Hal-hal penting yang dapat diambil
- Peraturan Pelindungan Data Umum, atau Peraturan Pelindungan Data Umum, diberlakukan pada tahun 2018 di Uni Eropa untuk memperkuat langkah-langkah keamanan data dan hak privasi.
- Para pemimpin SUMBER DAYA MANUSIA bertanggung jawab untuk menjaga Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan di tempat kerja, di mana karyawan berbagi informasi sensitif di setiap tahap siklus hidup talenta.
- PlatformKetenagakerjaan GlobalG-P™ dirancang untuk mendukung kepatuhan global, termasuk regulasi Peraturan Pelindungan Data Umum.
Para pemimpin SUMBER DAYA MANUSIA mengumpulkan data pribadi sepanjang siklus hidup karyawan, mulai dari memverifikasi riwayat kerja kandidat hingga memelihara arsip perusahaan. Sementara pelanggaran data konsumen mendapat perhatian media, departemen SUMBER DAYA MANUSIA memproses data yang sama sensitifnya. Peraturan Pelindungan Data Umum, atau Peraturan Pelindungan Data Umum, adalah undang-undang di seluruh Uni Eropa yang dirancang untuk melindungi informasi pribadi karyawan.
Ada denda dan sanksi jika tidak mematuhi Peraturan Pelindungan Data Umum. Otoritas regulasi mengirimkan rata-rata 360+ notifikasi pelanggaran per hari. Sejak undang-undang Peraturan Pelindungan Data Umum mulai berlaku pada tahun 2018, otoritas telah mengumpulkan lebih dari EUR 7.58 B dalam denda kolektif.
Global Employment PlatformagenG-P™ menyederhanakan seluruh siklus hidup karyawan dan memiliki Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan yang terintegrasi untuk melindungi tenaga kerja lintas batas dan data karyawan. Panduan ini menguraikan apa yang perlu diketahui para pemimpin SUMBER DAYA MANUSIA tentang Peraturan Pelindungan Data Umum, mulai dari hak data karyawan hingga praktik terbaik kepatuhan.
Pengolahan data karyawan yang sah di bawah Peraturan Pelindungan Data Umum
Mengelola Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan untuk SUMBER DAYA MANUSIA bisa terasa membebani. Berikut beberapa elemen terpenting yang perlu dipertimbangkan saat mengumpulkan dan memproses data karyawan:
Persetujuan karyawan untuk berbagi data
Menurut hukum Uni Eropa, persetujuan karyawan harus diberikan secara bebas, spesifik, terinformasi, dan tidak ambigu. Karyawan mungkin takut akan hasil karier yang negatif jika mereka menolak membagikan data tertentu. Hal ini menciptakan ketimpangan kekuasaan yang membuat persetujuan di tempat kerja batal secara hukum dalam banyak situasi. Operasi juga dapat dihentikan jika seorang karyawan menarik persetujuan untuk operasi penting, seperti penggajian.
Pemantauan tempat kerja dan pengawasan karyawan
Berdasarkan peraturan Peraturan Pelindungan Data Umum, pemantauan di tempat kerja harus bersifat penting, praktis, dan melindungi privasi karyawan. Pencatat penekanan tombol, umpan webcam terus-menerus, dan pelacakan menit demi menit berada di luar pedoman ini. Karyawan juga perlu menyadari bagaimana mereka dipantau sebelum pengawasan dimulai.
Alasan sah untuk pengumpulan dan berbagi data
Peraturan Pelindungan Data Umum menyetujui penggunaan khusus untuk berbagi data karyawan, seperti melaksanakan perjanjian kerja, membayar gaji, atau mengelola manfaat. Data karyawan juga dapat digunakan untuk tujuan hukum, termasuk pajak, jaminan sosial, dan pengajuan wajib lainnya.
Kategori khusus data karyawan
Di bawah Peraturan Pelindungan Data Umum, informasi sensitif karyawan, termasuk catatan kesehatan, data biometrik, dan keanggotaan serikat pekerja memiliki perlindungan tambahan. Pemberi kerja hanya dapat menggunakan informasi ini dalam keadaan yang sangat spesifik, seperti memeriksa apakah seorang karyawan layak bekerja atau menentukan kelayakan untuk tunjangan sakit. Dalam kasus ini, mereka harus mengumpulkan dan menyimpan data minimum yang dibutuhkan, sambil memastikan data tersebut terlindungi dengan hati-hati.
Transfer data karyawan lintas batas
Peraturan Pelindungan Data Umum memiliki regulasi khusus untuk berbagi data SUMBER DAYA MANUSIA di seluruh kantor pusat global, platform cloud, dan pusat layanan bersama. Berdasarkan Pasal 45 Peraturan Pelindungan Data Umum, data pribadi hanya dapat dipindahkan ke negara-negara yang disetujui dan memenuhi standar UE untuk data perlindungan. Jika suatu negara tidak disetujui, pemberi kerja akan membutuhkan perlindungan data tambahan dan dokumentasi.
Ada juga Kerangka Privasi Data UE-AS khusus untuk transfer data ke organisasi AS. Organisasi harus bersertifikat untuk menerima data SUMBER DAYA MANUSIA, bekerja sama dengan Otoritas Perlindungan Data Eropa, dan memberikan kebijakan privasi yang jelas kepada karyawan.
Kode dan regulasi ketenagakerjaan lokal
Berdasarkan Pasal 88 Peraturan Pelindungan Data Umum, setiap negara di UE dapat membuat aturan tambahan untuk menangani data karyawan melalui hukum nasional atau perjanjian kolektif. Sebagai contoh, Undang-Undang Perlindungan Data Federal Jerman (BDSG) memiliki aturan khusus tentang bagaimana data karyawan dapat digunakan untuk membentuk, melaksanakan, dan mengakhiri kontrak.
Di Prancis, ada undang-undang tambahan terkait pemantauan tempat kerja dan hak karyawan untuk memutuskan hubungan di luar jam kerja. Italia juga memiliki aturan ketat terkait pemantauan perangkat dan melarang pemberi kerja menyelidiki keyakinan politik dan agama karyawan. Perusahaan yang beroperasi secara global perlu mengikuti baik Peraturan Pelindungan Data Umum maupun regulasi khusus negara ini.
Peraturan Pelindungan Data Umum dan sumber daya manusia: Sebuah rincian
Memelihara Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan bisa terasa menakutkan karena luasnya peraturan yang ada. Untuk mempermudah, Pasal 5 undang-undang ini memecah tujuh prinsip dasar data perlindungan menjadi panduan yang dapat ditindaklanjuti bagi tim SUMBER DAYA MANUSIA. Sebagai pengingat, data kategori khusus, seperti data kesehatan, biometrik, etnis, agama, atau serikat pekerja, memerlukan perlindungan yang lebih kuat berdasarkan Pasal 9.
Tabel ini berisi semua informasi yang Anda butuhkan untuk melindungi data TIM Anda:
|
Prinsip Peraturan Pelindungan Data Umum |
Jenis data |
SUMBER DAYA MANUSIA lamaran kerja |
Perlindungan teknis dan organisasi (TOM) |
|---|---|---|---|
|
Keabsahan, keadilan, dan transparansi |
Nama, detail kontak, peran, kontrak, gaji, detail pajak, detail bank, alamat. |
SUMBER DAYA MANUSIA memberikan pemberitahuan privasi karyawan yang jelas dan mencatat Pasal 6 dasar hukum yang berlaku untuk setiap penggunaan. Jelaskan data apa yang digunakan, mengapa diperlukan, siapa yang menerimanya, dan berapa lama data tersebut disimpan. |
Gunakan pemberitahuan sederhana, daftar dasar hukum, tanggal peninjauan, dan persetujuan manajer. Simpan bukti sederhana untuk Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan dan buat pemberitahuan mudah ditemukan. |
|
Batasan tujuan |
Gaji, detail bank, detail pajak, peran, jam kerja, kontrak. |
Gunakan data SUMBER DAYA MANUSIA hanya untuk tujuan yang dijelaskan terlebih dahulu. Data penggajian tidak dapat digunakan kembali untuk penjualan atau analitik komersial atau pemantauan tersembunyi atau tanpa pemberitahuan. Penggunaan baru perlu pemeriksaan tujuan yang jelas sebelum pekerjaan dimulai. |
Simpan peta tujuan untuk Peraturan Pelindungan Data Umum dan alur kerja sumber daya manusia. Blokir ekspor yang belum disetujui, minta persetujuan untuk pelaporan baru, dan tinjau dashboard untuk penyalahgunaan. |
|
Minimisasi data |
Formulir aplikasi, daftar riwayat hidup, nama, detail kontak, peran, catatan wawancara. |
SUMBER DAYA MANUSIA hanya mengumpulkan informasi pelamar yang relevan dengan peran dan bukan data "hanya untuk berjaga-jaga". Tanyakan hanya apa yang dibutuhkan untuk merekrut, mempekerjakan, membayar, mengelola, dan mendukung orang tersebut. |
Gunakan formulir singkat, pemeriksaan lapangan wajib, template standar, dan panduan manajer perekrutan. Hapus kolom yang tidak digunakan dan hindari pertanyaan teks bebas yang mengundang detail pribadi tambahan. |
|
Akurasi |
Nama, alamat, detail kontak, detail bank, kontak darurat, peran. |
Sediakan portal swalayan agar karyawan dapat memperbarui detail bank dan alamat dengan cepat. Gunakan verifikasi identitas yang sesuai dan log perubahan sebelum perubahan penting berlaku. |
Kirim pengingat pembaruan, validasi kolom kunci, konfirmasi perubahan sensitif, dan simpan log perubahan. Batasi hak edit dan periksa pembaruan yang ditolak atau gagal dengan cepat. |
|
Pembatasan penyimpanan |
Kontrak, lamaran kerja form, daftar riwayat hidup, pay records, tax details, alamat, access logs. |
Simpan catatan SUMBER DAYA MANUSIA hanya selama diperlukan. Penghapusan atau anonimisasi otomatis terjadi setelah masa retensi hukum, kontraktual, dan klaim yang berlaku berakhir. Jangan menyimpan file lama tanpa alasan. |
Gunakan jadwal retensi, peringatan sistem, arsip terkunci, persetujuan penghapusan, dan aturan anonimisasi. Tinjau pengecualian dan dokumentasikan mengapa file disimpan lebih lama. |
|
Integritas dan kerahasiaan |
Lindungi data SUMBER DAYA MANUSIA dari kehilangan, kebocoran, penyalahgunaan, dan akses tanpa izin. Berikan akses hanya kepada orang yang membutuhkannya untuk pekerjaan mereka dan hapus akses saat peran berubah. |
Gunakan kontrol akses berbasis peran (RBAC), otentikasi multi-faktor (MFA), enkripsi tingkat lapangan, transfer aman, log audit, dan pelatihan staf. Uji akses secara rutin dan bertindak atas peringatan. |
|
|
Akuntabilitas |
Memelihara dan memperbarui secara berkala Pasal 30 Catatan Kegiatan Pemrosesan (ROPA). Tetapkan pemilik, dokumentasikan keputusan, lacak risiko, dan audit kontrol agar SUMBER DAYA MANUSIA dapat menunjukkan apa yang dilakukan dan alasannya. |
Sebutkan pemilik proses, simpan persetujuan, tinjau kontrol, catat pengecualian, dan lakukan audit berkala. Perbarui catatan ketika sistem, vendor, tujuan, atau periode retensi berubah. |
Daftar periksa Peraturan Pelindungan Data Umum SUMBER DAYA MANUSIA untuk operasi SDM
Para pemimpin perlu mengambil langkah spesifik di setiap tahap siklus hidup karyawan untuk menjaga Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan untuk SUMBER DAYA MANUSIA. Daftar periksa ini menjelaskan secara tepat apa yang perlu Anda lakukan untuk melindungi privasi data karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pasca-pekerjaan.
|
Tahap siklus hidup talenta |
Langkah-langkah untuk mempertahankan Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan |
|---|---|
|
Pencarian dan perekrutan kandidat |
|
|
Orientasi dan pekerjaan aktif |
|
|
Offboarding dan retensi |
|
|
Tata kelola dan keamanan |
|
Bagaimana G-P mendukung Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan
Keamanan dan kepatuhan tertanam dalam PlatformGlobal Employment yang agen G-P™. Platform ini dirancang untuk mendukung Peraturan Pelindungan Data Umum in SUMBER DAYA MANUSIA, dengan fitur jadwal penyimpanan data otomatis, izin berbasis peran, dan log audit. G-P juga terintegrasi secara mulus dengan alat MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA seperti Workday, ADP, dan SAP, membantu menghilangkan fragmentasi data dan entri duplikat.
Berikut cara G-P mendukung Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan:
- Kontrol akses berbasis peran (RBAC) mendefinisikan batas operasional yang jelas di seluruh organisasi Anda untuk melindungi akses ke informasi sensitif dan alur kerja.
- Autentikasi multi-faktor (MFA) melindungi data rahasia tenaga kerja Anda.
- Kerangka tata kelola AI bersertifikat ISO/IEC 42001 untuk manajemen bertanggung jawab dalam pengembangan, penerapan, dan pemantauan teknologi AI.
- Evaluasi berkelanjutan menjaga pengujian, kepatuhan, dan privasi kami tetap selaras dengan standar internasional untuk keamanan dan kepatuhan.
Pemeliharaan Peraturan Pelindungan Data Umum kepatuhan mendukung pertumbuhan strategis dengan membangun kepercayaan. Ini melindungi reputasi perusahaan Anda, menjaga organisasi tetap gesit, dan menarik talenta baru. Hubungi kami atau pesan demo hari ini untuk melihat bagaimana Anda dapat membangun tim global Anda di 180+ negara sesuai dengan G-P.
Apakah Peraturan Pelindungan Data Umum berlaku untuk data karyawan dan SUMBER DAYA MANUSIA?
Ya. Pengusaha UE harus memastikan bahwa data karyawan ditangani sesuai standar Peraturan Pelindungan Data Umum di setiap tahap siklus hidup talenta.
Bisakah saya menggunakan persetujuan karyawan sebagai dasar hukum di bawah Peraturan Pelindungan Data Umum?
Tidak, kamu tidak bisa. Karyawan mungkin merasa tertekan untuk membagikan data pribadi kepada pemberi kerja karena ketimpangan kekuasaan yang melekat. Hal ini membuat persetujuan yang diberikan di bawah kondisi tersebut tidak dapat dilakukan secara hukum.
Apa perbedaan antara data pribadi standar dan data kategori khusus di SUMBER DAYA MANUSIA?
Berdasarkan peraturan Peraturan Pelindungan Data Umum, data pribadi standar mencakup hal-hal seperti nama karyawan, informasi kontak, alamat, dan detail bank. Data kategori khusus meliputi data kesehatan, pengenal biometrik, dan keanggotaan serikat pekerja.
Berapa lama SUMBER DAYA MANUSIA dapat secara legal menyimpan catatan karyawan dan resume kandidat?
Peraturan Pelindungan Data Umum tidak memiliki kerangka waktu khusus dan universal untuk penyimpanan data karyawan. SUMBER DAYA MANUSIA harus menyimpan data selama diperlukan sesuai dengan tujuan spesifik dan sah yang menjadi tujuan pengumpulannya.
Apa sanksi untuk ketidakpatuhan Peraturan Pelindungan Data Umum di SUMBER DAYA MANUSIA?
Sanksi atas ketidakpatuhan dapat mencakup perintah regulasi, audit, denda, bahkan sanksi pidana.
