Ada banyak alasan karyawan meninggalkan perusahaan — mereka pensiun, mencari pekerjaan baru, atau pergi tanpa disadari karena PHK atau pemutusan hubungan kerja. Terlepas dari alasan-alasan ini, perusahaan harus bersiap untuk membuat jalan keluar menjadi transisi yang mudah.
Pemutusan hubungan karyawan merupakan bagian dari perjalanan pengalaman karyawan jarak jauh dan perusahaan harus mempersiapkan proses offboarding terlebih dahulu. Ini termasuk menginvestasikan sumber daya dalam membuat proses menjadi mulus, karena mengabaikan proses offboarding dapat merusak merek perusahaan jauh setelah kepergian karyawan. Bahkan, menurut survei yang dilakukan oleh Fractl, sepertiga karyawan Amerika menunggu satu bulan penuh sebelum meninggalkan ulasan tentang perusahaan mereka.
Orientasi keluar sama pentingnya dengan orientasi dan merupakan elemen utama siklus karyawan. Muryel Dias, Manajer, HR Operations South & Central America at Globalization Partners mengatakan “Offboarding dimulai begitu Anda menerima karyawan, dan tanpa proses offboarding yang tepat, perusahaan dapat menghancurkan pengalaman karyawan secara keseluruhan.” Mempersiapkan keberangkatan karyawan dapat menjadi tantangan ketika Anda bekerja di kantor, tetapi di lingkungan kerja jarak jauh, offboarding membutuhkan lebih banyak waktu dan perhatian.
4 alasan mengapa offboarding yang efektif sangat penting bagi perusahaan Anda
Telah terbukti bahwa proses offboarding yang terperinci dan efektif menghasilkan retensi talenta yang lebih baik. Offboarding yang terstruktur dan dipikirkan dengan baik juga memastikan tim SDM dapat memfasilitasi proses bagi perusahaan dan karyawan.
Menciptakan proses offboarding sangat penting untuk:
#1: Hindari masalah hukum dan keuangan
Mengumpulkan dan menandatangani semua dokumen yang diperlukan sebagai bagian dari proses offboarding akan mengurangi risiko keluhan atau gugatan perusahaan. Hal ini terutama berlaku selama pemberhentian wajib, seperti pemutusan hubungan kerja, jika terdapat undang-undang khusus negara yang harus diikuti perusahaan untuk memastikan tindakan mereka sah.
#2: Mencegah pelanggaran data
tim SDM harus memastikan ada cukup waktu untuk mengeluarkan karyawan dari sistem, menonaktifkan akun mereka, dan memotong akses ke platform dan informasi apa pun yang tidak lagi mereka butuhkan. Jika karyawan memiliki akses ke data perusahaan setelah kepergian mereka, hal ini dapat menyebabkan penyebaran informasi rahasia yang membahayakan perusahaan.
#3: Meningkatkan reputasi perusahaan
Mengakhiri hubungan karyawan-majikan dengan cara sebaik mungkin memastikan karyawan meninggalkan perusahaan dengan perasaan dihormati dan dihargai atas waktu yang mereka habiskan di perusahaan. Pendapat karyawan berdampak pada reputasi perusahaan. Faktanya, peninjauan penting bagi 95 persen pencari kerja, yang berarti peninjauan perusahaan yang negatif dapat memengaruhi keputusan calon karyawan potensial terkait pengajuan lamaran suatu peran atau tidak.
#4: Mendapatkan umpan balik berharga
Karyawan yang keluar dari perusahaan secara sukarela adalah sumber umpan balik yang luar biasa. Mendengar alasan kepergian mereka atau hanya pendapat jujur mereka akan membantu perusahaan berkembang di masa depan.
Menurut Snapsurveys , “Perusahaan dengan kinerja terbaik tidak hanya pandai menerima umpan balik, tetapi mereka juga dengan sengaja meminta umpan balik. Dan mereka tahu bahwa umpan balik hanya berguna jika menyoroti kelemahan serta kekuatan.”
Offboarding di lingkungan kerja jarak jauh
Kerja jarak jauh memiliki banyak keuntungan, tetapi masih ada beberapa kekurangan. Tanpa kemungkinan untuk melakukan interaksi tatap muka, hambatan untuk menjalin hubungan dan komunikasi dapat menjadi tantangan besar dalam hal offboarding jarak jauh.
“Kurangnya kedekatan fisik sangat penting untuk menerapkan proses offboarding yang bijaksana di mana komunikasi yang jelas adalah kunci untuk membangun kepercayaan dan menghindari kesalahpahaman pada saat karyawan keluar,” kata Camila Torres, HR Specialist di Globalization Partners.
Tujuan menentukan proses offboarding adalah menciptakan transisi yang mulus bagi karyawan dan melindungi perusahaan dari pelanggaran data dan risiko keamanan.
Faktor-faktor yang menentukan proses offboarding
Terdapat dua faktor yang menentukan langkah yang harus diambil dalam proses orientasi keluar: alasan keberangkatan dan posisi karyawan.
Alasan keberangkatan
Tergantung pada alasan keberangkatan, beberapa tahap proses mungkin menjadi lebih penting daripada yang lain. Itulah sebabnya proses offboarding perlu disesuaikan dengan kondisi masing-masing kasus. Ada empat alasan utama keberangkatan:
1. Pengunduran Diri
Penting bagi tim SDM untuk menentukan proses yang membantu mencegah penyimpangan yang tidak terduga dan memberikan cukup waktu untuk mengisi posisi yang kosong. Karyawan harus menerima panduan yang menetapkan persyaratan untuk memastikan keluar dengan mudah. Panduan ini dapat membuat periode pemberitahuan minimum, catatan serah terima, laporan, dan akses data yang diperlukan.
2. Tim SDM pensiun
harus merencanakan pensiun karyawan sebelumnya. Mereka harus memastikan kepatuhan terhadap skema pensiun dan menentukan pembayaran akhir kepada karyawan. Salah satu praktik terbaik untuk memastikan kepergian yang menyenangkan adalah memberi karyawan yang pensiun pesta perpisahan yang layak dan pengakuan dalam bentuk penghargaan, atau hadiah, terutama jika mereka telah bekerja untuk perusahaan sejak lama.
3. Layoff
Laying off karyawan sulit, tetapi terkadang tidak dapat dihindari. Dalam hal ini, yang terbaik adalah memperlakukan karyawan dengan rasa hormat dan empati dan menjelaskan mengapa dia dipecat.
4. Pemutusan Hubungan
Kerja adalah salah satu tugas SDM yang paling sulit, dan dalam kasus ini, proses offboarding harus direncanakan dengan cermat. Karyawan harus menerima pemberitahuan tertulis yang menyatakan fakta-fakta yang memotivasi pemecatan dan artikel hukum yang diandalkan perusahaan untuk mengambil keputusan ini guna menghindari masalah.
Harap diingat bahwa komponen kepatuhan penting seperti dokumen yang diperlukan dan masa percobaan berbeda-beda di setiap negara. Mengizinkan karyawan untuk mengucapkan selamat tinggal kepada rekan kerja mereka, memenuhi permintaan terakhir mereka, dan menunjukkan citra persatuan perusahaan di sepanjang proses adalah beberapa kunci untuk memastikan pemutusan hubungan kerja yang mulus.
Menurut Dias dan Torres, terlepas dari alasan keberangkatan, sangat penting bagi karyawan untuk merasa nyaman. SDM tidak boleh pernah melupakan bahwa mereka berurusan dengan manusia, jadi empati, komunikasi, dan solidaritas sangat penting, terutama ketika Anda berurusan dengan proses offboarding jarak jauh.
Penting juga untuk memastikan karyawan menerima semua pembayaran dan paket pesangon yang menjadi hak mereka. Perusahaan harus mengetahui bahwa undang-undang dan peraturan setempat mengenai paket pesangon dan pembayaran selama PHK berbeda-beda di setiap negara atau wilayah.
Jenis posisi
Langkah-langkah yang terlibat dalam proses offboarding juga bervariasi tergantung pada posisi yang dimiliki karyawan. Misalnya, memberhentikan karyawan akuntansi mungkin memerlukan pemeriksaan catatan keuangan sebelum keberangkatan mereka, sementara pemeriksaan keamanan mungkin diperlukan anggota TI untuk mencegah mereka membawa data sensitif bersama mereka.
Cara membuat proses offboarding jarak jauh yang efektif
tim SDM harus membuat proses offboarding yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan khusus perusahaan mereka. Proses ini akan sangat bergantung pada jenis kepergian, terutama apakah karyawan tersebut keluar secara sukarela atau tidak, serta hal-hal dasar seperti ukuran perusahaan.
Di lingkungan kerja jarak jauh, proses offboarding mengharuskan perusahaan untuk melakukan komunikasi dasar dalam pengaturan virtual, yang kemungkinan akan memerlukan langkah baru dan pertimbangan cermat. Berikut adalah beberapa kiat untuk memastikan bahwa proses offboarding jarak jauh dilakukan secara sah dan berhasil.
1. Menyusun rencana komunikasi
Proses keluar perusahaan dimulai saat tim SDM mengetahui tentang kepergian, tanpa memandang jika hal tersebut melibatkan pemutusan hubungan kerja atau pengunduran diri. Sangat penting untuk menyusun rencana komunikasi jarak jauh yang menguraikan cara anggota tim lainnya akan diberi tahu. Menetapkan saluran bersama untuk komunikasi dan menjadwalkan pertemuan dan panggilan video sebelumnya. Menurut Edwina Tan, Direktur Operasi Global APAC di Globalization Partners penting untuk memperhatikan nada yang digunakan dalam email dan percakapan dengan karyawan.
Rencana tersebut juga harus mempertimbangkan klien karyawan dan cara memberi tahu mereka dengan benar. Rencana komunikasi ini harus berisi informasi yang jelas tentang kepergian untuk menghindari kesalahpahaman.
2. Siapkan dokumen
Dokumen untuk offboarding karyawan jarak jauh tidak berbeda dengan proses keberangkatan tatap muka, kecuali harus dilakukan secara digital. Tim SDM harus mengumpulkan semua dokumentasi yang diperlukan untuk memastikan semuanya teratur dan dilaksanakan secara hukum. Penting untuk meninjau kontrak dan perjanjian pemeliharaan kerahasiaan untuk mengklarifikasi ketentuan keberangkatan dan menjawab pertanyaan. SDM juga harus menyiapkan dokumen terkait paket kompensasi, tunjangan, penggantian biaya, dan pajak. Semua dokumen ini dapat dibagikan melalui manajemen dokumen dan sistem tanda tangan digital untuk memastikan proses berjalan lancar dan aman.
3. Rencanakan proses transisi
Langkah terpenting pada titik ini dalam proses ini adalah membuat rencana untuk membuat transisi kerja dan tanggung jawab setelah keberangkatan karyawan jarak jauh tanpa hambatan. Rencana ini harus melibatkan check-in online rutin untuk meninjau status proyek, menetapkan kembali tugas yang telah dimulai oleh karyawan, dan menerapkan landasan sehingga karyawan baru dapat melanjutkan tugas yang diperlukan. SDM harus jelas dengan tim yang terpengaruh tentang seperti apa transisi ini dan di mana pekerjaan karyawan akan berakhir.
4. Jadwalkan sesi
transfer pengetahuan online Ini adalah salah satu bagian paling penting dari offboarding jarak jauh yang efektif untuk keberangkatan sukarela. Selama sesi transfer pengetahuan online, karyawan yang keluar berbagi informasi dengan rekan kerja atau bawahan langsung mereka, dan dengan karyawan baru, jika memungkinkan. Informasi ini harus mencakup catatan tanggung jawab dan tugas, status proyek, serta akses ke informasi, perangkat lunak, dan dokumen.
5. Memulihkan aset
perusahaan Jika perusahaan menyediakan peralatan dan aset kepada karyawan selama masa jabatannya, penting bahwa peralatan dan aset tersebut dikirimkan kembali ke perusahaan sebelum keberangkatan. Tim SDM harus membuat daftar periksa dan pengaturan digital untuk mengumpulkan aset ini dalam hari terakhir sebelum karyawan keluar. Daftar periksa ini dapat mencakup barang-barang seperti komputer, telepon seluler, kunci, lencana ID, dan kartu kredit perusahaan dan harus dikirim ke karyawan yang berangkat bersama dengan pengembalian surat properti perusahaan secara digital.
6. Hapus akun
pengguna Tuntutan kerja jarak jauh untuk berbagi informasi secara online. Oleh karena itu, karyawan memiliki akses ke alat internal seperti akun email, drive, basis data, dan sumber informasi sensitif. Memisahkan akses karyawan jarak jauh ke informasi ini dan memulihkan aset digital apa pun, termasuk kata sandi dan kode kunci, membantu mencegah pelanggaran keamanan. Tidak peduli seberapa baik hubungan pemberi kerja-karyawan, karyawan yang keluar tidak boleh memiliki akses ke informasi apa pun setelah mereka tidak lagi menjadi bagian dari tim.
7. Melakukan wawancara
keluar virtual Meskipun hanya berlaku untuk keberangkatan sukarela, wawancara keluar virtual adalah kunci untuk memastikan proses keluar yang berdampak. Tujuan dari wawancara ini adalah untuk mendapatkan umpan balik yang berharga mengenai pengalaman karyawan di dalam perusahaan. Ini akan menjadi kesempatan terakhir untuk memberikan kesan positif kepada karyawan sebelum keberangkatan mereka. Ini juga merupakan cara yang bagus untuk mengumpulkan informasi yang akan membantu departemen SDM membuat keputusan yang lebih baik di masa depan. Ambil kesempatan untuk mendapatkan wawasan tentang peran, cara mereka bekerja dari jarak jauh, dan pengalaman mereka secara keseluruhan.
Menciptakan proses offboarding jarak jauh yang efektif sama bermanfaatnya bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Namun demikian, sulit untuk mengatasi kompleksitas yang terlibat dalam kepergian karyawan, terutama ketika komunikasi langsung bukan merupakan pilihan.
Global Employment Platform berbasis AI Globalization Partners akan membantu Anda memastikan kepatuhan selama proses keluar karyawan internasional Anda.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang G-P Recruit, kunjungi situs web kami dan beri tahu kami bagaimana kami dapat membantu Anda menemukan talenta terbaik, di lokasi yang tepat, dengan biaya yang tepat.
