Liste de contrôle d’intégration des nouveaux employés : intégration des employés 101

Derrière chaque embauche se cache un être humain. Pourtant, travailler pour une entreprise internationale basée ailleurs peut sembler isolé pour les nouvelles recrues. Avec une solide expérience d’intégration et un employeur de premier ordre fiable comme la solution G-Pen place, il n’est pas nécessaire de le faire. 

Qu’est-ce qu’un processus d’intégration efficace ? Comment votre entreprise peut-elle mettre en place de nouvelles recrues pour réussir ? Des contrôles réguliers à l’élaboration d’un 90-day plan, explorons comment rationaliser l’expérience des nouvelles recrues dès le premier jour. 

Quels sont les avantages d’un processus d’intégration efficace ? 

L’intégration, également connue sous le nom de socialisation organisationnelle, est un terme de ressources humaines qui fait référence au processus d’intégration d’un employé nouvellement embauché dans une organisation. L’intégration familiarise les nouveaux employés avec tous les éléments de leur nouveau rôle et de leur employeur pour les préparer à la réussite. 

En 2023, 88 % des employés interrogés ont révélé qu’ils n’avaient pas une bonne expérience d’intégration. Pourtant, les recherches de Forbes montrent qu'une intégration efficace peut améliorer la rétention, la culture d'entreprise et même vos résultats. 

Examinons quelques avantages clés d’une intégration efficace :

1. Meilleure productivité. Une étude SHRM récente a révélé que les nouvelles recrues sont 50 % plus productives lorsqu’elles réussissent une intégration standardisée. Une intégration efficace peut aider les nouveaux employés à apprendre rapidement afin qu’ils puissent commencer à contribuer plus rapidement à l’organisation.

2. Culture d’entreprise renforcée.  Alors que vous développez votre entreprise à l’échelle mondiale, l’intégration culturelle est essentielle à la rétention des employés. Après tout, les entreprises les plus prospères font tout leur possible pour intégrer les valeurs et principes fondamentaux de la marque dans le processus de gestion des talents. Un processus d’intégration structuré peut également encourager la camaraderie, les amitiés professionnelles et construire une culture d’entreprise forte.

3. Réduction du roulement du personnel. Selon la Harvard Business Review (HBR), les taux de rotation du personnel des nouveaux employés peuvent atteindre jusqu’à 20 % dans les premiers 45 jours.  Une formation précoce et structurée peut aider les nouveaux employés à se sentir plus connectés à leur rôle et à l’organisation dans son ensemble. Un programme solide peut également augmenter la rétention des talents à long terme et réduire le besoin de départ précoce des employés.

4. Diminution des coûts de formation. Les organisations peuvent réduire le temps et les coûts associés à l'apprentissage et au développement en fournissant aux nouveaux employés les outils et ressources clés nécessaires pour réussir rapidement.

5. Amélioration de la satisfaction et de l’engagement des employés. Les recherches montrent qu’une expérience d’intégration transparente peut aider les nouveaux employés à se sentir plus impliqués dans leur travail, leur équipe et la culture globale de l’entreprise. Les employés engagés ont tendance à être plus productifs et à avoir une performance professionnelle globale plus forte.

En général, il est prouvé qu’une intégration efficace augmente la productivité, améliore l’expérience des employés et favorise des résultats solides et à long terme pour l’individu et l’organisation.

Liste de contrôle d’intégration des nouveaux employés : étapes 9 clés pour une intégration efficace

Selon le Rapport de croissance 2023 mondiale de G-P, l’intégration réussie de nouveaux professionnels est un obstacle majeur à la création d’équipes mondiales. Avec une solution d’employeur de référence (EOR) bien prise en charge, ce n’est pas nécessaire.

Voyons comment un processus d’intégration structuré et une technologie RH de premier ordre peuvent aider les nouveaux employés à se sentir connectés et à travailler au-delà des frontières.

1. Donnez aux nouveaux employés un accès précoce au système. Avant leur date de début, il est judicieux de donner accès à tous les documents et ressources des nouveaux employés. Généralement considéré comme faisant partie de la « phase de pré-intégration », assurez-vous de fournir tous les équipements et outils clés à l’employé, y compris un ordinateur portable professionnel, une vue d’ensemble des descriptions de poste clés et des copies numériques du manuel de l’employé.

N’oubliez pas de configurer l’adresse e-mail de votre nouvel employé et les comptes de l’entreprise afin que votre équipe RH puisse fournir les informations de connexion le premier jour.

2. Élaborer un plan 90-day d’intégration. La création d’un plan d’intégration est essentielle pour une définition efficace des objectifs. Tous les employés ont besoin d’une compréhension de base de leurs rôles et responsabilités au quotidien. Assurez-vous de définir les attentes en matière de performance, y compris les objectifs mensuels, trimestriels et annuels. 

Utilisez ce plan d’intégration comme tremplin pour définir les objectifs et les cibles potentielles. Une feuille de route solide comprend :

• Semaine 1 : Orientation et formation initiale.
• Semaine 2 : réunions de formation et de mentorat spécifiques au poste. 
• Semaines 3-4 : certifications de cours nécessaires, formation avec des experts en la matière (SME) et définition d’objectifs individuels ou d’équipe. 
• Semaines 5-8 : points réguliers avec les responsables, formation continue à l’échelle de l’entreprise avec les cohortes et discussions sur les commentaires sur la performance. 
• Semaines 9-12 : Introduction aux projets d’équipe à long terme et aux plans de développement de carrière continus pour l’année à venir. 

3. Affectez un mentor ou un binôme. Il y a de fortes chances que votre nouvel employé ne connaisse pas beaucoup de personnes sur son nouveau lieu de travail en dehors de celles qui l’ont interrogé. Envisagez d’associer vos nouveaux professionnels à un mentor ou un binôme qui peut vous apporter un soutien et des conseils dès le départ. Après tout, un employé chevronné peut aider le nouvel employé à naviguer dans son nouveau rôle, sa culture de travail et son organisation.

4. Clarifier les avantages sociaux des employés. Des avantages compétitifs et à jour sont essentiels pour attirer les meilleurs talents. En fait, 50 % des employés affirment qu’une meilleure compréhension de leurs avantages sociaux, ce qui est offert et ce qui est couvert, les rendrait plus fidèles à leur employeur.

Associez-vous à une solution EOR (Employer of Record) de premier ordre pour gérer facilement les plans d'avantages sociaux conformes localement et offrir une expérience fluide aux membres de l'équipe. 

5. Fournir des ressources technologiques dès le premier jour. La partie conformité de votre processus d’intégration doit traiter des politiques et pratiques de sécurité informatique de votre entreprise. Assurez-vous d’inclure des directives sur l’utilisation des logiciels et du matériel pour tous les programmes d’intégration des employés, y compris :

• Gestion des mots de passe.
• Sauvegardes de données.
• Limites de partage de données ou d’accès uniquement.
• Utilisation des appareils mobiles.
• Utilisation du réseau sans fil.
• Authentification à deux facteurs.

6. Essayez l’intégration de groupe. Dans la mesure du possible, il est judicieux pour les responsables du recrutement d’intégrer les nouveaux employés dans de grands groupes pour construire une communauté. Vous ne savez pas par où commencer ? Cette fonctionnalité d'intégration en masse permet aux titulaires de comptes G-P Meridian EOR Prime™ gérer les intégrations et les ajustements importants au sein de votre main-d'œuvre. 

7. Effectuer des contrôles réguliers. Les enregistrements hebdomadaires ou même quotidiens sont un élément essentiel de tout processus d’intégration réussi des employés. Pour rester sur la bonne voie pour votre feuille de route d’intégration des 90-day employés, assurez-vous de faire régulièrement le point avec votre nouvel employé. Élaborez un document de contrôle structuré qui décrit les objectifs et leur position par rapport à la planification du développement individuel. N’oubliez pas de demander des commentaires réguliers et de créer un espace pour que les employés puissent donner leur avis. 

8. Rationalisez la documentation des ressources humaines avec un EOR. La documentation RH est un élément clé de la partie « orientation des employés » de l’intégration.  Plus d’un tiers des professionnels des RH déclarent ne pas disposer de la bonne technologie d’intégration. 

La technologie et les flux de travail autoguidés de G-P simplifient et rationalisent l'intégration. Grâce à des fonctionnalités telles que le générateur de contrats de travail, les entreprises peuvent créer des contrats conformes à la loi en quelques clics et les présenter aux candidats pour un recrutement plus rapide et plus simple. 

9. Offrir une assistance 24 h/24, 7 j/7. Lors de la gestion d’équipes mondiales, assurez-vous d’offrir une assistance RH régionale et l’accès à un centre d’aide fiable. Les spécialistes RH dédiés de G-P dans la région fournissent un soutien local aux nouvelles recrues dans leur fuseau horaire et leur langue. Grâce à l'accès au centre d'aide de G-P 24h/24, 7j/7, les professionnels n'ont jamais besoin d'attendre des réponses et des solutions. Nous veillerons à ce que votre nouvel employé soit pris en charge, quelle que soit sa région géographique.

Rationalisez l'intégration des employés avec un EOR.

L’intégration de talents internationaux n’a pas besoin d’être compliquée. G-P rationalise et simplifie l'ensemble du cycle de vie mondial de l'emploi grâce à des flux de travail automatisés et en libre-service qui soutiennent votre équipe à chaque point de contact. De l'embauche à l'intégration, en passant par la paie et l'assistance RH de bout en bout, la gestion des équipes mondiales est facile avec un employeur de premier ordre comme G-P à vos côtés. 

Vous recherchez des flux de travail automatisés et une assistance d’intégration complète ? L’intégration alimentée par l’IA est une fonctionnalité clé de G-P Meridian EOR Core™G-P Meridian EOR Prime™ automatise et simplifie les étapes critiques de l’expérience d’emploi. En fournissant une assistance instantanée via une interface de chatbot ainsi qu’une IA native agissant en tant que copilote, les nouvelles recrues sont guidées dans les flux de travail d’intégration conformément aux réglementations spécifiques au pays.

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