Spójrzmy prawdzie w oczy — większość firm nie ma wzorowych programów wdrażania; co gorsza, gdy jest to program zdalnego wdrażania.
Wdrażanie pracowników to pierwszy kluczowy krok w procesie tworzenia nowych pracowników, aby odnieśli sukces na swoim stanowisku, ale większość programów wdrażania obejmuje tylko administracyjne listy kontrolne.
Nowi pracownicy są podekscytowani, ale prawdopodobnie też są zdenerwowani i mają wiele pytań, których mogą nie czuć się komfortowo. A jeśli proces wdrażania jest zimnym administracyjnym slogsem, prawdopodobnie nie zgłoszą się do swojego nowego kierownika z obawy, że będą postrzegani jako nadmiernie negatywni.
Zamiast tego wyładują swoje frustracje w miejscach takich jak Reddit:
Jeśli większość procesu wdrażania nie była wystarczająco zła, przejście na pracę zdalną pogorszyło sytuację. Zdalne wdrażanie pracowników jest szczególnie trudne dla nowych, ponieważ komunikacja, budowanie zespołu i poczucie kultury firmy jest trudniejsze dzięki wirtualnym rozmowom i spotkaniom.
Konsekwencje źle wdrożonych programów są zbyt duże, aby je zignorować.
[bctt tweet=”Konsekwencje słabego wdrożenia są zbyt duże, aby je zignorować.” nazwa użytkownika=”globalpeo”]
Badanie przeprowadzone przez BambooHR wykazało, że jedna trzecia pracowników odeszła z pracy w ciągu pierwszych sześciu miesięcy . Dzieje się tak po tym, jak firmy poświęcają czas i zasoby na ich zatrudnianie. Koszty te mogą stanowić jedną trzecią wynagrodzenia pracownika.
W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób kierownicy i firmy mogą opracować program wdrażania, który zapewni sukces pracownikom zdalnym.
Czym różni się wdrożenie pracownika zdalnego od pracownika biurowego?
Zdalne wdrożenie to zupełnie inne doświadczenie niż tradycyjne wdrożenie w biurze:
Wdrożenie w biurze
Gdy nowi pracownicy przyjdą do biura po raz pierwszy, ich kierownik może powitać ich, poprowadzić do ich biurka po przedstawieniu ich współpracownikom i odpowiedzieć na wszelkie ich pytania.
Menedżer ma wysoki poziom zaangażowania. Ta bezpośrednia interakcja pomaga nowym pracownikom złagodzić niepokoje, które mogą odczuwać i w których mogą się zaspokoić.
Zdalne wdrożenie
Wdrożenie pracownika zdalnego wymaga znacznie większej komunikacji niż procesy wdrażania w biurze. Istnieją wskazówki społeczne, które pracownicy biurowi mogą wykorzystać, a których pracownicy zdalni nie będą mogli wykorzystać.
W zdalnym miejscu pracy nowi pracownicy prawdopodobnie otrzymają wirtualną rozmowę od swojego kierownika pierwszego dnia pracy. Może to być długa 1-2 rozmowa, podczas której omówią wszystko, od przygotowania komputera po ustalenie celów i wyjaśnienie priorytetów.
Oczekuje się, że nowi pracownicy zdalni szybko zrozumieją swoją nową rolę.
Wyzwania związane z wirtualnym wdrożeniem
Wirtualne wdrożenie niesie ze sobą szczególne wyzwania, o które zespoły biurowe nie musiałyby się martwić. Oto trzy wyzwania związane ze zdalnym wdrożeniem.
Komunikacja
Niezależnie od tego, czy pracuje w biurze, czy zdalnie, kierownik musi często komunikować się z nowymi pracownikami, aby pomóc im w dostosowaniu się do nowej roli. Jednak nowi pracownicy mogą się wahać, czy zadawać pytania na miejscu. Nie chcą denerwować swoich menedżerów, jeśli są zajęci i pozostawiają złe pierwsze wrażenie. Może to spowodować, że pracownik spłynie bez codziennych celów.
Wsparcie techniczne może stać się jeszcze bardziej frustrujące
Podczas pracy w biurze prawdopodobnie będzie dostępna pomoc techniczna, aby upewnić się, że pracownicy poczta elektroniczna, komputer, telefon itp. są skonfigurowani pierwszego dnia pracy. W środowisku zdalnym, w którym ta pomoc nie jest dostępna osobiście, konfiguracja techniczna może potrwać znacznie dłużej i być jeszcze bardziej frustrująca.
Integracja nowych pracowników z kulturą
Największym wyzwaniem przy wdrażaniu pracowników zdalnych jest ich integracja z kulturą firmy. Spotkanie nowych pracowników i poznanie ich w różnych częściach organizacji jest kluczem do tego, aby czuli się ze sobą połączeni. Jeśli nie dostaną takiej możliwości, izolacja może szybko wkraczać i zahamować zdolność pracowników do szybkiego wkraczania na swoje stanowiska.
Jak stworzyć program wdrażania pracowników zdalnych
Zdalne wdrażanie pracowników nie musi być drugim najlepszym rozwiązaniem w przypadku osobistego wdrażania. Istnieją najlepsze praktyki, które firmy mogą zastosować w celu odpowiedniego przygotowania pracowników zdalnych i zintegrowania ich z firmą.
Krok 1: Wczesne wdrożenie
Świetny program wdrażania rozpoczyna się przed pierwszym dniem. Nowi pracownicy będą mieli wiele pytań i będą ciekawi kultury zespołu. Aby wykorzystać swój entuzjazm i złagodzić niektóre nerwy, menedżerowie mogą dzielić się z nimi zasobami, które zapewniają kontekst i odpowiedzi na ich pytania.
Kierownicy powinni zacząć udostępniać zasoby, takie jak:
- Z kim będą współpracować.
- Cenne zasoby dotyczące ich branży lub produktu.
- Dokumenty strategiczne związane z ich rolą
Niektórzy kierownicy mogą nawet stworzyć często zadawane pytania dla nowych pracowników, które zawierają odpowiedzi na często zadawane pytania lub zestaw slajdów, który przedstawia ich przyszłych współpracowników. Prezentacja slajdów to doskonałe narzędzie, dzięki któremu mogą mieć poczucie tego, kto jeszcze jest w zespole, i przedstawić kontekst tego, jak ich rola odnosi się do innych osób w ich dziale lub organizacji.
Krok 2: Omów podstawy wdrażania
Utwórz administracyjną listę kontrolną, aby upewnić się, że nie przeoczysz żadnych ważnych kroków w procesie wdrażania. Uwzględnij zadania, takie jak:
- Przygotowanie nowych pracowników do pracy z odpowiednim oprogramowaniem i sprzętem.
- Podpisanie niezbędnych dokumentów dotyczących zatrudnienia.
- Wysyłanie pierwszego dnia harmonogramu ze spotkaniami wprowadzającymi
Ważne jest, aby inni członkowie zespołu wiedzieli, co znajduje się na tej liście kontrolnej, aby mieli lepszy obraz tego, co należy przygotować do wszelkich prezentacji, do których mogą zostać włączeni.
Krok 3: Zacznij od pierwszego dnia
Kierownicy powinni jak najbardziej szczegółowo opisać harmonogram pierwszego dnia pracy nowego pracownika, aby zapewnić, że doświadczenie jest ekscytujące, angażujące i wywrze dobre pierwsze wrażenie.
Ponieważ nie będą mieli innych pracowników do obserwowania ani środowiska pracy, z którego mogą czerpać wskazówki, ważne jest, aby dać nowym pracownikom wystarczająco dużo do pracy, aby nie mieli dłuższych okresów w pierwszym tygodniu, a niewiele do zrobienia. Nie przytłaczaj ich jednak zbyt wieloma spotkaniami lub zadaniami i zawsze bądź dostępny na pytania i rozmowy kontrolne.
Serdecznie powitaj
IDEO, znana międzynarodowo firma projektowa, wdrożyła strategię łagodzenia nerwów pierwszego dnia, które może odczuwać wielu pracowników: ci, którzy przeprowadzili rozmowę kwalifikacyjną z nowym pracownikiem, wyślą mu list powitalny, który zaczyna się od „Myślimy, że to wielka sprawa, i oto dlaczego”.
Może to wydawać się małym działaniem, ale takie działania znacznie znacznie przyczyniają się do pokazania pracownikom, że są mile widziani w zespole. Pomaga również rozpocząć relacje, które ułatwiają im kontakt w przyszłości.
Przedstawienie nowym pracownikom swoich współpracowników
Po ciepłym powitaniu nowy pracownik powinien odbyć spotkania indywidualne z liderami i współpracownikami, z którymi będzie blisko współpracował. Jednym z największych wyzwań w pracy zdalnej jest izolacja. Możliwość spotkania twarzą w twarz jest niezbędna do zintegrowania nowych pracowników z firmą.
Te spotkania indywidualne mają na celu przede wszystkim przedstawienie nowych członków zespołu, ale są również doskonałą okazją do rozpoczęcia budowania relacji, które mają kluczowe znaczenie dla postępów nowego pracownika.
Krok 4: Połącz pracowników zdalnych z przewodnikiem wprowadzającym
Oprócz spotkań indywidualnych z członkami zespołu, połączenie pracowników zdalnych z „wprowadzającym przewodnikiem” może pomóc nowym pracownikom w integracji z firmą.
Aplikacja NetApp, firma świadcząca usługi w chmurze w Kalifornii, co latem wdraża 200stażystów. Częścią ich programu wdrażania jest połączenie ich z kolegą na staż. Ta strategia buduje kulturę zespołu i zachęca do współpracy między nowymi stażystami.
W artykule HBR firma Microsoft dzieli się swoim programem pilotażowym, który łączy każdego nowego pracownika z kolegą, który pracuje w firmie od dłuższego czasu. Stwierdzili, że posiadanie przewodnika ds. wdrażania:
- Zapewnił ważny kontekst nowemu pracownikowi.
- Zwiększyły swoją produktywność.
- Zwiększyć satysfakcję z pracy.
Krok 5: Budowanie zaufania i przynależności w pierwszych 30-60-90 dniach
W ciągu pierwszych 90 dni nowi pracownicy powinni odpowiednio budować relacje ze współpracownikami, zanurzyć się w pracy, zacząć dzielić się pomysłami i otrzymywać konstruktywne informacje zwrotne.
Teoretyk zarządzania Simon Sinek sugeruje w swoim TedTalku, 2014 że wspaniali liderzy sprawiają, że ich pracownicy czują się bezpiecznie. Czerpie z doświadczenia w przeprowadzaniu rozmów z morskimi oddziałami, aby zrozumieć, dlaczego tak łatwo natknęli się na niebezpieczeństwo, aby uratować członków swojego zespołu. „Zrobiliby to samo dla mnie” to odpowiedź, którą wszyscy udzielili.
Głównym celem wdrażania pracowników nie jest nakłonienie nowych pracowników do jak najszybszego rozpoczęcia pracy, ale budowanie z nimi zaufania, aby czuli się częścią ciężko pracującego zespołu.
Krok 6: Zapewnienie mentoringu
Podobnie jak w przypadku zapewniania nowym pracownikom współpracowników, którzy pomogą im dostosować się do nowej roli i firmy, mentorzy mają kluczowe znaczenie dla dalszego rozwoju pracowników. Mentorzy różnią się od kierowników, ponieważ bardziej interesują się całościowym doskonaleniem i rozwojem uczestników szkolenia niż konkretnymi wskaźnikami wydajności. Mentorzy to przewodniki i doradcy, na których pracownicy mogą polegać w celu uzyskania obiektywnej perspektywy osoby trzeciej.
Mentoring nawiązywany na wczesnym etapie był pozytywnie związany z produktywnością i poziomem pewności pracownika, pięć i pół roku później. Wpływ tego rodzaju wsparcia jest bezcenny.
Klucze do udanego wdrożenia pracowników zdalnych
Programy wdrażania zdalnego wiążą się z większą liczbą wyzwań niż wdrażanie osobiste, ponieważ trudniej jest komunikować się i uczyć kultury zespołu podczas pracy z domu. Aby zbudować skuteczny program wdrażania pracowników, kierownicy muszą skupić się na budowaniu poczucia zaufania i przynależności w swoich zespołach.
Wykonując kroki opisane w tym artykule, firmy mogą stworzyć program zdalnego wdrażania pracowników, który jest czymś więcej niż tylko listą kontrolną HR, ale procesem, który skutecznie integruje nowych pracowników w organizacji i przygotowuje ich do odniesienia sukcesu.
