Guide de l’embauche au Luxembourg

Le Grand-Duché de Luxembourg est l’un des plus petits pays du monde avec une population d’à peine 626 000. Pourtant, ce petit pays attire les entreprises internationales qui cherchent à se développer. Le Luxembourg s’est classé à plusieurs reprises à la première place sur la liste des pays les plus ouverts au marché dans le monde (Open for Business). Parmi les facteurs qui contribuent à cette distinction, citons le caractère raisonnable de la bureaucratie, des taxes et des coûts de fabrication du pays, ainsi que ses pratiques gouvernementales transparentes et honnêtes. Le Luxembourg peut passer sous les radars de certaines entreprises, mais il mérite sans aucun doute d’être envisagé pour une expansion.

Si vous souhaitez commencer à embaucher au Grand-Duché, vous devez d’abord comprendre certaines pratiques d’ embauche au Luxembourg. Commencez avec ce  guide pour embaucher des employés au Luxembourg.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher au Luxembourg

Avant de commencer à embaucher dans ce pays favorable aux entreprises, vous devez comprendre les coutumes, les lois et les caractéristiques du personnel qui auront une incidence sur la manière dont vous recrutez et employez les Luxembourgeois. Examinons quelques-unes des choses les plus importantes que les employeurs internationaux doivent savoir avant de commencer à embaucher de nouveaux employés au Luxembourg.

1. Le personnel luxembourgeois

Malgré sa petite taille, le Luxembourg est un pays diversifié, surtout en ce qui concerne son personnel. Cela s’explique par le fait qu’environ 200 000 travailleurs luxembourgeois font la navette entre les pays voisins, à savoir la France, la Belgique et l’Allemagne, où ils résident. Ces travailleurs transfrontaliers, également appelés travailleurs frontaliers, représentent environ 45 pour cent de l’emploi national au Luxembourg. Le personnel compte également un nombre important d’immigrants. Au total, près de 70 pour cent du personnel luxembourgeois est constitué de frontaliers et d’immigrants, les Luxembourgeois de souche constituant la minorité du personnel.

Le personnel luxembourgeois est également très qualifié. Dans le rapport mondial sur le capital humain 2017 du Forum économique mondial (FEM) , le classement général du Luxembourg le place dans le quart supérieur des 130 pays inclus dans le rapport. Les quatre dimensions thématiques sur lesquelles le FEM s’est concentré sont la capacité, le déploiement, le développement et le savoir-faire de chaque pays. C’est dans la catégorie du savoir-faire que le Luxembourg s’est le plus distingué, en raison du niveau d’éducation et de compétences du personnel dans le pays.

Selon le gouvernement luxembourgeois, les secteurs d’activité les plus importants du pays sont les suivants :

• Finance et technologie financière
• Technologies spatiales
• Sciences du vivant
• Automobile
• Technologies propres
• Logistique
• Construction

D’autres industries importantes sont l’acier, l’agriculture et le tourisme.

2. Diversité linguistique

La diversité du Luxembourg est évidente dans sa variété linguistique et son multilinguisme. Le luxembourgeois est la langue nationale, mais d’après le ministère de l’Éducation nationale, seuls 77 pour cent de la population parle le luxembourgeois, tandis que 98 pour cent parlent le français, 80 pour cent l’anglais et 78 pour cent l’allemand. Le français et l’allemand sont également identifiés comme des langues administratives aux côtés du luxembourgeois. Les autres langues courantes dans le pays sont le portugais et certaines langues slaves et nordiques.

Le gouvernement luxembourgeois note que parmi le personnel, la langue que vous pouvez vous attendre à entendre dépend du contexte. Le français est le plus courant, notamment dans le commerce et l’hôtellerie, suivi du luxembourgeois, de l’allemand, de l’anglais et du portugais. L’anglais est devenu une langue dominante dans le monde des affaires, car il fonctionne comme une lingua franca, une langue commune entre des locuteurs dont la langue maternelle est différente. Il est le plus fréquent dans les secteurs bancaire et industriel, ainsi que dans les institutions européennes du pays.

Si votre entreprise a l’habitude de communiquer dans l’une des langues les plus courantes au Luxembourg, la communication avec les candidats à l’emploi au Grand-Duché devrait être relativement aisée. Toutefois, vous pouvez avoir besoin d’un traducteur pour vous aider à traduire votre acte de constitution (y compris les statuts) dans l’une des langues administratives du Luxembourg.

3. Impôts et sécurité sociale

Le Luxembourg se classe au deuxième rang mondial pour son environnement fiscal favorable, ce qui contribue à sa réputation positive de pays favorable aux affaires. Toutefois, cela ne signifie pas que le calcul des impôts des employés est toujours simple. Le pourcentage élevé d’employés luxembourgeois qui sont citoyens d’autres pays complique encore la tâche des employeurs, qui doivent retenir les impôts et les cotisations de sécurité sociale de leurs employés.

Les résidents luxembourgeois paient l’impôt sur le revenu et la sécurité sociale. Les taux d’imposition sont progressifs et tiennent compte de la tranche de revenu de l’employé et de facteurs tels que l’état civil et les personnes à charge. En ce qui concerne les cotisations sociales obligatoires, les deux parties contribuent à l’assurance maladie et à l’assurance pension. Les employés sont les seuls à cotiser à une assurance soins de longue durée. Les employeurs prennent en charge les cotisations à l’assurance accidents, aux services de santé au travail et à la mutuelle de l’employeur, qui prévoit le remboursement partiel des rémunérations versées aux employés absents.

Les travailleurs transfrontaliers paient un impôt sur le revenu pour tout revenu qu’ils gagnent au Luxembourg, mais pas sur les revenus gagnés ailleurs, car ces revenus seraient imposés dans leur pays d’origine. Si une personne vit et travaille au Luxembourg pendant au moins 182 jours au cours d’une 12-month période, elle est considérée comme résidente et sera imposée sur son revenu mondial.

En ce qui concerne la sécurité sociale, les employés frontaliers cotisent au système luxembourgeois, sauf s’ils sont détachés par une société mère dans un pays voisin et qu’ils travaillent au Luxembourg depuis moins de deux ans. Dans ce cas, ils peuvent choisir de cotiser au régime de sécurité sociale de l’un ou l’autre pays.

4. Masse salariale

La monnaie nationale du Luxembourg est l’euro (€). Le pays a mis en place des taux de salaire minimum, mais ces taux diffèrent en fonction de l’âge du travailleur et de son poste. Le salaire minimum, ou Salaire Social Minimum (SSM), a augmenté 10 fois en 10 ans, ce qui en fait l’un des salaires minimums les plus élevés d’Europe. Le SSM est le taux que doivent percevoir les travailleurs adultes non qualifiés. Les travailleurs adultes qualifiés doivent être payés à hauteur de 120 pour cent de ce taux. Le taux est plus faible pour les employés âgés de moins de 18.

En plus de leur salaire, de nombreux employés ont l’habitude de recevoir une prime de 13e mois au Luxembourg. Cette prime est égale à un mois de salaire et les employeurs ont l’habitude de la verser à l’approche des vacances de Noël. Certains employeurs donnent même à leurs employés l’équivalent de 1.5 mois de salaire supplémentaire.

Les conventions collectives sont courantes au Luxembourg. Ces accords peuvent fixer un salaire minimum plus élevé pour certains travailleurs et avoir un impact sur d’autres conditions pertinentes, telles que les politiques de congés.

5. La semaine de travail et le congé

La semaine de travail officielle au Luxembourg est de 40 heures, divisée en cinq journées de huit heures. Dans certains cas, les employés peuvent faire des heures supplémentaires, ce qui s’accompagne généralement d’un taux de rémunération plus élevé. Toutefois, le droit du travail luxembourgeois stipule que les employées enceintes ne doivent pas faire d’heures supplémentaires.

Les employés ont droit à des congés payés. Ce droit aux vacances est actuellement fixé à 26 jours par an, soit 2.167 jours pour chaque mois travaillé. Les employeurs peuvent utiliser ce chiffre pour calculer le droit aux vacances des employés à temps partiel sur une base proportionnelle. Les employés peuvent commencer à demander des congés après trois mois de présence dans une entreprise. Outre les droits au congé annuel, le Grand-Duché compte 11 jours fériés tout au long de l’année.

Le coût de l’embauche d’un employé au Luxembourg

L’embauche d’employés a un coût et, même si votre entreprise a l’expérience du recrutement dans de nouveaux pays, ce coût sera probablement différent de celui auquel vous êtes habitué. Au Luxembourg, le coût de la main-d’œuvre est relativement élevé par rapport aux autres pays européens. Le coût horaire moyen de la main-d’œuvre pour l’ensemble de l’UE est de 27.7 €, et pour le Luxembourg, la moyenne est de 41.6 €. Outre le coût de la main-d’œuvre, vous devez également tenir compte des dépenses liées au processus de recrutement lui-même. Pour les employeurs internationaux qui embauchent au Luxembourg, ces coûts peuvent inclure :

• L’engagement d’avocats et de comptables pour vous aider à respecter les lois sur l’emploi, les affaires et la fiscalité
• La création de votre entité légale au Luxembourg
• La publication des annonces d’emploi sur les sites de réseautage et les tableaux d’offres d’emploi
• Le partenariat avec une agence de recrutement pour recruter des employés
• L’emploi d’un nouveau personnel en ressources humaines pour gérer l’embauche au Luxembourg
• Travailler avec un traducteur pour produire des documents en luxembourgeois, allemand ou français
• Payer un service tiers de vérification des antécédents pour les pré-sélections
• Se rendre au Luxembourg pour mener des entretiens ou créer votre entreprise

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des employés au Luxembourg ?

Pour embaucher des employés au Luxembourg, vous devez disposer d’une entité dans le pays. La plupart des entreprises internationales choisissent de constituer une Société à Responsabilité Limitée (S.a.r.l.) pour leur filiale. La S.a.r.l. est l’une des nombreuses structures de société et est similaire à une société à responsabilité limitée. Il faut au moins 17 jours pour remplir les conditions de base nécessaires à la création d’une entreprise au Luxembourg.

Les étapes de la création d’une filiale luxembourgeoise sont les suivantes :

• La vérification du nom de votre entreprise est disponible auprès du registre du commerce luxembourgeois
• Rédiger l’acte d’une société commerciale, y compris ses statuts, et le soumettre à un notaire
• Ouvrir un compte bancaire dans le pays et y déposer le capital nécessaire
• Obtenir un siège social au Luxembourg
• Demande de Registre de commerce
• Inscription de votre entreprise au registre du commerce et des entreprises
• S’inscrire auprès des administrations fiscales

En fonction de votre secteur d’activité, vous devrez peut-être aussi demander des registres de commerce spécifiques.

Si vous souhaitez embaucher des employés luxembourgeois sans créer de filiale ou de succursale, vous pouvez le faire en vous associant à une entreprise de portage salarial (EOR) portant également le nom d’entreprise d’externalisation des ressources humaines. Un portage salarial (EOR) au Luxembourg sera techniquement l’employeur de vos travailleurs luxembourgeois, mais vous permettra de gérer ces employés et de bénéficier du travail qu’ils effectuent pour votre entreprise. Un portage salarial (EOR) se chargera des tâches liées aux ressources humaines, comme la gestion de la paie, et veillera à ce que vos employés reçoivent tout ce à quoi ils ont droit en vertu du droit du travail luxembourgeois.

L’utilisation d’un portage salarial (EOR) est une excellente solution lorsque vous souhaitez commencer à embaucher rapidement. Même si le temps n’est pas une préoccupation, vous préférerez peut-être sous-traiter les complexités de l’emploi international auprès d’une organisation qui connaît bien les lois et les coutumes locales.

Les étapes de l’embauche au Luxembourg

Si vous avez mis en place une entité ou si vous avez établi un partenariat avec un portage salarial (EOR), vous êtes alors prêt à commencer à embaucher. Les étapes fondamentales de l’embauche au Luxembourg peuvent différer à certains égards des pratiques d’embauche auxquelles vous êtes habitué dans votre pays d’origine. Nous avons inclus quelques conseils pour embaucher au Luxembourg, ainsi que ces étapes de base.

1. Enregistrer les postes et les publier

Vous devez enregistrer votre poste vacant auprès de la National Employment Administration avant d’ embaucher quelqu’un au Luxembourg. Ensuite, vous pourrez vous concentrer sur le recrutement de professionnels pour occuper ces postes.

Le réseautage est un excellent moyen de trouver des employés au Luxembourg. Toutefois, si vous êtes nouveau sur le marché, vous n’avez peut-être pas de relations au Luxembourg. Un salon de l’emploi est un moyen de créer des liens et de rencontrer des candidats qui souhaitent travailler avec votre entreprise.

La publication d’offres d’emploi en ligne est une autre option populaire. Les sites Web tels que www.jobs.lu et www.jobfinder.lu, ainsi que les sites spécifiques au secteur, sont de bons endroits pour publier des annonces d’emploi afin que les demandeurs d’emploi qualifiés les voient. Vous pouvez également publier des annonces d’emploi sur LinkedIn, car le Luxembourg compte dispose d’une base d’utilisateurs LinkedIn de 280 300. Sachant que la population totale est d’environ 626 000, cela signifie que près de 45 pour cent des Luxembourgeois sont sur LinkedIn.

2. Choisissez vos meilleurs candidats

Les Luxembourgeois ont l’habitude de postuler à un emploi avec leur curriculum vitae (CV) et une lettre de motivation. Cependant, le niveau exceptionnel de diversité du personnel signifie que vous pouvez voir des CV de plusieurs styles.

En général, les candidats soumettent par défaut les documents de candidature dans la même langue que l’offre d’emploi. Si vous publiez votre annonce dans plusieurs langues, mais que vous souhaitez que les candidats soumettent leur dossier de candidature dans une langue spécifique, précisez-le dans l’offre d’emploi.

3. Mener les entretiens

Organisez des entretiens avec vos meilleurs candidats. Vous pouvez mener ces entretiens en personne si vous avez un bureau au Luxembourg. Si vous embauchez des employés à distance au Luxembourg, vous préférerez peut-être mener des entretiens virtuels. Avec un taux de pénétration d’Internet de 98 pour cent au Luxembourg, les candidats à l’emploi ne devraient avoir aucun problème à vous rejoindre pour un appel vidéo.

Pendant les entretiens, veillez à éviter les questions qui pourraient être jugées discriminatoires. Il s’agit notamment de questions personnelles concernant les convictions politiques ou religieuses d’une personne, son âge, sa sexualité, son origine ethnique ou d’autres sujets personnels qui n’ont rien à voir avec ses capacités professionnelles. À la fin de l’entretien, permettez aux candidats de poser leurs propres questions sur le poste ou votre entreprise.

Les employeurs luxembourgeois font souvent passer plusieurs entretiens aux candidats avant de leur faire une offre d’emploi. N’hésitez donc pas à inviter les candidats à revenir pour des entretiens supplémentaires si nécessaire avant de leur faire une offre d’emploi.

4. Rédiger des contrats de travail et envoyer des offres d’emploi

Lorsque vous êtes prêt à proposer des offres d’emploi, rédigez des contrats de travail que vous partagerez avec les candidats à l’embauche. La loi luxembourgeoise exige que les employeurs établissent un contrat de travail écrit au moment où les employés commencent à travailler dans l’entreprise. Cet accord doit identifier l’employeur et l’employé et préciser les détails de l’emploi, notamment :

• Date de début de l’employé
• Lieu de travail
• Missions du poste
• Heures et heures de travail typiques
• Rémunération
• Indemnités de congé annuel payé
• Période de préavis, s’il y en a un
• La durée de la période d’essai, s’il y en a une
• Référence à la convention collective pertinente, s’il en existe une
• Explication du régime de pension, s’il y en a un

Si le contrat est à durée déterminée, les employeurs doivent inclure des éléments supplémentaires dans l’accord.

Dans les lettres d’offre, vous devez informer les employés si l’offre est soumise aux résultats d’une vérification des antécédents. Les vérifications des antécédents sont autorisées au Luxembourg dans le cadre du processus de vérification préalable à l’emploi, mais vous devez respecter les lois concernant la protection des données et la lutte contre la discrimination.

5. Intégrer les nouveaux employés

Une fois que les candidats à l’embauche ont accepté les termes de leur contrat et l’ont signé, vous pouvez commencer à les intégrer. Il s’agit de tâches de base que tous les employeurs au Luxembourg doivent accomplir, telles que l’obtention des cartes fiscales des employés pour établir la gestion de la paie et l’enregistrement des employés auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS). Vous pouvez également avoir des processus d’intégration pour présenter les employés à votre entreprise et à leurs nouvelles fonctions.

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