Hoe snel de overstap te maken naar telewerken

Volgens het United States Bureau of Labor Statistics kan 37 procent van de taken volledig op afstand worden uitgevoerd. Nu wordt verwacht dat 63 procent van de bedrijven in de nabije toekomst zal overstappen op telewerken. Nu de populariteit van werk buiten kantoor gestaag toeneemt, is het geen wonder dat zoveel  bedrijven overstappen op modellen voor telewerken.

Hoewel de overstap naar telewerken heeft geleid tot positieve resultaten voor bedrijven wereldwijd, gaat er meer om deze verandering met succes te implementeren dan het uitzenden van werknemers uit het kantoor. De overgang van thuiswerken vereist een uitgebreide voorbereiding en vraagt om het opstellen van beleid voor werken op afstand, strategieën voor het behoud van werknemers, trainingsprogramma's en meer.

De overstap naar telewerken hoeft geen uitdaging te zijn. Via deze uitgebreide handleiding leert u hoe u uw bedrijf snel kunt aanpassen aan de werkomstandigheden op afstand.

Waarom nu overstappen op werken op afstand?

Het begin van het nieuwe decennium leidde tot een ongekende verschuiving in de manier waarop bedrijven werken, en de afgelopen jaren zijn bijzonder waardevol gebleken voor het bevorderen van de overgang naar werken op afstand. In werkte 2020 ongeveer 71 procent van de werknemers  vanuit huis. Door deze snelle overgang hebben bedrijven en hun werknemers geleerd wat wel en niet werkt in de wereld van werken op afstand.
Hoewel “werk op afstand” veel wordt geassocieerd met thuiswerken, gaat het verder dan dit. Onderzoek heeft aangetoond dat 22 procent van de werknemers verhuisde naar verschillende steden terwijl ze voor hetzelfde bedrijf werkten, terwijl 17 procent verhuisde of van plan was om naar een ander land te verhuizen om voor dezelfde organisatie te werken. Door over te stappen op telewerken kunnen bedrijven werknemers inhuren in het hele land en zelfs in de hele wereld.

Andere inzichten die bedrijven hebben opgedaan bij de recente overgang naar werken op afstand, zijn onder meer het beeld van de kantooromgeving. Statistieken over werken op afstand geven aan dat 65 procent van de werknemers zei dat ze geen kantooromgeving nodig hadden om productief te blijven, integendeel. Vijfenzeventig procent van de mensen die vanuit huis werken gaf aan dat ze dit doen omdat er minder afleidingen zijn dan op kantoor.

De voordelen van overstappen op werken op afstand

Of u nu een thuiswerktransitie nastreeft als keuze of noodzaak, er zijn veel aspecten om te vieren. De overstap naar telewerken is gunstig gebleken voor zowel werkgevers als hun werknemers, wat resulteert in betere resultaten voor bedrijven als geheel.

1. Balans tussen werk en privéleven

Op de vraag welke aspecten van hun werk bijdragen aan een positieve werkervaring, vermeldde 50 procent van de telewerkers een goede balans tussen werk en privéleven als een primaire factor.

Werknemers die een goede balans tussen werk en privéleven ervaren, vertonen een  grotere gezondheid en welzijn, hogere werktevredenheid, grotere organisatorische vaardigheden, betere doelprestaties en verbeterd familiegeluk. Dit betekent betere werkprestaties, minder omzet en minder te laat komen en afwezigheden voor werkgevers.

2. Productiviteit

Onderzoek toont aan dat tot 40 procent van de telewerkers productiever is dan op kantoor. Deze verhoogde productiviteit is te danken aan minder afleidingen, meer comfort en nul woon-werkverkeer-gerelateerde stress. Hogere productiviteitscijfers leiden tot een grotere output voor bedrijven, wat resulteert in een hogere economische productie voor dezelfde hoeveelheid werk.

3. Kantoorruimte

Vanwege de toename van werken op afstand zullen leidinggevenden de komende jaren waarschijnlijk minder kantoorruimte nodig hebben en kunnen ze kantoorruimte consolideren in één eersteklas bedrijfslocatie. Deze lagere vastgoedkosten kunnen organisaties jaarlijks gemiddeld USD 11,000 per halftijdse forens besparen.

4. Toegang tot talent

Personen zoeken naar extraatjes zoals balans tussen werk en privéleven, werktevredenheid en flexibiliteit bij het zoeken naar de ideale carrière. Omdat thuiswerken deze voordelen heeft bewezen, is de kans groter dat bedrijven die mogelijkheden bieden om op afstand te werken toptalent aantrekken en behouden ten opzichte van bedrijven die dat niet doen.

Voorbereiden op de uitdagingen van werken op afstand

Hoewel bedrijven die overstappen op telewerken veel voordelen kunnen verwachten, zullen ze waarschijnlijk niet zonder uitdagingen zijn. Hoewel het ervaren van obstakels aan het begin van een aanzienlijke verandering volkomen normaal is, is het belangrijk om te weten op welke mogelijke obstakels u moet letten voordat u thuiswerkmogelijkheden nastreeft.

Enkele van de meest voorkomende uitdagingen bij het  overschakelen op werken op afstand zijn:

• Vertrouwen van de werkgever: omdat telewerken het element van persoonlijke interactie wegneemt, maken sommige leidinggevenden zich zorgen dat werknemers niet zo hard zullen werken als op kantoor.
• Informatiebeheer: sommige telewerkers ervaren problemen met het vinden van informatie en het openen van antwoorden op hun vragen buiten het kantoor.
• Communicatie: Het is gebruikelijk dat telewerkers moeite hebben om te communiceren met managers en collega's wanneer ze thuis werken. Sommige werknemers hebben zelfs het gevoel dat hun managers op afstand hun behoeften niet begrijpen of de ondersteuning of hulp bieden die nodig is om de klus te klaren.
• Onverschilligheid van werknemers: Het kan gemakkelijk zijn voor werknemers om thuis afleiding te ervaren die ze niet op de werkplek zouden ervaren, zoals thuis- en gezinsbehoeften. Deze onderbrekingen kunnen ertoe leiden dat personen niet betrokken raken bij hun werk.
• Geografische verschillen: Een van de grootste uitdagingen voor werken op afstand voor wereldwijde bedrijven is werken in verschillende tijdzones. Het internationaal hebben van werknemers kan planning en samenwerking moeilijker maken.

Het belang van een beleid voor werken op afstand

Een beleid voor werken op afstand is een reeks richtlijnen voor werknemers die zijn ontworpen om het thuiswerkproces te vergemakkelijken om een betere productiviteit en betrokkenheid te bevorderen. Een gedetailleerd en eenvoudig beleid voor werken op afstand geeft werknemers een duidelijker begrip van de verwachtingen van uw bedrijf om thuis te werken, terwijl de communicatie wordt gestroomlijnd, het onboardingproces wordt verbeterd en zelfs toptalent wordt aangetrokken.

Elk beleid voor werken op afstand moet de volgende informatie bevatten voor de beste resultaten:

1. Prestatieverwachtingen

Het is essentieel dat uw werknemers weten wat u van hen verwacht wat betreft hun prestaties, productiviteit en kwaliteit van het werk. Wanneer personen weten hoe u van plan bent om resultaten in de toekomst te meten, is de kans groter dat ze zich aan de prestatieverwachtingen houden.

U kunt het begrip van uw werknemers van het bedrijfsbeleid aanvullen door hen de tools en middelen te bieden die ze nodig hebben om te slagen, inclusief informatie over werktijden en productievereisten.

2. Duidelijkheid communicatie

Omdat werken op afstand de communicatielijnen kan vervagen, moet uw beleid specificeren hoe werknemers met elkaar kunnen communiceren voor de beste resultaten. Beschrijf hoe vergaderingen op afstand zullen plaatsvinden en welke platforms ze zullen gebruiken om deel te nemen.

U kunt ook alle communicatiemiddelen uitleggen die beschikbaar zijn voor uw werknemers en een noodcommunicatievorm bieden in geval van stroomuitval en technische problemen.

3. Gebruik van apparatuur

Uw beleid voor werken op afstand moet ingaan op de soorten apparatuur die uw bedrijf gebruikt, welke apparaten vereist zijn voor welke rol en of u deze tools aan werknemers zult verstrekken. Als uw werknemers de apparatuur zelf moeten kopen, zal uw bedrijf ze dan terugbetalen voor de aankopen?

Zorg er ook voor dat u uitlegt hoe u elk type apparatuur moet gebruiken en dat u alle middelen opneemt die kunnen helpen bij het begrijpen ervan.

4. Werknemersrechten

Uw werknemers moeten worden geïnformeerd over hun rechten wanneer ze op afstand voor uw bedrijf werken. Uw beleid voor werken op afstand moet bijvoorbeeld beschrijven hoe laat werknemers zich moeten aanmelden voor het werk, hoeveel maaltijdpauze-uren ze toegewezen krijgen en hoe ze vrije dagen kunnen aanvragen. Het beschrijven van deze rechten moet verwarring elimineren en misverstanden voorkomen.

5. Loonadministratie beheer

De salarisadministratie zal waarschijnlijk een van de belangrijkste aspecten zijn van de functie waarover uw werknemers zich zullen afvragen. Uw beleid inzake telewerken moet uitleggen wie de salarisadministratie behandelt , of het nu gaat om uw bedrijf of een Employer of Record (EOR) , de frequentie van de betaling en het betalingsbedrag. U kunt ook informatie opnemen over met wie u contact kunt opnemen als werknemers vragen hebben over de salarisadministratie.

Hoe u de overgang naar werken op afstand kunt voltooien

Voordat uw bedrijf volledig kan overschakelen op telewerken, zijn er stappen die u moet nemen om een succesvolle overgang te garanderen.

1. Stel uw werknemers op de hoogte

Voordat u overgaat naar telewerken, moet u eerst uw werknemers  informeren dat de verandering plaatsvindt. Laat hen weten wanneer de schakelaar zal plaatsvinden en hoe ze zich hierop kunnen voorbereiden. Bepaal of uw werknemers volledig op afstand zullen werken of dat ze mogelijkheden zullen hebben om zowel op als buiten het kantoor te werken en leg uit hoe beide situaties zullen werken.

Geef uw werknemers de kans om alle vragen te stellen die ze hebben over de nieuwe structuur. Toegang bieden tot het nieuwe beleid voor werken op afstand en andere middelen die ze nodig hebben om de overgang te vergemakkelijken.

2. Train uw medewerkers op afstand in beveiligingsmaatregelen

De overstap naar werken op afstand brengt een nog grotere behoefte aan gegevensbeveiliging met zich mee. Minimaliseer risico's door uw werknemers te leren welke maatregelen ze moeten nemen wanneer ze thuis werken en hoe ze cyberdreigingen kunnen identificeren en beperken.

Overweeg om de volgende onderwerpen te implementeren in uw cyberbeveiligingstraining voor werknemers op afstand:

• Beveiligingsinbreuken: u kunt uw werknemers beschermen tegen beveiligingsinbreuken door hen te leren bedreigingen te herkennen, zoals malware, phishing en wachtwoordaanvallen, en wat ze moeten doen wanneer ze een beveiligingsinbreuk tegenkomen.
• AVG-naleving: Uw bedrijf moet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een norm die vereist dat organisaties die in de Europese Unie actief zijn nieuwe beleidslijnen, procedures en praktijken aannemen om de beveiliging, transparantie en verantwoording van persoonsgegevens te handhaven.
• Twee-factor authenticatie: Train werknemers om twee-factor authenticatie (2FA) te gebruiken, een extra beveiligingslaag die controleert of de persoon die probeert toegang te krijgen tot een online account is wie hij/zij zegt te zijn door hen te verplichten twee stukjes identificerende informatie te  verstrekken.
• Virtuele privénetwerken: Virtuele privénetwerken (VPN's) genereren een versleutelde internetverbinding tussen een apparaat en een netwerk dat gevoelige gegevens beveiligt voor veilige overdracht. Leer uw werknemers om een VPN in te stellen en te gebruiken om bedrijfsinformatie te beschermen.
• Veilige cloudopslag: Een andere manier waarop externe medewerkers gegevens veilig kunnen houden, is door cloudopslag te gebruiken op hun werkapparaten.

3. Technologie up-to-date houden

Een belangrijk aspect van het succes van werken op afstand is de efficiëntie van technologie. Om ervoor te zorgen dat werknemers geen technologische problemen ondervinden tijdens het werk, moet u controleren of u hen de meest actuele technologieën biedt, zoals:

• Cloudgebaseerde tools
• Zakelijke toepassingen
• Programma's voor videoconferenties
• Tools voor projectmanagement
• Oplossingen voor back-up en herstel van gegevens
• Virtuele onboardingprogramma's
• Software voor urenregistratie

4. Open en effectief communiceren

Wanneer bedrijven en hun werknemers succesvol kunnen communiceren, kunt u uw team beter ondersteunen en tegelijkertijd een positieve bedrijfscultuur behouden. Faciliteer effectieve communicatie op afstand door periodieke virtuele check-ins met je werknemers in te plannen om individueel met hen in contact te komen over hoe hun ervaring verloopt. Het is ook nuttig om regelmatig groepsvergaderingen te organiseren om werknemers op de hoogte te houden van wat er in het bedrijf gebeurt op organisatorisch niveau.

Om ervoor te zorgen dat werknemers zich niet thuis geïsoleerd voelen, kunt u  zelfs virtuele bedrijfsbrede activiteiten organiseren om werknemers met elkaar in contact te houden.

5. Wees de beste leider die u kunt zijn

Bij de overgang van uw bedrijf naar telewerken is het van vitaal belang dat u een leider wordt voor uw team. Ongeacht hoeveel hulpmiddelen, beleid en middelen u werknemers biedt, u kunt geen positieve werkomgeving op afstand bevorderen zonder de ondersteuning en het leiderschap te bieden die ze nodig hebben om te slagen. Een beetje empathie en optimisme helpt werknemers zich gewaardeerd en gevalideerd te voelen.

U kunt uw team laten zien dat u geeft om wat ze denken door een enquête te sturen waarin werknemers vragen worden gesteld over hoe ze zich voelen in hun dagelijkse leven, welke uitdagingen ze tegenkomen en wat u kunt doen om hun ervaringen op afstand te verbeteren.

Extraatjes aanbieden aan telewerkers

Probeer strategieën voor het behoud van werknemers te implementeren om ervoor te zorgen dat uw overstap naar telewerken op de lange termijn succesvol is. Wanneer u uw telewerkers voordelen biedt, creëert u een gunstige werkrelatie tussen het management en de werknemers. Het behouden van werknemers door tijd en middelen in hen te investeren, leidt tot lagere kosten, betere samenwerking, verhoogde productiviteit en concurrentiewinst.

Enkele van de vele voordelen die u uw werknemers kunt belonen om het behoud te stimuleren, zijn:

• Creëer een flexibele omgeving: veel mensen waarderen flexibiliteit in hun werkschema's, waarbij 72 procent van de werknemers zegt dat ze zouden overwegen om hun baan te verlaten als hun huidige werkschema geen flexibiliteit in het schema bood.
• Bied concurrerende secundaire arbeidsvoorwaarden: bedrijven die concurrerende compensatie bieden aan hun werknemers hebben meer kans om ze op de lange termijn te behouden. Soorten secundaire arbeidsvoorwaarden die u kunt aanbieden zijn onder meer werknemerskortingen, betaald verlof, gezondheidszorg en pensioensparen.
• Geschenken verzenden: neem aanvullende stappen  om uw waardering voor uw werknemers te tonen door af en toe geschenken naar hun huis te sturen, zoals cadeaubonnen, voedsel, bloemen of geschenkmanden.
• Verstrek een toelage voor installatie op afstand: Wanneer werknemers thuis werken, hebben ze niet de luxe om kantoormiddelen tot hun beschikking te hebben, zoals bureaus, stoelen, wifi en andere kantoorbenodigdheden. In plaats van dat ze zelf voor deze materialen moeten betalen, geeft u ze een vergoeding die ze kunnen gebruiken om deze essentiële zaken voor hun thuiswerkomgeving te kopen.
• Programma's voor loopbaanontwikkeling aanbieden: Werknemers blijven eerder bij een bedrijf dat investeert in hun loopbaanontwikkeling met programma's zoals trainingsseminars, netwerkevenementen, mentoring en speciale projecten. Dit soort kansen zorgen ervoor dat werknemers zich gemotiveerd voelen en uitkijken naar groei en ontwikkeling.

Overgang naar werken op afstand met Globalization Partners

Begin met de overgang naar telewerken door uw team op afstand samen met Globalization Partners op te bouwen. Het platform is een Global Employment Platform dat zich inzet om bedrijven te helpen bij het inhuren en onboarden van nieuwe teamleden over de hele wereld. Het enige wat u hoeft te doen is uw ideale kandidaten te vinden, en wij regelen alles van salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden tot belastingaangiften en naleving. Wij nemen de verantwoordelijkheid op ons terwijl uw medewerkers voor u werken.

Ga aan de slag met uw team op afstand door ons e-book “De complete gids voor het opbouwen van een wereldwijd team op afstand” te bekijken of neem contact met ons op voor meer informatie.