Les personnes occupées veulent des instructions faciles, et les cadres occupés veulent que vous mettiez en œuvre vos projets tout en leur donnant des mises à jour concises et des instructions sur ce qui est nécessaire à leurs équipes. Les professionnels des RH qui commencent à gérer un nouveau projet ont besoin que leur plan soit clair et exploitable.
J’ai rassemblé mon expérience de direction d’équipes RH et de gestion de projets internationaux sur quelques conseils pratiques pour gérer des projets réussis.
4 Principes importants de gestion de projet
Les bases de la gestion de projet vous aident à établir une base solide. Si vous lancez un projet qui implique plusieurs équipes à différents endroits, voici quelques étapes à suivre pour un projet bien organisé et réussi :
#1 : Indiquez ce que vous essayez d’accomplir.
- Identifier le besoin commercial déterminant.
Posez la question « pourquoi faisons-nous cela » jusqu’à ce que vous ne puissiez plus le faire. Par exemple, la mesure de l’engagement des employés est-elle le véritable besoin de l’entreprise OU est-ce la tâche nécessaire pour être en mesure d’améliorer l’engagement des employés ? L’amélioration de l’engagement répond-elle à un besoin encore plus important, comme la réduction du roulement du personnel ? La réduction du chiffre d’affaires est-elle un simple élément d’un besoin global de réduire les coûts d’exploitation ? - Partagez les besoins de l’entreprise.
Le fait d’indiquer clairement les objectifs commerciaux exploitables d’un projet aide toutes les parties prenantes à reconnaître pourquoi elles sont impliquées et vous aide à obtenir l’adhésion.
#2 : Précisez les étapes nécessaires pour y parvenir.
- Divisez le projet en tâches digestibles.
Définissez explicitement les améliorations quantifiables ou les résultats attendus, en particulier si les nuances culturelles peuvent avoir un impact sur l’interprétation. Assurez-vous que chaque tâche a un propriétaire clair et une date d’échéance. - Définir les étapes clés.
Les étapes clés indiquent des moments d’achèvement par étapes progressives vers l’objectif final du projet. Cela permet un suivi clair des progrès de l’équipe et vous permet de célébrer vos victoires collectives en cours de route. - Programmer des réunions de point de contrôle.
Les étapes et les points de contrôle se sont avérés utiles pour améliorer le moral de l’équipe. Ils attirent l’attention sur les réalisations individuelles, s’assurent que les efforts de tous les membres de l’équipe sont reconnus et valorisés, et permettent à chacun de s’aligner sur ce qui suit. N’organisez jamais de réunion simplement pour en avoir une, mais des points de contrôle réguliers aident à maintenir la connexion de l’équipe de projet.
# 3 : Communiquez pour relier les contributions individuelles à la vue d’ensemble.
- Ne laissez aucune place à un malentendu.
Ne supposez rien. Lorsque vous travaillez dans des équipes multinationales, la communication doit être claire . Tout en tenant compte des sensibilités culturelles pour recevoir des instructions et la délégation, notez par écrit les livrables de chaque personne pour le projet et aidez l’équipe à comprendre comment les tâches sont liées les unes aux autres et à votre objectif global. - Collectez tous les documents en un seul endroit.
Toutes les informations de votre projet doivent se trouver dans un endroit auquel tout le monde peut accéder, dans n’importe quel fuseau horaire. Cela peut inclure un calendrier de projet, une liste des membres de l’équipe et une matrice RACI (responsable, responsable, consulter et informer) pour une clarté supplémentaire des rôles.
#4 : Engagez votre équipe de direction.
- Impliquez les cadres supérieurs pour vous aider à maintenir la motivation de chacun.
Avant le début de votre projet, vous devez vous impliquer et obtenir l’ adhésion des parties prenantes en dehors des RH. Prenez en compte les services nécessaires à votre projet et les bons cadres supérieurs à impliquer dans chaque région. Il se peut qu’il ne s’agisse pas du responsable direct d’une personne dans différentes cultures. - Soyez respectueux des boîtes de réception des parties prenantes de haut niveau.
Les chefs de projet doivent communiquer régulièrement avec les parties responsables pour chaque tâche, tandis que les parties prenantes et les cadres supérieurs doivent recevoir des mises à jour brèves et périodiques.
3 Exemples de projets RH internationaux
Nos équipes gèrent chaque jour des projets au-delà des frontières. En tant qu’entreprise internationale, nous sommes bien informés sur les meilleures pratiques, mais celles-ci varient selon le type de projet. Voici les points forts de quelques projets RH mondiaux :
Projet n° 1 : Mise en œuvre d’une enquête sur l’ engagement transfrontalier
Globalization Partners est fière de déclarer 96 % de satisfaction des employés. Nous ne pouvions pas gérer cela s’il ne s’agissait pas d’une enquête d’engagement solide et des efforts ultérieurs des RH pour améliorer continuellement l’expérience des employés.
La mesure de l’engagement des employés peut être largement automatisée une fois que la méthodologie et les questions sont décidées. Les équipes RH peuvent essentiellement cliquer sur « envoyer » et utiliser le reporting standard dans de nombreux outils pour identifier les tendances et mesurer les progrès. Chez Globalization Partners, nous utilisons 15five pour la gestion d’équipe et sa fonction d’enquête a été un atout majeur pour comprendre la charge de travail, la motivation et l’engagement de notre équipe.
Projet n° 2 : Concevoir une expérience d’intégration à distance mondiale
Étant donné que nous embauchons à l’échelle mondiale, Globalization Partners a dû planifier l’ intégration à distance bien avant la pandémie. Pour notre équipe RH, cela impliquait la création d’une série de vidéos pour les nouveaux membres de l’équipe, l’organisation de plusieurs appels de rencontre avec toutes les fonctions adjacentes de l’employé, et la documentation formelle des attentes, des apprentissages et des opportunités.
[bctt tweet=« Étant donné que nous embauchons à l’échelle mondiale, Globalization Partners a dû planifier l’intégration à distance bien avant la pandémie. Pour notre équipe RH, cela impliquait la création d’une série de vidéos pour les nouveaux membres de l’équipe, l’organisation de plusieurs appels de rencontre avec toutes les fonctions adjacentes de l’employé et la documentation formelle des attentes, des apprentissages et des opportunités. » nom d’utilisateur = « globalpeo »]
Chez Globalization Partners, nous utilisons Lessonly pour générer la formation d’une excellente expérience d’intégration. Les entreprises qui recrutent à l’international envisageront également des paiements en temps opportun, une collecte sécurisée des données et une gestion transparente des heures et des dépenses. Cette plateforme d'emploi complète pourm rend le recrutement et l'intégration mondiaux rapides et faciles pour les équipes RH.
N° de projet 3 : faire évoluer les efforts de recrutement international
La taille de notre entreprise a doublé malgré Covid-19, et la plupart de nos nouvelles recrues ne sont PAS basées près de notre siège social aux États-Unis. Cette distinction est importante à savoir avant de commencer votre effort de recrutement : recrutez-vous sur un marché spécifique ou trouvez-vous simplement la meilleure personne pour le poste, où qu’elle habite ? La pandémie a prouvé que le travail à distance est très efficace, et la tendance mondiale croissante consiste à trouver les meilleurs talents, quel que soit leur emplacement.
LinkedIn est l’un des plus grands réseaux sociaux pour les professionnels aux États-Unis, mais ce n’est pas le cas dans le monde entier. En Chine, par exemple, un concept similaire existe à Ushi, mais il existe des différences.
Le concept LinkedIn ne s’applique pas directement à tous les marchés, vous devrez donc adapter la promotion d’ouverture de poste à chaque région.
Votre projet est terminé – Une étape de plus
Un compte rendu de projet (ou rétrospectif) doit être considéré comme l’étape finale d’un projet. Il permet à toutes les parties prenantes de célébrer leur réussite et aux propriétaires de projet de réfléchir aux meilleures pratiques pour l’avenir. Les recherches montrent également que les équipes qui effectuent un débriefing obtiennent jusqu’à 20 % de meilleures performances.
Gardez la culture à l’esprit à ce stade du feedback : il peut s’agir de l’étape la plus sensible dans la gestion de projet mondiale. Harvard Business Review cite la culture chinoise qui a tendance à nécessiter un renforcement positif, mais une culture d’entreprise allemande qui ne met en évidence que des actes exceptionnels peut en fait entraîner des performances négatives. Il existe de nombreuses nuances dans la culture d’entreprise de chaque pays et même au sein de différentes entreprises. À ce stade, les connaissances locales sont donc inestimables.
À chaque étape, l’équipe de projet doit demander :
- Qu’avons-nous bien fait ?
- Que pouvons-nous faire différemment ?
Le compte-rendu final du projet doit inclure les données de toutes les phases, un examen du retour sur investissement (ROI) du projet terminé et un résumé des modifications suggérées pour le projet suivant. Les changements peuvent concerner tout, du processus de cadrage aux services impliqués dans l’équipe. Les propriétaires de projet sont également responsables de s’assurer que toutes les informations recueillies dans le compte rendu sont appliquées à la prochaine itération, afin que le processus soit continuellement amélioré.
De la définition de la portée du projet et de la planification à la documentation des conclusions du compte rendu, mon plus grand enseignement de la gestion des projets transfrontaliers est de trop communiquer. Vous pouvez rarement surestimer l’évidence lorsque de nombreux styles d’entreprise sont impliqués.
Votre entreprise prévoit-elle d’embaucher à l’échelle mondiale ? Nous avons créé cette liste de contrôle d’expansion commerciale internationale , un outil de gestion de projet pour les entreprises qui se mondialisent.
