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Tuttavia, lavorare con dipendenti internazionali può anche significare che la tua azienda è responsabile della trattenuta di tutte le imposte pertinenti richieste dalle leggi fiscali di ciascun Paese straniero in un anno solare. Poiché le aliquote dell’imposta sul reddito variano a seconda del Paese di residenza del dipendente, le aziende negli Stati Uniti che compilano un modulo W-8BEN per le assunzioni internazionali possono trovare difficile il processo se non sono preparate.
Che cos’è un modulo W-8BEN?
Un modulo W-8BEN è un modulo fiscale dell’Internal Revenue Service (IRS) utilizzato dai residenti fiscali non statunitensi o dagli alieni non residenti per certificare il loro stato estero e garantire che venga applicato il corretto tasso di ritenuta al reddito da fonti statunitensi. Il modulo W-8BEN sta per Certificato di stato estero del titolare effettivo per la ritenuta fiscale e la rendicontazione degli Stati Uniti (individui).
I residenti fiscali non statunitensi, compresi i dipendenti e gli appaltatori globali, che forniscono servizi alle aziende statunitensi sono generalmente tenuti a compilare il Modulo W-8BEN e a inviarlo all’azienda che assume.
A cosa serve il modulo W-8BEN?
Per le aziende che assumono a livello internazionale, il modulo W-8BEN verifica lo stato estero di un individuo e determina la sua idoneità per esenzioni fiscali o trattenute ridotte ai sensi di un trattato fiscale. Identifica anche le persone soggette a un’imposta del 30% su diversi tipi di reddito provenienti dagli Stati Uniti, compresi i pagamenti fissi e periodici (FDAP), come:
- Interesse.
- Royalty.
- Annuità.
- Noleggia.
- Premi.
- Compenso per i servizi.
- Sostituire i pagamenti, se applicabile.
Lo scopo dei moduli W-8BEN è determinare se le persone sono legalmente considerate persone statunitensi, residenti o cittadini, e stabilire la proprietà del reddito cui si fa riferimento nel modulo. Il modulo W-8BEN consente inoltre alle persone provenienti da Paesi al di fuori degli Stati Uniti con trattati fiscali di richiedere tassi di ritenuta ridotti sul reddito proveniente dagli Stati Uniti.
Cosa sono i trattati fiscali?
Un trattato fiscale è un accordo tra due Paesi che determina come il reddito guadagnato dai residenti di un Paese sia tassato dall’altro Paese. Secondo il sito web dell’IRS, se un Paese ha un trattato fiscale con gli Stati Uniti, i residenti di quel Paese possono avere diritto a riduzioni o esenzioni fiscali sul reddito guadagnato negli Stati Uniti.
Ad esempio, poiché il Canada e gli Stati Uniti hanno un trattato fiscale, se un’azienda statunitense assume un dipendente in Canada, può richiedere benefit come straniero non residente (non-resident alien, NRA) al momento dell’applicazione delle tasse. Le persone che vivono in Paesi senza un trattato fiscale sono tenute a pagare l’imposta sul reddito alle aliquote standard, senza riduzioni.
I trattati fiscali sul reddito non si applicano alle situazioni di doppia residenza, quando le persone sono legalmente residenti in più di un Paese. Tuttavia, i residenti doppi possono ancora avere diritto a ricevere alcuni benefici del trattato fiscale, a seconda della loro sede.
Paesi con un trattato fiscale con gli Stati Uniti |
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I trattati fiscali possono cambiare nel tempo. Per i datori di lavoro che assumono a livello internazionale, è fondamentale rimanere informati sulle leggi in evoluzione nel loro Paese target. Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale come G-P Gia™, il consulente globale per la conformità delle risorse umane basato sull'intelligenza artificiale di G-P, possono fornire una guida esperta sul diritto del lavoro globale in 50 Paesi e in tutti i 50 Stati degli Stati Uniti, riducendo i costi e i tempi di conformità fino al 95%.
Chi fornisce il modulo W-8BEN?
I dipendenti internazionali e gli appaltatori globali devono fornire il Modulo W-8BEN ai propri datori di lavoro statunitensi, di solito durante il processo di onboarding. Secondo l’Internal Revenue Service (IRS), i dipendenti devono fornire il Modulo W-8BEN al sostituto d’imposta o al pagatore se sono stranieri non residenti che sono i beneficiari effettivi di un importo soggetto a ritenuta.
Devono presentare il Modulo W-8 BEN quando richiesto dal sostituto d’imposta, indipendentemente dal fatto che stiano rivendicando o meno un tasso ridotto di, o un’esenzione da, trattenute. Ad esempio, un W8BEN può essere completato e fornito al sostituto d’imposta o all’amministratore azionario del concedente.
Le aziende devono raccogliere e verificare l’accuratezza e la legittimità dei moduli che ricevono. Tuttavia, il modulo W-8 può ancora essere valido anche con errori minori. Ad esempio, se la data manca dalla firma, il datore di lavoro può aggiungere la data alla ricezione e considerarla valida da quel momento in poi.
Chi deve compilare il modulo W-8BEN?
Il modulo W-8BEN viene generalmente compilato da alieni non residenti (NRA). Le aziende che assumono a livello internazionale devono ricevere questo modulo da dipendenti internazionali o appaltatori globali se soddisfano uno qualsiasi dei seguenti criteri:
- Sono cittadini o residenti non statunitensi (NRA).
- Lavorano per una società statunitense o guadagnano reddito proveniente dagli Stati Uniti.
- Richiedono benefici ai trattati fiscali o una ritenuta ridotta.
- Guadagnano reddito fisso o periodico dagli Stati Uniti.
Chi è responsabile della trattenuta dell’imposta sul reddito?
Le società che pagano il reddito a residenti fiscali non statunitensi, noti come ritenute alla fonte statunitensi, sono responsabili delle ritenute alla fonte prima di pagare l’individuo. La mancata corretta sospensione può comportare sanzioni o multe per mancata conformità. Se sono coinvolti più agenti trattenute, l’imposta deve essere trattenuta una sola volta dai proprietari del reddito.
Se il datore di lavoro sta trattenendo l’imposta sul reddito per conto dell’individuo, non inviare il modulo all’IRS al momento della ricezione. Al contrario, devono conservare in modo sicuro il modulo nei propri archivi per il tempo necessario a determinare la propria responsabilità.
Come compilare il modulo W-8BEN
Quando si compila il modulo W-8BEN, le istruzioni sono semplici e incluse nel modulo stesso. Per compilare il modulo, il dipendente internazionale o l’appaltatore globale deve includere le seguenti informazioni:
- Il loro nome legale
- La loro data di nascita, scritta nel formato mm-gg-aaaa
- Il loro Paese di cittadinanza
- Il loro indirizzo di residenza permanente nel Paese di residenza dell’azienda
- Il loro indirizzo postale, se diverso dall’indirizzo permanente dell’azienda
- Il loro numero di previdenza sociale (SSN) o il numero di identificazione fiscale individuale (ITIN), compreso il loro TIN internazionale, se applicabile
- Il nome del Paese di residenza ai fini dell’imposta sul reddito di tale Paese, se applicabile
- Tutte le informazioni finanziarie pertinenti, compresi i redditi e gli importi di pagamento precedenti dalle dichiarazioni dei redditi precedenti.
Ci sono altri moduli W-8?
Sì, l’IRS ha diversi moduli W-8, ciascuno applicabile a diversi tipi di scenari di ritenuta fiscale non statunitensi. Oltre al W-8BEN, l’altra documentazione fiscale pertinente include:
- Modulo W-8BEN-E per entità non statunitensi o internazionali, invece che per individui.
- Modulo W-8IMY per individui o entità che ricevono pagamenti trattenuti da un residente o cittadino non statunitense o entità flow-through.
- Modulo W-8EXP per i beneficiari effettivi che desiderano richiedere una riduzione o un’esenzione fiscale applicabile, compresi i governi non statunitensi e le organizzazioni esenti da imposte.
- Modulo W-8ECI per individui o entità che richiedono l’esenzione dalla ritenuta sul reddito effettivamente connesso alla conduzione di un’attività commerciale o commerciale negli Stati Uniti, compresi quelli che guadagnano reddito da attività commerciali statunitensi.
Moduli W-8 vs. Moduli W-9: qual è la differenza?
Mentre i moduli W-8 si applicano ai residenti o ai cittadini fiscali non statunitensi e alle entità che guadagnano reddito con sede negli Stati Uniti, i moduli W-9 si applicano ad aziende, appaltatori ed entità simili che operano ai sensi della legge statunitense, compresi i cittadini e i residenti statunitensi. Questi moduli sono considerati invii di moduli informativi e non scadono come W-8 moduli.
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QUESTO CONTENUTO È A SCOPO PURAMENTE INFORMATIVO E NON COSTITUISCE CONSIGLI DI TIPO LEGALE O FISCALE. G-P non offre consulenza o supporto per l’elaborazione o la gestione dei moduli W-8BEN. È sempre bene rivolgersi al proprio legale e/o consulente fiscale. Le informazioni sono di carattere generale e non commisurate a un’azienda o forza lavoro specifica; inoltre, non riflettono l’erogazione di prodotti G-P in una data giurisdizione. G-P non rilascia dichiarazioni o garanzie riguardo la precisione, completezza o tempestività di queste informazioni, e declina ogni responsabilità ascrivibile o correlata a esse, comprese eventuali perdite causate all’uso o al fare affidamento sulle informazioni.
