Sebbene la tecnologia abbia reso il telelavoro più accessibile che mai, la Covid-19 pandemia ha spinto le aziende in ambienti di lavoro remoto senza preavviso. Mentre le aziende si adattavano al panorama del lavoro da remoto, hanno scoperto di poter raggiungere persone in cerca di lavoro in tutto il mondo e raggiungere nuovi mercati con la loro missione.
Anche se lavorare in un team globale può portare diversi vantaggi per la tua azienda, comporta anche sfide di comunicazione. Senza la facilità e l’accessibilità dell’interazione in ufficio, la comunicazione virtuale richiede più struttura e cura rispetto a un luogo di lavoro fisico.
Se sei responsabile della guida dei team globali, hai bisogno del giusto approccio per promuovere la fiducia, facilitare l’organizzazione e incoraggiare la collaborazione tra i membri del team.
In che modo la pandemia ha influito sui team globali da remoto?
La Covid-19 pandemia ha portato a grandi cambiamenti in tutto il mondo e la presenza di lavoro da remoto è uno di questi. Mentre prima della pandemia esisteva il lavoro da remoto e affidarsi a team globali, la necessità di sicurezza e distanziamento sociale lo rendeva più comune che mai.
In uno studio Pew Research su adulti 5.800 statunitensi, solo il 20 per cento lavorava da casa prima della pandemia. Entro la fine del 2020, tale valore è salito al 71 percento. Anche se sempre più team tornano in ufficio nel 2021, molte aziende vogliono rendere il lavoro da remoto un dispositivo permanente. Il nostro studio sui dipendenti in tutti i 15 Paesi ha rivelato che il 63 % dei dipendenti lavora per un’azienda che prevede di lavorare da remoto a lungo termine.
La crescente presenza di lavoro da remoto è solo uno degli effetti degni di nota della pandemia. Gli stili di vita delle persone continuano a cambiare per il bene della loro carriera. Il nostro studio ha rivelato che il 22 % dei lavoratori si è trasferito a livello locale o sta pianificando di farlo e il 17 % si è trasferito a livello internazionale o intende farlo.
Mentre i dipendenti si trasferiscono in nuove sedi e adottano lo stile di vita del lavoro da remoto, il nostro studio ha dimostrato che il 48 % si sente più felice rispetto a prima della pandemia. I team globali remoti sono diventati comuni nel mondo professionale e imparare a gestirli è essenziale per aiutare i tuoi dipendenti a prosperare ovunque si trovino.
Quali sfide devono affrontare i team globali?
Lavorare in un team globale comporta molti vantaggi, come produttività massimizzata, struttura flessibile e un pool di talenti più ampio per le tue assunzioni. Anche se questi vantaggi possono essere il motivo per cui la tua azienda opta per una forza lavoro remota, dovrai comunque affrontare le sfide di avere un team diffuso in diversi Paesi.
1. Logistica
La logistica dei team remoti globali coinvolge i piccoli dettagli che rendono funzionale la tua organizzazione. Un buon esempio di sfida logistica è la centralizzazione delle informazioni. Fortunatamente, il software basato sul cloud semplifica l'accesso di ogni dipendente agli stessi file e strumenti. Tuttavia, è essenziale assicurarsi che questo software sia accessibile ai lavoratori ovunque si trovino.
Altri problemi logistici possono includere il trasferimento dei dipendenti e le sfide che derivano dalle nuove leggi sul lavoro, dall’orario di lavoro e da potenziali problemi di connettività con segnali Internet scadenti. Quando si considera il lato logistico dei team remoti, è fondamentale rimanere resilienti attraverso le fasi di transizione.
2. Cultura del luogo di lavoro
Tra gli ostacoli più significativi nei team remoti vi è la creazione di una cultura del posto di lavoro. Quando guidi il tuo team di persona, è più facile creare relazioni professionali con i tuoi dipendenti e creare uno spazio in cui le persone si sentano a proprio agio a lavorare. I team remoti rappresentano una nuova sfida: la mancanza di spazio fisico condiviso.
In che modo i datori di lavoro dei team remoti possono creare un ambiente di fiducia che facilita il feedback? Se i lavoratori non ritengono di potersi fidare dei loro team, hanno meno probabilità di avviare discussioni e lavorare insieme per risolvere i problemi. Questo processo è essenziale per qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore, ma la distanza fisica può ostacolare.
Oltre alle sfide della distanza fisica nella cultura del posto di lavoro, i team remoti globali presentano anche diversità e differenze culturali che possono essere difficili da affrontare dal tuo ufficio a casa. Colmare il divario tra culture diverse e creare un ambiente di cui tutti possano godere è fondamentale.
La buona notizia è che la diversità e le differenze ambientali possono migliorare le prestazioni dei compiti sul lavoro. Prospettive diverse supportano il processo decisionale, la creatività e la risoluzione dei problemi. Se puoi creare una cultura in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere i loro pensieri, indipendentemente dal loro background, puoi sviluppare un team da remoto efficace a lungo termine.
3. Comunicazione
La comunicazione è strettamente legata alla cultura del luogo di lavoro. Dopo aver promosso una cultura che facilita la comunicazione, come la fai accadere? I team remoti devono affrontare la sfida di trovare metodi di comunicazione efficienti e preziosi in base alle esigenze del progetto.
Identificare fattori come quando è necessaria la comunicazione e quali strumenti devono essere utilizzati può essere complesso. A seconda della natura del tuo lavoro, alcuni reparti potrebbero richiedere più comunicazione di altri. Oltre a mantenere i membri del team connessi tra loro per la collaborazione, può essere difficile sapere su quali progetti stanno lavorando i tuoi dipendenti e quando. Ricevere aggiornamenti sui progressi e sui completamenti può essere meno comune nei team remoti, a meno che non si tratti di includerli nel flusso di lavoro.
I team globali leader presentano anche barriere linguistiche che la forza lavoro remota locale in genere non deve affrontare. Se i tuoi dipendenti parlano più lingue, la tua scelta di strumenti di comunicazione è ancora più critica. Quando organizzi il tuo team da remoto, prenderti del tempo per considerare le tue esigenze di comunicazione specifiche può influire significativamente sul tuo successo.
Best practice per la gestione dei team globali
La gestione di un team internazionale richiede organizzazione e coerenza. Sfruttando gli strumenti a tua disposizione e facilitando la collaborazione tra i tuoi dipendenti, puoi creare una forza lavoro remota efficace. Le best practice per guidare team globali sono strettamente legate al sistema e alla struttura della tua attività.
1. Essere consapevoli delle leggi sul lavoro
Tra conformità legale, benefit e requisiti di libro paga, le leggi sul lavoro svolgeranno sempre un ruolo nel modo in cui gestisci la tua attività. Lavorare con team globali significa affrontare varie leggi sul lavoro. Che la tua azienda operi in due Paesi o 20, assicurati di sapere di cosa ha bisogno ogni dipendente in base alla legislazione.
Le differenze comuni da ricercare tra i vari Paesi includono i giorni di ferie richiesti, il salario minimo, i contributi previdenziali e il congedo per maternità. Alcuni Paesi richiedono anche vantaggi come bonus per il tredicesimo mese e festività pubbliche pagate. I vostri team finanziari, delle risorse umane e legali devono prepararsi a queste possibili differenze ricercando le leggi sul lavoro e mantenendo un sistema organizzato che separi i dipendenti nei loro paesi.
2. Sfruttare la tecnologia
La comunicazione nei team globali è essenziale e sfruttare la tecnologia è il modo migliore per raggiungerla. Puoi trovare diversi strumenti di collaborazione per supportare il tuo team globale remoto. È solo una questione di trovare quello giusto per la tua forza lavoro. Quasi 80 il percento dei lavoratori si affida ora a strumenti di collaborazione per il lavoro, che rappresentano un aumento 44 percentuale dall’inizio della pandemia. Trovane alcune che rappresentino le tue esigenze e rispettale.
Oltre a facilitare la comunicazione, gli strumenti di collaborazione supportano il consolidamento delle informazioni, una sfida logistica primaria per i team remoti. La tecnologia basata sul cloud rende i tuoi documenti e file vitali accessibili da qualsiasi computer e spesso dispone di funzionalità di sicurezza intensive per proteggere i dati sensibili.
Due fattori da considerare quando si sfrutta la tecnologia sono il numero di strumenti scelti e quanto questi strumenti siano accessibili al proprio team. Avere troppi strumenti può essere travolgente e interrompere il processo di collaborazione. Trovarne alcune che rappresentino le vostre esigenze sarà il più efficace. Volete anche assicurarvi che i vostri strumenti abbiano una comunicazione bidirezionale. La tecnologia non è preziosa per il tuo team se non facilita la conversazione tra i lavoratori.
3. Organizza riunioni virtuali
Anche se e-mail, piattaforme di messaggistica e thread di progetto sono strumenti di comunicazione preziosi, alcune conversazioni richiedono una riunione. Organizzare riunioni virtuali regolari per tenere il passo con i tuoi lavoratori e conoscere i loro progressi è un modo semplice per tenere traccia dei tuoi obiettivi.
È possibile scegliere di tenere riunioni di gruppo con interi reparti di volta in volta. Anche le riunioni individuali sono utili. Queste riunioni stabiliscono la responsabilità con le persone e aiutano a costruire relazioni professionali che contribuiscono alla cultura del luogo di lavoro. Il tempo di riunione individuale ti offre anche lo spazio per condividere feedback significativi ed elogiare le persone per il loro duro lavoro.
Creare un programma regolare per riunioni di gruppo e individuali è un modo eccellente per rimanere in contatto. Che tu scelga riunioni settimanali o mensili, sono una tecnica di gestione utile da includere nella tua infrastruttura remota.
4. Fusi orari di conferma
Lavorare in un team globale implica probabilmente diversi fusi orari e devi trovare un modo per navigare tra di essi. Incoraggiare i dipendenti a utilizzare orologi internazionali sui loro desktop può tenerli informati sui fusi orari dei membri del loro team.
Durante la pianificazione delle riunioni, è meglio evitare di utilizzare tutte le ore di sovrapposizione tra i fusi orari dei dipendenti. Allontanare questo tempo limiterà la collaborazione tra i lavoratori al di fuori degli orari di riunione.
5. Incoraggiare la partecipazione
Assicurati che ogni membro del tuo team si senta a proprio agio nell’utilizzare i tuoi strumenti e processi di collaborazione. Tutti meritano una voce nella vostra forza lavoro remota e nessuno dovrebbe sentirsi incapace di parlare. Le persone che si collegano quotidianamente con i membri del proprio team si sentono più coinvolte nel proprio lavoro rispetto a quelle che non lo fanno.
Suggerimenti di comunicazione per i manager dei team globali
Dal punto di vista delle risorse umane, la comunicazione riguarda la connessione con il tuo team e la creazione di uno spazio in cui i dipendenti possano prosperare. I processi e la struttura sono spesso semplici, ma costruire la fiducia è più sfumato. Anche se non sarai in grado di assistere il tuo team di persona, puoi compensarlo in alcuni modi.
1. Renditi disponibile
In qualità di manager, devi essere disponibile per i tuoi dipendenti in modo che possano iniziare le conversazioni con facilità. Una forza lavoro remota non ha la comodità di un ufficio nelle vicinanze in cui può cadere, ma puoi imitarne uno. Imposta le ore in cui sei disponibile, assicurandoti che si tratti di più fusi orari per mantenere l’accessibilità per ogni dipendente.
La disponibilità dipende anche dagli strumenti utilizzati per la comunicazione. È meglio sfruttare più canali per questo scopo. Assicurati che i dipendenti sappiano che sei disponibile via e-mail, video chat e telefono in modo che possano contattarti nel momento in cui ne hanno bisogno.
2. Riconoscere il valore del dipendente
Lavorare al di fuori di un ufficio può portare a un senso di disconnessione, ma prendersi del tempo per riconoscere il valore dei lavoratori può aiutare. Quando i dipendenti si sentono importanti per un’azienda e per la sua missione, sono più propensi a contribuire e a impegnarsi nel lavoro.
Puoi utilizzare riunioni individuali per lodare gli sforzi dei tuoi lavoratori. Puoi anche inviare piccoli regali, offrire premi per i benchmark e creare un fondo di riconoscimento che consenta ai dipendenti di festeggiarsi a vicenda. Tutti questi approcci possono aumentare il morale, migliorare la cultura del luogo di lavoro e incoraggiare la comunicazione tra i dipendenti.
3. Educare se stessi sulle dogane e la cultura locali
Ogni Paese avrà usanze e culture diverse e dovresti fare un punto per comprenderle. Gli stili di lavoro e le percezioni della gerarchia del luogo di lavoro sono diversi in tutto il mondo. Dovresti anche considerare argomenti sensibili tra dipendenti specifici e percezioni di cortesia in una particolare regione.
Conoscere le culture dei tuoi dipendenti può farli sentire più preziosi e può rendere le tue comunicazioni più efficaci. Iniziare le conversazioni con i tuoi lavoratori internazionali su queste differenze dimostra che rispetti le loro prospettive e ti preoccupi del loro comfort.
4. Seguire standard coerenti
Stabilire standard coerenti tra i canali di comunicazione e altri aspetti della tua attività può offrire chiarezza al tuo team. Durante la pandemia, il 74 % degli americani che lavorano ha affermato che i valori organizzativi della propria azienda hanno contribuito a guidarli. La definizione di standard fornirà un senso di struttura tra le incertezze, specialmente per i lavoratori remoti che potrebbero non essere in grado di raggiungere immediatamente la dirigenza.
Gli standard impostati dipendono dal flusso di lavoro. Ad esempio, se un dipendente ha una domanda sul progetto su cui sta lavorando, deve inviarti un’e-mail o chiamarti? Esiste una piattaforma diversa da utilizzare? Quando qualcosa va storto, come dovrebbero reagire i dipendenti?
La creazione di questi standard di comunicazione elimina l’incertezza e rende il tuo team più efficiente.
5. Pianifica esercizi di team building
Creare un senso di cameratismo tra una forza lavoro remota può sembrare impegnativo, ma puoi sfruttare alcuni metodi per creare fiducia e incoraggiare la comunicazione tra i tuoi dipendenti. Ad esempio, la creazione di una sala riunioni virtuale su una piattaforma di video chat può dare ai dipendenti la possibilità di chattare durante il pranzo.
I potenziali esercizi di team-building includono happy hour virtuali e serate di gioco. Incoraggiare la socializzazione all’interno del tuo team durante le ore non lavorative rende più facile per i dipendenti interagire sul lavoro. Puoi anche creare workshop o lezioni di sviluppo professionale a cui i tuoi lavoratori possono partecipare online. Possono interagire in un ambiente più informale imparando al contempo nuove competenze per il lavoro.
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Perfezionare la comunicazione nei team globali può essere impegnativo, ma la struttura e l’approccio giusti possono dare ai membri del team da remoto il supporto di cui hanno bisogno per avere successo.
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