Guida alle assunzioni nel Regno Unito

Se desideri espandere la tua azienda e stabilire la tua presenza nel Regno Unito, devi comprendere le pratiche di assunzione del Regno Unito e i requisiti cui devi adempiere secondo la legge britannica. La nostra guida all’assunzione di dipendenti nel Regno Unito può aiutarti a guidarti attraverso il processo. Puoi anche semplificare notevolmente questo processo collaborando con i Globalization Partners.

Cosa sapere prima di assumere nel Regno Unito

Innanzitutto, è utile considerare alcuni aspetti del lavoro nel Regno Unito che potrebbero differire dal paese in cui opera la tua azienda. Diamo un’occhiata ad alcune delle cose chiave che dovresti sapere prima di iniziare il processo di assunzione con un lavoratore britannico.

1. Differenze culturali

Uno dei nostri consigli per le assunzioni nel Regno Unito è prestare attenzione alle possibili differenze culturali che possono avere un impatto sul processo di assunzione e sulle pratiche lavorative. Ogni volta che assumi un dipendente in un paese diverso, dovresti conoscere le norme culturali che potrebbero differire dal tuo paese. Le differenze salienti dipenderanno da dove ha sede la tua azienda.

Le società americane, ad esempio, potrebbero notare che i dipendenti britannici danno una priorità più alta alle pause e potrebbero non apparire come dipendenti diligenti ai loro datori di lavoro. Potrebbero anche notare che i lavoratori britannici gestiscono le questioni commerciali in modo più diretto. D’altra parte, potrebbero essere più reticenti a promuovere sé stessi di quanto lo sarebbero i lavoratori americani.

2. Tariffe del minimo salariale

È anche importante notare che il Regno Unito ha un minimo salariale nazionale (National Minimum Wage, NMW) e un salario di sussistenza nazionale (National Living Wage, NLW), che può influenzare ciò che paghi ai tuoi dipendenti britannici. Il minimo salariale nazionale differisce per fascia di età ed è più basso per i lavoratori considerati apprendisti. Il salario di sussistenza nazionale è una tariffa più alta di tutte le tariffe NMW e si applica a qualsiasi lavoratore al di sopra dei 25 anni.

Poiché queste tariffe salariali vengono aggiornate regolarmente, assicurati di essere consapevole delle tariffe attuali e quale di esse si applica a un potenziale dipendente in modo da non rischiare ripercussioni legali.

3. Ferie annuali minime

Il Regno Unito ha anche leggi relative alla quantità minima di ferie retribuite a cui hanno diritto i dipendenti. Attualmente, i datori di lavoro sono tenuti a offrire ai lavoratori britannici almeno 5,6 settimane di ferie retribuite. Ciò può includere festività pubbliche e di chiusura delle banche, di cui otto nel Regno Unito. Per qualcuno che lavora a tempo pieno, questo equivarrà a 28 giorni di ferie pagate.

I dipendenti non devono utilizzare tutte le ferie retribuite entro un anno, ma spetta al datore di lavoro decidere se i dipendenti possono riportare le ferie non utilizzate di anno in anno o se le ferie non utilizzate scadono alla fine dell’anno.

4. Indennità di malattia per legge

I dipendenti che guadagnano oltre un limite minimo hanno diritto all’Indennità di malattia per legge (Statutory Sick Pay, SSP) ai sensi della legge britannica. Invece di dover utilizzare le ferie annuali retribuite, i lavoratori che sono troppo malati per lavorare possono utilizzare la SSP dopo essere stati malati per quattro giorni. Devono fornire un certificato medico o qualche altra prova della loro malattia.

Per la maggior parte dei lavoratori, l’SSP è £95.85 una settimana e può essere raccolta  fino a 28 settimane. Paghi la SSP nello stesso modo in cui pagheresti il normale stipendio di un dipendente, trattenuta alla fonte e costi assicurativi.

5. Sistema di ritenuta alla fonte (Pay As You Earn)

Pay As You Earn (PAYE) è il sistema che ha istituito  HM Revenue and Customs (HMRC) per consentire ai datori di lavoro di deviare parte della busta paga di un dipendente al pagamento dell’assicurazione nazionale e dell’imposta sul reddito. Può includere anche altre detrazioni, ad esempio per i contributi pensionistici.

In sostanza, spetta ai datori di lavoro detrarre l’importo corretto dalle buste paga dei dipendenti, quindi assicurati di essere a conoscenza dei contributi assicurativi e fiscali appropriati, entrambi collegati ai guadagni di una persona.

6. Pensioni sul posto di lavoro

I lavoratori britannici di età compresa tra 22 e l’età pensionistica statale che guadagnano £10.000 o più all’anno e solitamente lavorano nel Regno Unito hanno legalmente diritto a un piano pensionistico fornito da te, il datore di lavoro. I dipendenti possono scegliere di rinunciarvi, ma devi dare loro l’opzione.

Il dipendente contribuisce alla pensione con una parte e il datore di lavoro contribuisce per il resto. Assicurati di offrire ai dipendenti britannici l’opportunità di iscriversi a un regime pensionistico che soddisfi i requisiti legali.

7. Orario di lavoro massimo

È anche utile sapere che la Gran Bretagna pone un limite alle ore per cui i datori di lavoro possono aspettarsi che i propri dipendenti lavorino, sebbene questo limite abbia delle eccezioni. In generale, i dipendenti possono lavorare una media di 48 ore per settimana al massimo, solitamente su una media generale di 17 settimane.

Tuttavia, i dipendenti possono scegliere di rinunciare a questa protezione se desiderano lavorare più ore. Il requisito è più rigoroso per i dipendenti di età inferiore a 18 anni. Questi possono lavorare solo 40 ore a settimana e non sono autorizzati a rinunciare a questo limite.

Il costo dell’assunzione di un dipendente nel Regno Unito

I nuovi dipendenti costano a un’azienda più del loro stipendio e dei benefit. Il processo di assunzione di nuovi dipendenti comporta sempre alcune spese, ma questi costi possono moltiplicarsi se ti espandi in un nuovo paese per la prima volta. Ecco alcuni possibili costi che puoi sostenere quando assumi un nuovo dipendente nel Regno Unito:

• Conduzione della ricerca: la ricerca di tutte le leggi e normative pertinenti per assicurarti di essere conforme e pronto ad assumere richiede tempo. Ciò significa che, se completi questa ricerca internamente, pagherai i tuoi dipendenti per svolgere questo lavoro che richiede tempo.
• Formazione di una filiale o una società sussidiaria: se devi formare una nuova filiale o società sussidiaria estera, anche questo comporta un costo. Tieni presente che la creazione di una società sussidiaria è notevolmente più costosa rispetto alla creazione di una filiale.
• Collaborazione con un’agenzia: un’agenzia di reclutamento può semplificare il processo di ricerca dei dipendenti giusti per il lavoro, ma questo servizio ha un costo. Può, tuttavia, essere la scelta più conveniente in alcuni casi.
• Pubblicare l’annuncio di lavoro: anche pubblicare l’annuncio di lavoro sulle bacheche di lavoro costa denaro, ma è intelligente pubblicare l’annuncio di lavoro su diverse bacheche popolari in modo da poter attrarre un buon pool di candidati. Assicurati di scegliere le bacheche di lavoro che sono popolari nel Regno Unito.
• Controlli legali: se devi condurre controlli dei precedenti personali, ciò si aggiungerà al costo di assunzione. Il controllo dei documenti di un candidato per assicurarsi che abbia il diritto legale di lavorare nel Regno Unito comporta un costo indiretto poiché richiede tempo.
• Tempo del comitato delle assunzioni: le altre attività che il comitato delle assunzioni svolge per reclutare e assumere dipendenti nel Regno Unito, come scrivere l’annuncio di lavoro, valutare le candidature e intervistare i candidati, costano tutti alla tua organizzazione in ore lavorative.
• Formazione: una volta assunto un nuovo dipendente, probabilmente avrai alcuni costi di formazione da considerare prima che il dipendente possa iniziare a svolgere un lavoro prezioso per la tua azienda. Se il tuo nuovo assunto stesse ricoprendo una nuova posizione, dovresti pianificare costi di formazione più elevati.

L’importo esatto che costerà alla tua azienda assumere un nuovo dipendente nel Regno Unito dipende da una varietà di fattori, ma è probabile che questo totale includa molti dei costi suindicati, quindi è consigliabile avere un quadro completo di quanto potresti aspettarti di spendere per ampliare il tuo personale.

Di cosa ha bisogno un’azienda per assumere dipendenti nel Regno Unito?

Se non lavori con un’organizzazione professionale del datore di lavoro (PEO) nel Regno Unito, come Globalization Partners, devi considerare un bel po’ di lavoro prima di poter iniziare il processo di assunzione. Dovrai disporre di quanto segue:

• Una filiale o una società sussidiaria: devi avere una filiale o una società sussidiaria situata in Gran Bretagna per espandere la tua azienda. Una società sussidiaria è un’entità legale indipendente dalla società madre, mentre una filiale è un ufficio, virtuale o fisico, della società madre.
• Assicurazione per la responsabilità civile dei datori di lavoro: è inoltre necessario disporre di una polizza assicurativa per la responsabilità civile dei datori di lavoro per coprire gli infortuni o le malattie professionali dei dipendenti. Questo è necessario anche se stai assumendo un solo dipendente e pagherai una multa per ogni giorno in cui non soddisfi questo requisito legale.
• Registrazione del datore di lavoro: devi registrarti presso HMRC come datore di lavoro prima del tuo primo giorno di paga, anche se sei il tuo unico dipendente. Tieni presente che potresti attendere fino a cinque giorni per ricevere il numero di riferimento PAYE del datore di lavoro necessario per assicurarti di pagare correttamente le imposte.

5 Passaggi per assumere dipendenti nel Regno Unito

Assumere qualcuno nel Regno Unito comporta una serie di passaggi, molti dei quali probabilmente coincidono con i passaggi dell’assunzione di dipendenti nel tuo paese d’origine. Tuttavia, questi passaggi possono comportare alcune considerazioni diverse quando assumi per la prima volta in Gran Bretagna. Ci sono cinque passaggi fondamentali per assumere nel Regno Unito.

1. Crea un annuncio di lavoro

Innanzitutto, crea un annuncio di lavoro che dettagli i requisiti e le mansioni del lavoro e le qualità, le abilità e le qualifiche che stai cercando in un dipendente. Devi anche includere dettagli importanti, come il luogo di lavoro, o specificare se il lavoro può essere svolto da remoto. Se hai bisogno di un dipendente multilingue per facilitare la comunicazione internazionale, includi anche questo requisito. Pubblica l’annuncio di lavoro su siti internet popolari contenenti annunci di lavoro dove i candidati del Regno Unito lo vedranno.

2. Vagliare i candidati

Puoi assumere un’agenzia di selezione del personale per gestire questo passaggio oppure puoi gestirlo internamente, con l’aiuto di un software o manualmente. Quando arrivano le candidature, dovrai valutarle per determinare quali candidati sono i più qualificati per la posizione lavorativa.

Quando valuti le candidature, tieni presente che i dipendenti britannici utilizzano un curriculum vitae (CV) per presentare domanda di lavoro piuttosto che una versione corta del curriculum, come la maggior parte dei datori di lavoro americani è abituata a ricevere. La differenza è che un CV è un documento più approfondito che include informazioni dettagliate sull’istruzione e l’esperienza lavorativa e può includere sezioni sugli interessi e le competenze di un candidato. Tieni inoltre presente che puoi aspettarti di vedere l’ortografia britannica su un CV britannico, che spesso differisce dall’ortografia inglese americana.

3. Condurre i colloqui

Una volta che hai un breve elenco dei candidati più qualificati, puoi condurre colloqui con questi candidati. Puoi scegliere di fare più di un colloquio per individuare i candidati ideali alla posizione lavorativa. Se stai stabilendo una presenza fisica in Gran Bretagna, puoi condurre colloqui presso il tuo ufficio locale. Se stai assumendo dipendenti da remoto nel Regno Unito, puoi condurre colloqui per telefono o tramite una videochiamata on-line.

Per i colloqui telefonici o attraverso videochiamata, ti consigliamo di prendere in considerazione la differenza di fuso orario. Il fuso orario nel Regno Unito è il British Summer Time (BST) durante l’ora legale e il Greenwich Mean Time (GMT) il resto dell’anno. Ad esempio, il Regno Unito è cinque ore avanti rispetto a New York negli Stati Uniti. Quindi, in questo caso, potrebbe essere necessario programmare i colloqui al mattino in modo che si svolgano comunque durante l’orario di lavoro per i candidati britannici.

4. Rimani in contatto e crea un contratto

Dopo aver condotto i colloqui e aver scelto i candidati migliori per ricoprire le tue nuove posizioni nel Regno Unito, è il momento di dare un riscontro a tali candidati. A questo punto, puoi discutere maggiori dettagli del lavoro, come lo stipendio, e offrire formalmente a questi candidati una posizione presso la tua azienda.

Devi anche creare un contratto di assunzione che includa i termini riguardanti:

• Condizioni di lavoro
• Diritti
• Responsabilità
• Mansioni

La stesura di questo contratto per iscritto fornisce una documentazione utile sia per te che per il tuo nuovo dipendente e diventerà particolarmente pertinente se dovessi mai sciogliere il contratto di lavoro poiché, per fare ciò nel Regno Unito, devi avere un motivo valido, che il tuo contratto di lavoro può aiutare a indicare.

5. Inserire il neoassunto

Infine, è il momento di inserire in azienda il tuo nuovo assunto. Ciò può comportare una buona quantità di burocrazia e di formazione prima che il dipendente inizi a svolgere le sue nuove mansioni lavorative. Quando assumi un membro del personale britannico, l’inserimento deve includere la conferma che il nuovo assunto ha il diritto legale di lavorare nel Regno Unito, se non lo hai già fatto. Ciò comporta un controllo online o fisico della documentazione di un cittadino.

Semplifica e accelera il processo con l’aiuto di Globalization Partners

Capire come assumere nel Regno Unito può essere complesso, ma lavorare con Globalization Partners può semplificare notevolmente il processo. Rendiamo facile per le aziende espandersi rapidamente in 187 paesi diversi, compreso il Regno Unito. Agiamo in qualità di Employer of Record, sfruttando la nostra competenza in materia di risorse umane e legale e la struttura esistente per gestire libro paga, benefit, imposte e altri aspetti logistici dei nuovi dipendenti.

Tu scegli i tuoi dipendenti, ma poi permetti a Globalization Partners di gestire il tuo nuovo assunto in modo pienamente conforme alla legge del Regno Unito, così puoi concentrarti sulla gestione della tua attività.

Se sei pronto per l’espansione internazionale nel Regno Unito o vuoi saperne di più, Contattaci oggi.