens téléphoniques ou vidéoconférences. Vous pouvez éviter les parties plus complexes et coûteuses du recrutement international en travaillant avec un EOR.

Embaucher des employés à distance au Vietnam

Recruter des employés à distance permet à votre entreprise de tirer parti des travailleurs internationaux talentueux possédant des compétences spécialisées ou une expérience professionnelle unique. Gardez ces informations à l’esprit lorsque vous sécurisez des employés vietnamiens distants :

• Environ 70 % de la population du pays dispose d’une connexion Internet, et le code Internet pour les sites Web basés au Vietnam est .vn.
• Le Vietnam a un seul fuseau horaire, l’heure d’Indochine, et aucun changement d’heure n’est associé à l’heure d’été.
• Il est d’usage de présenter formellement les personnes commençant par leur nom, suivi de leur deuxième prénom, puis de leur prénom. Respectez tous les titres professionnels ou matrimoniaux pertinents.
• La date est écrite au format jour/mois/année en utilisant quatre chiffres pour l’année et deux chiffres pour le mois et le jour.

 Conseils supplémentaires pour embaucher au Vietnam

Ces conseils vous permettront de mieux comprendre vos droits et responsabilités en tant qu’employeur :

• Prise de décision hiérarchique : de nombreuses organisations commerciales opèrent selon une hiérarchie, les décisions provenant du haut vers le bas. Il est important d’être respectueux envers les employés seniors, qu’ils soient plus âgés, qu’ils aient un niveau d’études supérieures ou d’expérience, ou qu’ils occupent le poste depuis plus longtemps.
• Vérification des antécédents du candidat : vous avez le droit de confirmer les informations figurant sur le CV de chaque candidat, y compris ses études, ses qualifications, ses antécédents professionnels et son expérience valide, le cas échéant.
• Résiliation du contrat : l’employeur et l’employé peuvent initier une résiliation du contrat. Les employeurs peuvent le faire sans préavis si la faute est due au manque de performance d’un employé ou au non-respect des normes convenues. Les employeurs peuvent également résilier des contrats en raison d’une blessure ou d’une maladie à long terme, de catastrophes ayant un impact sur l’entreprise, d’employés qui ne se présentent pas à leur quart de travail désigné, et d’autres cas particuliers. Dans ces cas, il est essentiel de travailler avec un EOR pour vous aider à gérer les complexités juridiques de chaque situation. En fonction de la situation et de votre contrat de travail écrit, les employés peuvent avoir droit à une indemnité de licenciement.

En savoir plus sur la gestion des employés internationaux avec Globalization Partners

Les  étapes d’embauche au Vietnam  prennent en compte et connaissent les différentes lois sur l’emploi et les affaires de chaque région, ainsi que le respect et la compréhension culturels. Globalization Partners est un EOR mondial présent dans 187 pays du monde entier, prêt à aider votre entreprise à se développer au Vietnam ou à embaucher des employés vietnamiens talentueux pour vos postes à distance.

Nous agirons en tant qu’employeur légal de vos employés, vous aidant à maintenir la conformité et à gérer la logistique plus complexe de l’embauche à l’étranger pendant que vous vous concentrez sur la gestion de vos opérations quotidiennes. Nous vous aiderons également à gérer les ressources humaines et à créer des ensembles d’avantages sociaux pour attirer les meilleurs talents dans votre entreprise.

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