L’intégration et le départ jouent un rôle fondamental dans le bon fonctionnement de chaque entreprise. Ces expériences ont des effets durables sur les employés, il est donc important de rendre ces processus attrayants et mémorables.
L’expérience de départ est souvent négligée, mais pas moins importante que l’expérience d’intégration, car partir sur une note amère peut avoir des conséquences à long terme. Selon une enquête de Glassdoor, 70 % des demandeurs d’emploi recherchent des avis d’entreprises, dont beaucoup sont rédigés par d’anciens employés, avant de prendre des décisions de carrière.
Dans un environnement de travail à distance, la création d’un programme structuré d’intégration et de départ a une complexité supplémentaire ; il existe des défis distincts tels que des lacunes de communication, des fuseaux horaires différents, ainsi que des antécédents culturels contrastés, il est donc important d’ajuster vos processus existants à cette nouvelle façon de travailler.
La conformité est un aspect fondamental à garder à l’esprit lors de la conception des programmes d’intégration et de départ. Gérer des équipes mondiales signifie jongler avec différentes lois et réglementations, de sorte que la conformité doit rester une priorité absolue à chaque étape du cycle de vie des employés pour protéger les actifs et les informations de votre entreprise, éviter les problèmes juridiques et préserver votre réputation. Dans cet article, nous expliquerons comment assurer la conformité des équipes à distance tout au long des étapes d’intégration et de départ.
Qu’est-ce que l’intégration ?
Normalement, la première semaine d’un nouvel employé est consacrée à l’intégration, qui consiste en des activités qui lui permettent de se familiariser avec la vision, la mission, les valeurs et la culture de l’entreprise. Cela permet aux nouveaux employés de connaître la structure organisationnelle et les particularités de leur rôle. En termes simples, c’est la première impression que votre nouveau talent aura de votre entreprise.
Malgré son importance, une étude de Gallup a montré que seulement 12 % des employés pensent que leur employeur fait un excellent travail en intégrant de nouveaux membres de l’équipe. L’intégration ne doit pas être réduite aux réunions d’introduction et aux entretiens avec les responsables. Vous pouvez aller plus loin en affectant un employé senior à chaque nouvelle embauche ; cela lui donnera un collègue vers qui se tourner s’il a des questions pendant sa première semaine de travail.
Un processus d’intégration structuré est essentiel pour que les employés à distance se sentent connectés à une entreprise, même s’ils sont dispersés dans le monde entier. Il permet également d’accélérer le délai de productivité et de réduire la marge d’erreur à long terme.
Vous pouvez garantir un processus d’intégration conforme en effectuant les tâches suivantes :
Vérifier et recueillir les documents requis : les documents peuvent être extrêmement fastidieux, mais la documentation, comme les contrats de travail, est essentielle pour répondre aux normes nationales et définir clairement les attentes professionnelles pour vos nouveaux talents.
Pour que ce processus soit entièrement conforme, assurez-vous que vos nouveaux employés comprennent les conditions d’emploi et signent des accords de confidentialité, des polices de lutte contre le harcèlement, des formulaires d’assurance maladie et des clauses de licenciement. Pour que ce processus soit entièrement conforme, assurez-vous que vos nouveaux employés comprennent les conditions d’emploi et signent des accords de confidentialité, des polices de lutte contre le harcèlement, des formulaires d’assurance maladie et des clauses de licenciement.
Un point important à prendre en compte au cours de cette phase initiale est la confidentialité des employés. Les obligations et les droits concernant la relation employeur-employé peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre, et ces nuances doivent être prises en compte lors de la création de politiques pour les équipes internationales.
Bien que les employeurs aient généralement accès aux informations sur les équipements appartenant à la société, il est toujours important d’avoir le consentement de vos employés. Une entreprise peut généralement surveiller les aspects suivants :
- E-mails professionnels
- Plateformes de gestion du travail
- Historique de navigation sur le Web
- Emplacement géographique
Communiquer les processus de flux de travail : selon SHRM, une mauvaise communication peut entraîner des relations endommagées, une rupture de la confiance et des niveaux plus élevés de colère et d’hostilité sur le lieu de travail.
Par conséquent, communiquer les processus de flux de travail de votre entreprise de manière claire et dynamique aidera à rationaliser les affectations, à augmenter le moral de l’équipe et, surtout, à aider les employés à comprendre les attentes du poste.
Vous pouvez communiquer et réaffirmer les processus de l'entreprise par le biais de réunions virtuelles, de manuels et d'e-mails. Toutes les informations doivent être partagées et traitées par e-mail de l’entreprise et un serveur sécurisé pour réduire les violations d’informations.
Fournir une formation spécifique au poste : une étude menée par Upwork a prédit que dans les cinq prochaines années, 36.2 millions d’employés travailleront à distance. Cela représente une augmentation de 87 % par rapport aux statistiques pré-pandémiques. Par conséquent, les programmes de formation traditionnels doivent être réévalués pour aider les travailleurs à distance à prospérer.
Si une entreprise ne vérifie pas correctement un employé ou ne fournit pas de formation spécifique à son poste, cela peut entraîner des poursuites coûteuses pour négligence sur le lieu de travail.
Par exemple, si un travailleur est invité à utiliser un équipement mais ne dispose pas des compétences techniques nécessaires, l’employeur pourrait potentiellement être tenu responsable de tout dommage que l’employé cause à lui-même ou à d’autres personnes sur le lieu de travail pour ne pas avoir fourni les procédures de formation appropriées à l’avance.
Qu’est-ce que le départ ?
Mettre fin à une relation de travail n’est jamais une chose agréable à faire, qu’il s’agisse d’une démission volontaire ou d’un licenciement. Cependant, vous pouvez faire de cette transition une transition en douceur en créant un programme de départ structuré. Cela permet non seulement d’éviter de futurs problèmes juridiques, mais aussi de nourrir votre marque d’employeur.
Un rapport de People Path et de Cornell University a révélé qu’environ un tiers des anciens employés entretiennent des liens avec les employeurs précédents ; et 15 % des nouveaux employés proviennent de recommandations d’anciens employés. Par conséquent, laisser une bonne impression sur les employés quittant l’entreprise peut faire ressortir votre entreprise et aider à attirer de futurs talents mondiaux.
Vous pouvez garantir un processus de départ conforme avec les actions suivantes :
Notifier la cessation d’emploi : lors du licenciement d’un employé à distance, il est préférable de le faire en face à face lors d’un appel vidéo. De cette façon, vous pouvez avoir une conversation privée et expliquer calmement les raisons de la résiliation.
Les politiques de résiliation sont différentes dans chaque pays, ce qui rend la conformité essentielle pour éviter les conséquences juridiques futures pour votre entreprise.
Par exemple, aux États-Unis, l’emploi de gré à gré permet aux employeurs de licencier librement les travailleurs à tout moment sans préavis.
Au Royaume-Uni, d’autre part, les employeurs doivent donner un préavis d’une semaine pour chaque année de service, ou un préavis de 12 semaines s’ils sont employés pendant des 12 années ou plus. Se tenir au courant de ces réglementations spécifiques au pays aidera à assurer la conformité pendant le processus de départ.
Au Royaume-Uni, d’autre part, les employeurs doivent donner un préavis d’une semaine pour chaque année de service, ou un préavis de 12 semaines s’ils sont employés pendant des 12 années ou plus. Se tenir au courant de ces réglementations spécifiques au pays aidera à assurer la conformité pendant le processus de départ.
Protéger la propriété intellectuelle : saviez-vous que 20 % des entreprises ont subi des violations de données de la part d’anciens employés ?
Voici quelques conseils pratiques pour assurer la sécurité des données :
- Stimulez la collaboration interfonctionnelle entre les services RH et informatiques.
- Évitez d’utiliser des comptes partagés.
- Changez régulièrement de mot de passe.
- Désactiver immédiatement les connexions et le compte de messagerie des employés quittant l’entreprise.
- Planifier des sauvegardes périodiques des données.
Les travailleurs à distance sont plus susceptibles de subir des violations de données, car le flux de données ne peut pas être surveillé de la même manière que les équipes sur site. Voici quelques autres facteurs contributifs :
- Utiliser des appareils personnels pour accéder aux informations sensibles de la société.
- Connexion aux réseaux Wi-Fi publics.
- Stockage des données de l’entreprise dans le cloud.
Les conséquences juridiques des violations de données peuvent être désastreuses pour votre réputation et vos finances. Par exemple, British Airways a dû payer une amende de 20 millions de livres sterling 2020 pour des failles de sécurité qui ont facilité une cyberattaque, ce qui a entraîné la fuite de données personnelles des clients et du personnel.
Fournir l’indemnité de départ et l’indemnisation adéquates pour le licenciement : l’indemnité de départ finale à laquelle un employé a droit est calculée sur la base des raisons du licenciement et de l’ancienneté. Il est important de rechercher les réglementations nationales pour éviter les problèmes juridiques tels que les poursuites pour paiement injuste.
Par exemple, il n’y a pas d’indemnité légale de licenciement en Allemagne ; cependant, de nombreux employeurs fournissent 50 % du salaire mensuel par année de service. En Chine, d’autre part, l’indemnité de départ équivaut à un mois de salaire total pour chaque année de service.
Tout faux pas dans le processus de résiliation, en particulier en termes d’obligations de paiement d’indemnités de licenciement, peut soulever des problèmes de conformité graves et coûteux.
La clé d’une expérience d’intégration et de départ réussie
N’oubliez pas que la première impression d’un employé est tout aussi importante que le dernier adieu. Si ces processus ne sont pas pris en compte, cela affecte non seulement les performances de vos employés, mais peut également ternir votre réputation, ce qui rend difficile la rétention et l’acquisition de futurs talents.
La conformité vous aide à éviter les problèmes juridiques et à protéger les actifs de la société. À long terme, un programme structuré d’intégration et de départ peut vous aider à devenir un employeur de choix et à vous démarquer à l’échelle mondiale.
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Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez nos deux nouveaux manuels :
- Votre Manuel de conformité mondiale : Meilleures pratiques d’intégration (globalization-partners.com)
- Votre guide de conformité mondiale : Meilleures pratiques de départ (globalization-partners.com)
