섬나라 일본은 미국의 캘리포니아 주보다 작지만, 미국과 중국에 이은 세계 3위의 경제 강국입니다. 일본으로 사업을 확장하고 현지 직원 채용을 고려해야 할 많은 이유가 있습니다. 일본에 진출하는 외국 기업들은 특유의 난관에 부딪히기도 하지만, 성공 잠재력도 큽니다.
일본 현지 직원 채용 가이드를 통해 자격을 갖춘 적임자를 채용하고 성공적인 현지 진출에 필요한 모든 절차를 확인할 수 있습니다.
일본에서 채용을 진행하기 전에 알아야 할 사항
일본 현지 직원을 채용할 때 가장 중요한 팁은 일본 특유의 특성과 문화를 조사해야 한다는 것입니다. 일본에서 채용을 시작하기 전에 알아야 할 몇 가지 중요한 사항에 대해 살펴보겠습니다.
1. 노동력 부족
일본 진출을 계획하고 있다면 일본 현지에서 입사 후보자를 유치하기가 매우 힘든 환경임을 반드시 고려해야 합니다. 일본은 고령화와 출산율 감소로 인해 심각한 노동력 부족을 겪고 있습니다. 이로 인해 근로자는 최고의 고용 안정성을 보장받는 데 익숙해져 있으며, 구직 활동을 할 때 여러 회사에서 채용 제의를 받습니다. 더욱이 일본 현지 직원들은 외국계 기업, 특히 신생 기업보다 오래된 잘 알려진 일본 회사에서 근무하는 것을 선호합니다.
물론, 이러한 이유 때문에 일본 진출을 포기해야 하다는 것은 아닙니다. 이러한 난관들을 충분히 파악하여 효과적인 전략을 세워야 합니다. 본국의 채용 관행과 비교했을 때 가장 큰 차이점은 일본에서는 채용을 할 때 입사 후보자들이 자신을 소개하고 어필하는 대신, 회사가 관심있는 후보자를 대상으로 회사의 매력을 어필해야 한다는 것입니다.
2. 근로계약서 및 취업 규칙
신규 채용 시에는 취업규칙 및 조건(급여, 근무시간, 근무지 정보 등)을 서면으로 명시해야 합니다. 일본 법에 따르면 직원 10인 이상 사업자는 취업 규칙을 마련하여 현지 근로기준감독청에 제출해야 합니다.
취업 규칙에는 급여, 근무시간, 휴일, 회사 규칙, 규칙 위반 시 처리 절차 등 직원들이 알고 있어야 하는 근무 조건을 상세히 명시해야 합니다. 근로기준감독청에 취업 규칙에 필요한 모든 정보가 포함되어 있으며, 관련 법률을 준수하는지 지원을 요청할 수 있습니다. 근로기준감독청 담당자가 안전한 근무 조건을 갖추고 있는지 확인하기 위해 사업장을 점검할 수 있습니다.
3. 주간 근로시간 및 최저 임금법
일본의 평균 주간 근로시간은 40시간이며, 일일 8시간입니다. 상황에 따라 44시간까지 늘어날 수 있습니다. 일본 정부는 과로 문제를 매우 심각하게 받아들이고 있으며, 고용주가 근로자에게 초과 근무를 요구하기 위해서는 사전에 근로기준감독청에 노사 협약을 제출해야 합니다. 초과 근무를 하거나 야간 또는 법정 휴무일에 일하는 직원은 초과 근무 수당을 받을 수 있으며, 통상적으로 정상 임금의25%에서 50%를 추가로 받습니다.
일본 정부에서 정한 최저 임금은 없지만. 대신 지역별, 업종별로 최저 임금이 별도로 정해져 있기 때문에 귀사에 적용되는 최저 임금 요건을 확인해야 합니다. 하지만 최고의 인재를 영입하기 위해서는 차별화된 급여와 복리후생을 제공해야 합니다.
4. 유급 휴가
일본 직원들은 한 회사에서 6개월 이상 근무하면 유급 휴가를 받을 수 있으며, 6개월이 되면 자동으로 10일의 연차 휴가가 생기게 됩니다. 첫 6개월이 지나면 이후 1년마다 하루씩 연차 휴가를 더 받을 수 있습니다. 따라서, 18개월 근무하면 11일 휴가를 받을 수 있습니다. 최소 요건은 20일로 제한되며, 이는 직원이 6.5년 이상 근무했을 때 받을 수 있습니다.
고용주는 원할 경우 직원들에게 법정 휴가보다 더 많은 유급 휴가를 제공할 수 있습니다. 많은 회사들이 공휴일에도 급여를 지급하고 있지만, 이는 법적 의무 사항은 아닙니다. 일본은 공휴일 수가 총 16일이어서, 공휴일에 급여는 지급하는 것은 단순히 유급 휴가 또는 무급 휴가를 사용하도록 허용하는 것보다 매력적인 혜택이 됩니다. 일본에서는 유급 병가는 의무 사항은 아닙니다.
5. 세금 및 사회보장
일본에서는 고용주가 근로자의 소득세를 급여에서 원천징수해야 하는데, 이 세율은 근로자들의 소득에 따라 다릅니다. 고용주는 또한 급여의 일부를 원천징수하여 사회 보험(Shakai Hoken)으로 납부해야 합니다. 고용주는 근로자의 사회 보험료 50%를 부담해야 합니다. 일본의 사회 보장, 즉 사회 보험은 건강보험, 근로자 보상, 실업 보험 및 연금 등으로 구성됩니다.
사회 보장에 공공 건강보험이 포함되기 때문에 고용주는 민간 보험을 제공하지 않아도 됩니다. 그러나 , 고용주는 직원에게 연간 신체검사 및 검진을 제공해야 합니다. 직원 수 50인 이상 모든 사업자는 의무적으로 업종이나 업태에 관계없이 정기적으로 스트레스 검사를 실시해야 합니다.
일본에서 직원 채용에 드는 비용
어떤 경우이든 채용 절차를 진행하는 데 많은 비용이 들 수 있지만, 새로운 국가에서 현지 직원을 채용하는 경우에는 약간의 추가 비용을 예산으로 책정해야 합니다. 일본 현지 직원을 채용할 때 다음과 같은 비용이 들 수 있습니다:
- 연구: 일본 취업 시장은 귀하와 매우 다를 가능성이 높고, 일본에는 자체 고용법이 있기 때문에, 일본으로의 확장이 귀사에 올바른 방향인지 확인하고 모든 관련 적법성을 이해하기 위해 연구를 수행해야 합니다.
- 법률 지원: 법률 준수에 도움을 주고 문제를 피하기 위해 책을 참조할 수 있도록 변호사를 고용할 수도 있습니다.
- 채용 위원회: 회사 구성원으로 구성된 채용 위원회를 통해 채용을 처리할 수 있습니다. 채용 과정에서 채용 위원회 담당자들의 인건비도 총 비용 중 상당 부분을 차지할 수 있습니다.
- 출장: 귀하 또는 귀하의 채용 위원회가 일본에 입사하거나 새로운 사무소를 설립하기 위해 출장을 가야 하는 경우, 출장 비용을 고려해야 합니다.
- 채용 대행사: 일본에서 채용하는 것은 외국 기업에 심각한 도전 과제가 되기 때문에 채용 대행사와 협력하는 것은 인기 있는 결정입니다. 하지만 일본의 채용 담당자들은 다른 국가의 채용 대행사보다 수수료가 더 높은 편입니다. 다른 국가의 경우 보통 30% 또는 35%를 수수료로 지급하는 반면, 일본은 목표 연봉의20% 또는 25%를 요구할 수 있습니다.
- 구인 광고: 온라인이나 인쇄물로 구인 광고를 하면 채용 비용이 추가될 수 있습니다. 물론, 무료로 게시할 수 있는 사이트도 있습니다.
번역사: 서면 및 면접을 통해 일본 구직자와 의사소통하는 데 도움이 되는 번역사를 고용해야 할 수 있습니다. - 선별 검사: 선별 검사도 비용을 추가할 수 있습니다. 일본은 범죄자 신원조회를 허용하지 않지만, 입사 후보자의 출입국 기록과 같은 다른 형태의 사전고용심사는 허용됩니다.
일본 현지 직원을 채용할 때 무엇을 준비해야 할까요?
고용전문회사(PEO)를 통해 일본 현지 직원을 채용하는 경우 바로 채용을 진행할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 일본에서 법적 고용주로서 자격을 갖추기 위해 몇 가지 사항들이 먼저 준비되어 있어야 합니다. 지사 또는 자회사를 설립해야 합니다. 많은 외국 기업들이 가장 선호하는 방식은 주식회사(Kabushiki-Kaisha)입니다.
일본에서 사람을 고용하려면 먼저 다음 사항을 갖추어야 합니다:
- 직원 급여에서 원천징수세 납부를 위한 세무 등기
- 일본 연금공단 등록
- 실업 보험을 위한 고용 지원 센터 등록
- 근로기준감독청에 근로자 산재보험 가입
- 일본 은행 계좌
EOR은 일본 현지 직원을 위한 기록상 고용주로서 이러한 모든 업무를 대행합니다. EOR은 일본에 있는 고용주로서 기존의 법적 설립과 일본 고용법에 대한 전문 지식을 통해 신입 사원을 급여에 신속하게 추가할 수 있으며, 귀하를 위한 프로세스를 신속하게 처리하고 단순화할 수 있습니다.
일본의 채용 절차
채용할 준비를 마친 후에는 일본의 채용 방법에 대해 알아야 합니다. 기본 단계는 비슷하지만, 채용 절차 중 일부는 본국과 다를 수 있습니다.
1. 채용 공고
첫 번째 단계로 일본 구직자들에게 채용 공고를 알려야 합니다. 즉, 채용 공고를 만들고, 사람들에게 노출될 수 있도록 온라인에 게시해야 합니다. 일본인들은 일반적으로 일자리를 구하기 위해 소셜 네트워킹 사이트를 이용하지 않기 때문에 LinkedIn에 게시하면 많은 사람이 보지 못할 수 있습니다. 대신, 인기 있는 취업 게시판을 이용할 수 있습니다. 영어를 구사하는 직원만 모집할 계획이 아니라면 채용 공고는 일본어로 작성해야 합니다.
이러한 사이트들은 노출 효과는 물론 구직자들과 인맥을 쌓는 데도 도움이 될 수 있습니다. 일본에 연고가 있다면, 인맥을 활용해 일본에서 입사를 원하는 현지 직원을 찾을 수 있습니다. 일본의 구직자들은 채용 대행사의 취업 제의 전화나 온라인 공고보다 개인적인 추천을 더 중요하게 생각하는 경향이 있습니다.
그 밖에도 신소쓰(shinsotsu)라고 불리는 과정에 참여하는 방법이 있습니다. 취업 시장에 갓 진입한 졸업 예정자들을 모집하는 방식입니다. 졸업 예정자들은 계절 근로자만큼 전문적인 기술이나 업무 능력은 없지만 새로운 시각을 가지고 있고, 열정이 넘치며, 이론 지식이 풍부합니다.
2. 지원서 검토
지원서가 접수된 후에는 채용 위원회나 채용 대행사가 지원서를 검토해야 합니다. 지원자가 수십 명이 넘는 경우 이는 엄청난 시간과 자원이 필요한 일이 될 수 있습니다. 물론, 일본에서는 다른 국가에서 채용 공고를 낸 후 접수되는 지원서보다 훨씬 적을 수 있습니다. 일본 구직자 1명당 1.62개의 가용 일자리가 있기 때문에 일본 구직자들은 상당히 까다로울 수 있습니다.
따라서, 고용주들은 다른 국가에서와 마찬가지로 까다로운 기준으로 지원자를 심사할 수 없습니다. 지원서를 검토할 때 완벽한 후보자를 찾지 못할 수도 있지만, 신규 직원들이 팀에 잘 적응할 수 있도록 항상 교육을 제공해야 할 수 있습니다.
3. 입사 후보자 면접
채용을 진행 중인 직책에 가장 적격한 지원자를 대상으로 면접을 진행할 수 있습니다. 일본에서 원격 근무자를 채용하는 경우 가상 면접을 진행할 수 있으며, 이때 시차를 고려해야 합니다. 가령, 뉴욕시는 미국의 써머 타임제 시행 여부에 따라 도쿄보다 13시간 또는 14시간이 늦습니다.
4. 채용 제의 및 계약서 전달
회사에 입사를 희망하는 적합한 지원자를 찾았다면, 정식으로 채용을 제의해야 합니다. 아직 채용 제의를 전달하지 않은 경우, 제시하고자 하는 급여와 복지 혜택에 대해 설명합니다.
이 단계에서 취업 규칙을 전달하거나 신규 직원별로 근로계약서를 작성합니다. 모든 정보를 확인한 후 결정을 내릴 수 있도록 담당 업무, 보상, 기타 중요한 사항에 대해 합의해야 합니다.
5. 신규 직원 온보딩
마지막으로 신규 직원을 온보딩해야 합니다. 여러 기관에서 다양한 문서를 요구하며, 각 기관마다 정해진 마감 기한이 있습니다. 가령, 직원의 근무 시작일로부터 5일 이내에 연금 및 건강보험 양식을 제출해야 합니다. 기록상 고용주(EOR)와 제휴하면 모든 서류 업무 및 법률 규정 준수 업무를 위임할 수 있습니다. 일본에서 외국인을 고용하는 경우에는 공공 고용 서비스 센터에도 서류를 제출해야 합니다.
서류 작업 외에, 신입 직원에게 첫 주 일정을 알리고 새 직장을 시작하고 성공하는 데 필요한 모든 교육을 제공해야 합니다.
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