בכל חברה, תקשורת יעילה בין חברי הצוות היא המפתח למיטוב הביצועים העסקיים ולהשגת היעדים הארגוניים. ללא קשר למשימות ולתפקיד העובד בסולם התאגידי, כמעט כולם ייתקלו במכשולים הדורשים מאמץ צוותי ותקשורת בין-מחלקתית.
עד פרוץ Covid-19 שנת 2020, שיחות יכלו להתקיים בקלות על ידי הליכה לשולחן העבודה של עמית לעבודה; עם זאת, עבודה מרחוק מחקה לחלוטין אפשרות זו. עכשיו, רוב הדיונים צריכים להיות מתוזמנים, אשר לעתים קרובות יכול לגרום להאטות ולהפעיל אפקט דומינו של מועדים שהוחמצו ושיעורי מחזור גבוהים.
לאחר שנתיים, ברור כעת כי הסדרי עבודה לא יחזרו למבנה המסורתי פנים אל פנים בקרוב. עם חברות רבות הבודקות מודלים של עבודה היברידית והסדרים גמישים, חשוב ביותר שמעסיקים ומנהיגי החברה יחדדו את תבונתם, וימצאו דרכים יעילות לאחד את חברי הצוות למרות המגבלות המוטלות על ידי המרחק.
הנה כמה אסטרטגיות יצירתיות לטפח תקשורת בעידן העבודה מרחוק:
1. השתמש בטאבלט ציור לפגישות וירטואליות
במשרד מסורתי, פגישות הן אירוע נפוץ. בתיאוריה, הם מרחב לעובדים לאסוף ולשתף תובנות לגבי משימות יומיומיות ופרויקטים ממתינים. כאשר חברות עברו לראשון מרחוק, מנהלים רבים פשוט החליפו פגישות אלה בשיחות וידאו קבוצתיות. למרבה הצער, כלי שיחות ועידה בווידאו אינם פתרון לריפוי. על המנהל לוודא כי חילופי הדברים הללו מתקיימים באופן קבוע וכי חברי הליבה של הצוות מעורבים תמיד. אם הצוות גדול, או שהעובדים מפוזרים בין אזורי זמן שונים, פתרון מעשי הוא לחלק את הקבוצות בהתבסס על הפרויקטים שבהם הם מעורבים.
חשוב ביותר שקולו של כל עובד יישמע - לפנות מקום בסדר היום לחברי הצוות כדי לעדכן את פיתוחי העבודה שלהם ואת ההתקדמות הצפויה לשבוע הקרוב. חברות רבות משלבות כלים חדשים לפגישות אלה, כגון טאבלט ציור, המאפשר לעובדים מרחוק להמחיש רעיונות באופן חזותי ושיתופי באופן מיידי.
באופן אידיאלי, יש להקצות מספר דקות בסוף הפגישה למפגש שאלות ותשובות – דיון פתוח בו נידונים פרויקטים שונים וניתן להבהיר את כל הספקות.
2. הגדר יעדים ברורים
מושג ברור לגבי תפקידו ותפקידו של כל עובד הוא הכרחי כדי שהמנהלים יוכלו לתאם את הצוותים ביעילות. מיפוי יעדים מוגדרים יעזור לעובדים להרגיש מועצמים ומוערכים, להזכיר להם שהם חלק מקולקטיב, תחושה שלעתים קרובות אבדה במסגרת עבודה מרחוק
משאב חשוב נוסף עבור צוותים גלובליים הוא כלי ניהול פרויקטים - אלה מגייסים את מנהיגי הפרויקט השונים, יחד עם סקירה כללית של היעדים העיקריים, לוחות הזמנים ומחווני הביצועים המרכזיים (KPIs), המאפשרים למנהלים לעקוב אחר מחזור החיים של הפרויקט. כאשר לחברי הצוות יש גישה למידע זה, הוא עוזר לפתור בעיות תקשורת ספציפיות ולהפיג את כל אי הוודאות בזמן, תוך הימנעות מעיכובים.
שיטה זו הופכת אפילו יותר יעילה במשטר עבודה מהבית. טכנולוגיה חדשה מאפשרת לנו לשתף פעולה ולהשיג מטרות שמעולם לא חשבנו שהן אפשריות. לדוגמה, אם אשכול של עובדים מרוחקים רוצה להעריך קמפיין שיווקי, חשוב להסתמך על כלי ניהול פרויקטים כגון אסאנה, יום שני או טרלו. כלים מודרניים יכולים לעזור לנו לעקוב, לשמור ולבצע יעדים מוגדרים בבירור, וזה חשוב כעת, יותר מתמיד, עבור צוותים מרוחקים.
3. עבודה עם קבצים משותפים לבקרת מסמכים
לכל פרויקט יש מנהיג, ורוב הזמן כמה תורמים, שצריכים להיות בעלי מושג ברור כיצד העבודה מתקדמת בכל החזיתות כדי להבטיח את הצלחת הפרויקט. בסביבה מרוחקת עם צוותים מפוזרים, בקרת מסמכים היא קריטית יותר מאי פעם.
שליחת קבצים הלוך ושוב באמצעות דוא"ל והמתנה שכולם ימלאו את חלקם בתוצרים עלולה לגרום להפסקות בזרימת העבודה. זה גם מונע מעובדים לבצע שינויים בזמן אמת בעבודתם ולשלב משוב. אם החברה שלך מטפלת במידע רגיש, ניתן לאחסן מסמכים חסויים בבטחה בענן מוגן.
מנהלים צריכים לשקול לאמץ התקדמות חדשה בטכנולוגיה ובאוטומציה על ידי עבודה עם קבצים משותפים כדי לייעל את התקשורת בין הצוותים.
4. הסתמכות על כלי תקשורת מידיים
כאשר אתה שולח דוא"ל, אין דרך להבטיח כי הנמען יפתח אותו למעשה, שלא לדבר על להגיב על זה. כשמדובר בעניינים רגישים לזמן או דחופים, דואר אלקטרוני אינו אמצעי יעיל. לעתים קרובות, כל מה שאנחנו צריכים הוא תשובה מהירה "כן או לא", ולכן הפתרון האידיאלי כדי לעקוף את קיר תיבת הדואר הנכנס בלתי חדיר הוא להשתמש בכלי תקשורת מיידיים, כגון יישומי הודעות של החברה.
כלים נוכחיים כגון Slack, Clubhouse ו-Discord מספקים יתרונות תקשורתיים העולים בהרבה על יכולותיה של הודעת דוא"ל. לדוגמה, עובדים הרותמים את אפליקציית Slack יכולים לשלוח הודעה מיידית, לשתף מסמכים, וכן לשלב את פתרונות ה-CRM וניהול הפרויקטים שלהם.
לקבלת מידע נוסף בנושא זה, בדוק: Synchronous vs. Asynchronous: Mastering Communication in the Remote Workplace
5. הערך את החשיבות של שיחות מצנן מים
"תקשורת" יכולה להיות בעלת מספר משמעויות ואינה בהכרח צריכה להיות קשורה לעבודה כדי להיות בונה ולשפר את הפרודוקטיביות. היו מספר שינויים והתפתחויות בהתנהגות העובדים במהלך המגפה. מחקר שנערך לאחרונה מצא כי עובדים שעברו ממשרד למשרד מרחוק סבלו מרמות גבוהות של איכות שינה ירודה, חרדה ודיכאון לאחר שנה של עבודה מהבית.
השפעות אלה נובעות בעיקר מתחושת הניכור החברתי שנגרם כאשר העבודה והבית הם אותו מקום. מלבד ההשלכות של בריאות הנפש, דינמיקה זו יכולה גם לגרום לירידה בתחושת השייכות של העובד ולפגוע במורל הצוות הכולל.
למרות היותם עמיתים לעבודה לא בהכרח אומר להיות חברים, אין להכחיש כי צ'אטים לא רשמיים במקום העבודה לעזור עמיתים לקשר להתמודד עם היום עם גישה חיובית. לכן, אנו מציעים לתת לעובדים מקום להביע את עצמם ברמה האישית והחברתית, על ידי קביעת הפסקות קפה וירטואליות קצרות.
הפעם יש להתמקד בצ'אטים לא רשמיים על חיי היומיום ולא סביב פרויקטים ממתינים או את הדרכים האחרונות כדי לשפר שיווק וידאו. נסו להימנע מנושאים הקשורים לעבודה ונסו לעזור לעובדים לקבל את הגברת האנרגיה שמקורה בדרך כלל באינטראקציות חברתיות.
6. פתרונות טאלור לאישים שונים
בשל הפופולריות של שיחות וידאו קבוצתיות, 1-1 המפגשים פחתו והם נדירים בהגדרת עבודה מרחוק. האישיות משתנה בכל הנוגע לעיסוק במפגשים קבוצתיים: חלק מחברי הצוות להוטים יותר לדבר, לשתף את הנושאים עמם הם מתמודדים ולבקש תמיכה, בעוד שאחרים שמורים יותר.
במקרים אלה, אמפתיה הופכת למרכיב מרכזי בווידוא שלכולם ניתנת ההזדמנות להביע את עצמם. זה יכול להיעשות על ידי קביעת פגישה קצרה, תקופתית אחד על אחד, מה שמקל על האישיות השמורה יותר להרגיש בנוח להיפתח ללא חשש של שיפוט.
7. הימנע מסיכון "בקרה מרחוק"
מחקר שנערך על ידי אוניברסיטת סטנפורד זיהה עלייה של 13 אחוז בפריון כאשר לעובדים ניתנה האפשרות לעבוד מהבית לפחות יום אחד בשבוע. זה פשוט מפריך את התפיסה המוטעית הנפוצה שאנשים שעובדים מהבית הם "עצלנים" או "פחות פרודוקטיביים".
בסביבה משרדית מסורתית, העובדים אינם מנוטרים כל הזמן , ולכן זה לא צריך להשתנות במודל עבודה מרחוק. מנהלים צריכים לזכור כי העובדים הם אנשי מקצוע אחראים וכי מיקרו-ניהול מוביל לתסכול , אשר יכול להפוך להריסה, מורל עובדים נמוך יותר, וחוסר פרודוקטיביות.
על המנהלים להתמקד בעיקר בשאלה האם הושגו היעדים ולא בשליטה אובססיבית על זמן העבודה בפועל. בטווח הארוך, אמון יתוגמל עם רמות פרודוקטיביות גבוהות יותר.
לקבלת מידע נוסף, בדוק: האם החברה שלך מבלבלת עבודה בבית עם עבודה מרחוק?
בנה את הצוותים הבינלאומיים שלך עם Globalization Partners
עם עבודה מרחוק הופך את הנורמלי החדש, מאגר המומחים שאתה יכול לשכור כמו בן בריתכם הגלובלי הוא עכשיו הרבה יותר רחב. הודות Global Employment Platform Globalization Partners , החברה שלך יכולה לשכור צוותים בינלאומיים, להצטרף אליהם ולנהל אותם - לא משנה היכן הם נמצאים. אם אתם מעוניינים לגלות כישרונות חדשים בקנה מידה עולמי, צרו איתנו קשר או בקשו הצעה .
לקבלת משאבים נוספים על עבודה מרחוק וניהול צוותים גלובליים, בדוק:
