Comment éviter la fraude internationale en matière de gestion de la paie

La fraude en matière de gestion de la paie est comme une conduite d’eau qui fuit lentement. Au début, les dégâts peuvent être difficiles à repérer ou ne pas sembler importants. Mais au fil du temps, les voleurs d’argent peuvent voler de l’argent à une entreprise par le biais de systèmes de paie internationaux peuvent être considérables. Dans un exemple, une femme a pu voler près de USD300 000 à son employeur pendant son emploi. Bien que la trace papier ait révélé des pertes de $300 000, les procureurs ont estimé que la femme aurait pu prendre plus des trois quarts d’un million de dollars de son employeur, à partir du moment où elle a été employée pour la première fois en 2010 et jusqu’à ce qu’elle ait été licenciée en 2013.

La fraude à la paie peut toucher une entreprise de toute taille, mais représente un risque, en particulier pour les petites entreprises. Dans son 2018 rapport aux Nations, l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) a découvert que les entreprises de moins de 100 employés étaient plus de deux fois plus susceptibles de subir une fraude à la paie que les grandes entreprises. La fraude à la paie est également internationale. Des cas ont été signalés dans des entreprises du monde entier. Comprendre le risque de fraude à la paie et comment cela se produit peut aider votre entreprise mondiale à prendre des mesures pour l’empêcher.

Quelle est la gravité de la fraude à la paie ?

Les montants que les gens peuvent voler à leurs employeurs par le biais de systèmes de fraude à la paie sont généralement importants. Dans un cas particulièrement remarquable, le président d’une société de traitement de la paie, qui gérait la paie et les paiements pour d’autres entreprises, a volé millions de dollars26. Un autre exemple de fraude à la paie a coûté millions de600 dollars à New York.

L’ACFE signale qu’environ 7 % de tous les cas de fraude sont des fraudes sur la paie et que l’entreprise  moyenne perd environ $63 000. Le système de fraude à la paie typique est de longue durée : la durée médiane d’un système est d’environ 30 mois.

Étant donné que la fraude à la paie a tendance à se poursuivre pendant un certain temps avant d’être détectée, les entreprises concernées peuvent avoir du mal à se faire rembourser les fonds perdus. Dans le cas d’une femme reconnue coupable de vol d’environ $300 000, le montant qu’elle doit rembourser à son ancien employeur représente près d’un tiers du montant qu’elle est soupçonnée de prendre effectivement pendant le programme.

La fraude à la paie affecte également les témoins innocents. Lorsque le président d’une société de traitement de la paie a volé des millions de dollars à ses clients, les personnes qui ont été immédiatement affectées étaient les employés des clients de la société de traitement. Des milliers d’employés se sont réveillés un matin pour apprendre que leurs chèques de paie étaient retirés de leurs comptes. Dans certains cas, les retraits ont entraîné des découverts et les frais associés aux découverts. Outre la perte de salaire, la fraude a également entraîné la perte d’emplois et une source de revenus chez les employés de la société de paie.

Ne sous-estimez pas les effets de la fraude à la paie sur votre entreprise et les personnes avec lesquelles vous travaillez. Une mauvaise pomme peut avoir un effet sérieux sur la réputation de votre entreprise et sa capacité à effectuer ses paiements.

Comment se produit la fraude à la paie

Il existe plusieurs causes de fraude internationale à la paie. La fraude peut être le résultat d’actions entreprises par les employés d’une entreprise ou par l’entreprise elle-même. Selon l’étude ACFE, lorsque la fraude à la paie est commise par un employé, c’est généralement par quelqu’un qui travaille dans le soutien comptable ou administratif. Bien que la fraude à la paie puisse être commise par deux personnes ou plus travaillant ensemble, une seule personne est généralement responsable.

Certains des types de régimes de paie internationaux comprennent :

• Employés fantômes : les employés fantômes reçoivent un chèque de paie d’une entreprise, mais ne travaillent pas réellement là-bas. Dans de nombreux cas, les employés n’existent pas et n’ont jamais travaillé pour l’entreprise. Dans certains cas, il peut être facile d’identifier les employés fantômes. Certains fraudeurs ne sont pas très créatifs lorsqu’il s’agit de nommer les membres fictifs de leur personnel. Ils peuvent utiliser une variation sur leurs propres noms, un espace réservé comme « John Doe » ou même quelque chose comme « X ».
• Fraude sur les feuilles de temps : la fraude sur les feuilles de temps est une forme très courante de fraude sur la paie. Un employé peut ajuster le temps qu’il déclare travailler à la hausse pour obtenir plus d’argent de la part de son employeur. Souvent, les durées sont suffisamment petites pour ne pas détecter immédiatement un avis. Par exemple, un employé peut ajouter des 15 minutes supplémentaires à ses heures déclarées chaque jour. Par conséquent, ils peuvent gagner plus de 40 heures par semaine et recevoir des paiements d’heures supplémentaires de la part de l’employeur, même s’ils n’ont pas réellement travaillé autant d’heures.
• Pointages-entrée des compagnons : les employeurs qui utilisent des pointages et des cartes de pointage peuvent être confrontés à une fraude à la paie sous la forme de pointages-entrée des compagnons. Ce type de fraude peut sembler innocent. Par exemple, un employé qui est en retard peut demander à un collègue amical de pointer sa feuille de temps pour lui afin qu’il ait l’impression de devoir travailler à l’heure. Mais il s’agit toujours d’une forme de fraude, car les employés prétendent être à l’heure lorsqu’ils ne sont pas réellement au travail.
• Erreur de classification des travailleurs : certains types de fraude à la paie sont commis par l’employeur, plutôt que par les employés. Un exemple est la mauvaise classification des employés ou des travailleurs pour éviter de payer des taxes ou des avantages sociaux. Les employeurs traiteront occasionnellement les employés comme des entrepreneurs indépendants, même s’ils ne répondent pas aux exigences de la définition. Un autre exemple de mauvaise classification des travailleurs se produit lorsqu’un employeur paie « sous le tableau » et n’émet aucun document fiscal.
• Avances sur salaire qui ne sont pas remboursées : les employés peuvent demander des avances sur leur salaire de temps à autre, en supposant qu’ils rembourseront l’avance. Lorsque l’avance n’est pas remboursée, il s’agit d’une fraude. Dans certains cas, l’avance peut ne pas être enregistrée correctement par le personnel de paie. Ils peuvent l’énumérer comme une dépense, plutôt que comme un actif. Sinon, l’équipe de paie peut ne pas assurer le suivi avec l’employé pour s’assurer que l’avance est remboursée.
• Taux de rémunération frauduleux : un autre exemple de fraude à la paie se produit lorsque les taux de rémunération sont incorrectement signalés. Une personne du service de la paie peut ajuster le salaire horaire d’un employé à la hausse, par exemple en donnant à quelqu’un $21 par heure plutôt que le $20 qu’il est censé gagner. Pour éviter la détection, certains employés ajusteront le taux de rémunération pour une période limitée, comme seulement quelques chèques de paie.
• Primes non autorisées : une fraude à la paie peut se produire lorsqu’une personne émet un chèque de prime à un employé ou à elle-même sans l’approbation de la personne ou du service approprié.
• Congés falsifiés ou congés payés : si un employé réclame des congés payés alors qu’il n’y est pas éligible ou prend des congés payés alors qu’il n’est pas censé le faire, il s’agit d’une forme de fraude à la paie.
• Retenue falsifiée : dans certains cas, la fraude à la paie se produit lorsque les montants qui doivent être déduits du salaire d’une personne ne le sont pas, tels que les impôts, les cotisations de retraite et les prestations d’assurance. Cependant, l’entreprise paie toujours les dépenses, ce qui signifie qu’elle peut perdre une grande somme d’argent au fil du temps.
• Dépenses falsifiées : les employés ayant des comptes de dépenses peuvent commettre une fraude à la paie en réclamant des dépenses qui ne sont pas liées au travail. Par exemple, un employé peut emmener sa famille dîner et le dépenser. Ils peuvent également créer un faux reçu pour un achat qui n’a jamais eu lieu.

Comment identifier et corriger la fraude à la paie

Certains types de fraude à la paie peuvent être plus faciles à repérer que d’autres. Par exemple, il peut être difficile de savoir comment identifier les employés fantômes si votre entreprise a des succursales dans le monde entier. Vous n’avez aucun moyen de savoir qui travaille exactement dans votre bureau de Tokyo si vous êtes basé aux États-Unis, par exemple. Une façon de détecter les employés fantômes est de travailler avec un tiers qui a des personnes dans le pays pour vous. Votre tiers peut être un chasseur fantôme, en s’assurant que tous ceux qui reçoivent un salaire de votre entreprise travaillent réellement pour l’entreprise. Le tiers peut également agir en tant qu’organisation employeur professionnelle, en gérant tous les aspects de la paie pour vos employés internationaux, en retirant une chose de plus de la liste des choses à faire de votre entreprise.

En plus de travailler avec une organisation d’employeurs professionnels, vous pouvez mettre en place des mesures pour vous assurer que tout le monde qui est payé par votre entreprise y travaille et existe réellement. Contacter les références et effectuer des vérifications des antécédents sur les nouvelles recrues potentielles est un moyen de s’assurer qu’elles sont réelles. Exiger un dépôt direct pour tous les employés est un autre moyen de réduire le risque de payer des fantômes.

Vous pouvez identifier d’autres types de fraude sur la paie, tels que les salaires falsifiés, les feuilles de temps et les dépenses en vérifiant et en examinant la paie avant d’effectuer des paiements. La personne qui examine et approuve la paie ne doit pas être la même personne qui la traite. La personne qui examine la paie doit s’assurer que :

• Les heures travaillées correspondent au nombre prévu d’heures qu’un employé doit travailler : si un employé travaille plus de 40 heures ou plus que le nombre d’heures pour lesquelles il a été embauché, la personne qui examine la paie doit faire un suivi avec le superviseur de la personne pour s’assurer que tout est au-dessus du tableau. Une autre option consiste à demander l’approbation avant qu’un employé puisse soumettre une feuille de temps avec plus de 40 heures travaillées en une semaine.
• Le salaire horaire est exact : la personne qui examine la paie doit comparer le salaire horaire attendu des employés au salaire qu’ils reçoivent réellement. En cas de divergence, une enquête plus approfondie doit être menée.
• Les montants appropriés sont retenus : les impôts et autres retenues doivent être déduits des salaires des employés. Si ce n’est pas le cas, la personne qui examine la paie doit savoir pourquoi.
• Les dépenses sont appropriées : la personne responsable de l’audit ou de l’examen de la paie doit également examiner toutes les dépenses réclamées par les employés et vérifier qu’elles sont appropriées ou légitimes. L’examen peut inclure l’examen des reçus pour s’assurer que les dépenses réclamées correspondent aux reçus. Les dépenses doivent également être liées au travail.

Comment prévenir la fraude à la paie

La fraude mondiale en matière de paie ne coûte pas nécessairement des centaines de milliers de dollars à votre entreprise. Savoir comment prévenir la fraude à la paie peut l’arrêter dans son chemin ou avant qu’elle ne commence. Voici les mesures que vous pouvez prendre pour éviter que la fraude à la paie n’affecte votre entreprise.

• Effectuez un dépistage minutieux de tout le monde avant de l’embaucher : idéalement, les personnes que vous embauchez seront honnêtes et dignes de confiance. Le filtrage des nouvelles recrues en vérifiant leurs antécédents criminels, en vérifiant les références et en confirmant les études et les emplois précédents vous aidera à éviter d’embaucher des personnes malhonnêtes. Vous pouvez externaliser le processus de sélection lorsque vous embauchez des employés à l’international.
• Utilisez des feuilles de temps électriques et demandez une approbation : il est facile pour les employés d’ajuster les feuilles de temps papier, mais plus difficile pour eux de modifier les feuilles de temps électriques. L’utilisation de feuilles de temps électriques et la nécessité d’obtenir l’approbation du superviseur du temps soumis peuvent aider à prévenir les rapports falsifiés des heures travaillées.
• Utilisez la biométrie pour éliminer les pointages-entrée des binômes : demander à vos collègues de pointer eux-mêmes, si vous utilisez une horloge physique, empêchera les pointages-entrée des binômes. Une façon de le faire est d’utiliser des empreintes digitales ou d’autres données biométriques pour vérifier l’identité d’un employé avant de pointer.
• Limitez les personnes qui peuvent accéder aux données de paie : moins il y a de personnes qui ont accès à la paie de votre entreprise et qui peuvent y apporter des ajustements ou des modifications, mieux c’est. Limiter l’accès à la paie réduit le risque qu’une personne ajuste les heures travaillées ou le taux de rémunération.
• Exiger un deuxième regard sur les rapports de paie : tous les rapports de paie doivent être examinés et approuvés avant que les paiements ne soient émis. Il doit également y avoir un processus en place pour suspendre les paiements et apporter des corrections si des inexactitudes sont notées.
• Savoir quoi rechercher lors de l’examen de la paie : assurez-vous que votre entreprise ne paie pas des personnes ayant des noms très similaires et des adresses identiques. Soyez également prudents quant aux paiements effectués à des personnes qui vivent à la même adresse ou aux paiements effectués sur le même compte bancaire pour différents employés.
• Mettre en place un système pour identifier et supprimer les employés licenciés : une façon d’empêcher les paiements aux employés fantômes, en particulier les personnes qui ne travaillent plus pour votre entreprise, est de signaler les dossiers ou les fichiers après qu’un employé a quitté l’entreprise. Un fichier marqué ne doit pas continuer à recevoir des paiements.
• Éliminez les paiements par chèque : la fraude à la paie est plus facile à commettre lorsque des chèques papier sont impliqués. Avec le dépôt direct, chaque paiement est envoyé sur un compte bancaire. Vous pouvez vérifier que les informations du compte sont correctes et qu’elles appartiennent à l’employé approprié. Si nécessaire, vous pouvez annuler les paiements envoyés si vous soupçonnez que la fraude est en jeu.
• Établir une politique de tolérance zéro : vous pouvez dissuader la fraude en établissant une politique de tolérance zéro. Informer les employés des règles et des conséquences possibles d’une fraude à la paie peut empêcher les gens de le faire.

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