Czasami zdarza się, że najbardziej utalentowani pracownicy mieszkają w innym kraju niż ten, w którym ma siedzibę Twoja firma. Bywa też tak, że firma myśli o międzynarodowej ekspansji i chce zatrudnić osoby mieszkające za granicą. Gdy znajdziesz już dla siebie właściwych pracowników, kolejnym etapem jest ustalenie, w jaki sposób będziesz im płacić. Wynagradzanie pracowników mieszkających w różnych krajach potrafi być sporym wyzwaniem. Przecież nie możesz tak po prostu wysłać im czeku lub przelewu na konto. Podobnie jak robisz to w przypadku członków swojego lokalnego zespołu, musisz najpierw upewnić się, że przestrzegasz wszystkich przepisów, jeśli chodzi o właściwą klasyfikację zatrudnienia, odprowadzanie zaliczek na podatki i inne szczegółowe kwestie.
Na szczęście ustalenie, jak płacić międzynarodowym pracownikom, nie jest czymś, co Twoja firma musi zrobić samodzielnie. Możesz współpracować z pracodawcą formalnym (EOR), aby zatrudniać i wdrażać członków zespołu za granicą. EOR zdejmie część obowiązków z Twojego działu księgowości i pomoże Ci uniknąć problemów z obsługą międzynarodowej listy płac.
Jak działa międzynarodowa lista płac
Międzynarodowa lista płac pod wieloma względami przypomina tę lokalną, którą już stosujesz w swoim kraju. Trzeba upewnić się, że wybrane sposoby wypłacania wynagrodzeń członkom zespołu są zgodne z przepisami danego kraju i że odprowadza się i opłaca należne kwoty podatków. Płacąc pracownikom międzynarodowym, należy pamiętać o następujących kwestiach podatkowych:
- Podatek dochodowy: Twoja firma będzie musiała potrącić odpowiednią kwotę federalnego podatku dochodowego z wypłat pracowników, w zależności od ich miejsca pracy oraz wszelkich obowiązujących regionalnych, lokalnych lub stanowych podatków dochodowych.
- Ubezpieczenia społeczne: wiele krajów, nie tylko USA, pobiera pewne formy podatku od ubezpieczeń społecznych od pracowników i pracodawców. To, jaki procent składek płaci pracodawca, a jaki pracownik, różni się w zależności od kraju.
- Podatek od listy płac: W wielu krajach pracodawca musi odprowadzać podatek od listy płac, taki jak podatek od bezrobocia i wynagrodzenie pracowników, na każdego pracownika. Wysokość tego podatku potrafi być mocno zróżnicowana. Warto też wspomnieć, że w niektórych miejscach płaci się go zarówno na szczeblu lokalnym lub regionalnym, jak i federalnym.
Dokonując wypłat na rzecz pracowników międzynarodowych, firma musi upewnić się, że potrąca i odprowadza należne podatki w stosownej wysokości. Musi też zadbać o to, aby były one opłacane w terminie. Na przykład w Stanach Zjednoczonych deklaracje podatkowe są należne, 15 kwiecień a szacowane płatności podatkowe są należne do 15th dnia kwietnia, czerwca, września i stycznia. W Wielkiej Brytanii deklaracje podatkowe składa się po roku od zakończenia okresu rozliczeniowego. We Francji deklaracje podatkowe składa się w kwietniu za poprzedni rok obrachunkowy kończący się w grudniu. W Niemczech zwroty są należne w dniu 31 lipiec.
Przy prowadzeniu międzynarodowej listy płac, oprócz przestrzegania przepisów podatkowych, trzeba postępować zgodnie z obowiązującymi w danym kraju zasadami dotyczącymi świadczeń i wynagrodzeń. W niektórych częściach świata Twoja firma będzie musiała partycypować w programie emerytalnym pracowników. Ponadto w każdym kraju, w którym zatrudnia się ludzi, trzeba przestrzegać ustawowej płacy minimalnej. W niektórych krajach zwyczajowo wypłaca się pracownikom pensję 13th- lub 14. pensję, która często jest zwolniona z podatku i wypłacana pod koniec roku.
Ponadto w wielu regionach obowiązują regulacje co do tego, ile godzin pracownik może przepracować w tygodniu. Na przykład w Unii Europejskiej pracownicy nie mogą pracować dłużej niż 48 godzin w okresie siedmiu dni. Pracownikom trzeba też zapewnić 11 godzin odpoczynku w każdym okresie 24 godzin, co oznacza, że maksymalnie wolno pracować 13 godzin dziennie. Pracownicy w UE mają też co roku cztery tygodnie urlopu wypoczynkowego.
Pomimo różnic w podatkach i przepisach prawa, prowadzenie międzynarodowej listy płac ma wiele wspólnego z lokalnym rozliczaniem pracowników. Twoja firma zadecyduje, jak często pracownicy otrzymują wynagrodzenie, np. raz w miesiącu, co dwa tygodnie, 30th w miesiącu 15th i itd. Następnie trzeba ustalić, jak chce się przekazywać wynagrodzenia zdalnym pracownikom – czy ma to być przelew, czy czek.
Wyzwania związane z płaceniem wynagrodzeń zdalnym pracownikom międzynarodowym
Zanim rozpoczniesz proces międzynarodowej ekspansji lub zatrudniania pracowników w innych krajach ważne jest, abyś zrozumiał wyzwania, przed jakimi staniesz, gdy będziesz chciał zapłacić członkom swojego zdalnego zespołu. Jeśli Twoja firma złamie jakieś przepisy obowiązujące w danym kraju, mogą na nią zostać nałożone grzywny i kary.
Śledzenie przepisów i reguł obowiązujących w poszczególnych krajach może być dużym obciążeniem dla działu księgowości i działu kadr Twojej firmy. Przydatne bywa przyjrzenie się najczęstszym problemom, jakie pojawiają się przy płaceniu zdalnym członkom zespołu, aby mieć świadomość, na co należy zwrócić uwagę i jakie ryzyko się ponosi.
- Kwestie podatkowe
- Lokalne zwyczaje
- Kwestie prawne
- Precyzyjne śledzenie czasu pracy
- Różnice kursowe
Kwestie podatkowe
Pracodawca musi odprowadzać od wynagrodzeń pracowników zagranicznych stosowne podatki i przekazywać je w terminie do odpowiedniego organu rządowego. Firma musi też trzymać rejestry zapłaconych podatków, ponieważ zagraniczny urząd skarbowy może chcieć przeprowadzić audyt. Oznacza to, że Twoja firma musi latami przechowywać dokumenty dotyczące podatków i potwierdzenia przelewów, bo inaczej ryzykuje wysokie kary, jeśli kontrola wykaże, że nie były odprowadzane podatki lub były, ale w niewłaściwej wysokości.
Lokalne zwyczaje
W miarę międzynarodowej ekspansji swojej firmy możesz spodziewać się, że zetkniesz się z różnicami kulturowymi. Niektóre z nich mogą znaleźć swoje odzwierciedlenie na listach płac i w sposobach wypłaty wynagrodzeń. Na przykład trzynasta pensja jest częstym zwyczajem w wielu krajach Ameryki Południowej, Europy i Azji. Członkowie Twojego międzynarodowego zespołu mogli do niego dołączyć, zakładając, że pod koniec roku otrzymają taki bonus. Jeśli nie masz świadomości istnienia takiego zwyczaju, możesz ich rozczarować.
Kwestie prawne
Przy płaceniu członkom zdalnego, międzynarodowego zespołu trzeba też pamiętać o różnicach natury prawnej. Na przykład w Wielkiej Brytanii pracodawcy muszą płacić pracownikom £94.25 tygodniowo jako ustawowe zasiłek chorobowy, jeśli pracownik jest chory i nie pracuje przez co najmniej cztery dni. Pracodawca jest zobowiązany do wypłacania go przez okres do 28 tygodni. W USA pracodawca może zaoferować płatny urlop chorobowy, ale prawo nie zobowiązuje go do płacenia pracownikom, którzy nie pracują z powodu choroby. Ustawa o urlopach rodzinnych i zdrowotnych (Family and Medical Leave Act, FMLA) w Stanach Zjednoczonych chroni osoby, które muszą brać urlop z pracy z powodu choroby lub innych problemów zdrowotnych, ale tylko przez 12 tygodnie. Urlop zdrowotny w ramach FMLA może być bezpłatny.
Do innych wymogów prawnych, jakich trzeba przestrzegać przy zatrudnianiu pracowników międzynarodowych, należy konieczność prowadzenia dokumentacji wymaganej przez dany kraj. Na przykład w USA pracownicy na etapie zatrudniania ich muszą dostarczyć pracodawcy dowód posiadania obywatelstwa (na przykład paszport) lub pozwolenie na pracę w kraju. W innych krajach przed zatrudnieniem pracownika może być wymagane przedłożenie przez niego numeru ubezpieczenia społecznego.
Precyzyjne śledzenie czasu pracy
Rejestracja czasu pracy może być większym problemem przy obliczaniu wypłat należnych pracownikom międzynarodowym w porównaniu z ustalaniem wynagrodzeń pracowników lokalnych w USA. W Stanach Zjednoczonych pracownicy uprawnieni do pracy w nadgodzinach mają płacone za nadgodziny, jeśli przepracują ponad 40 godzin tygodniowo, przy czym nie ma odgórnego tygodniowego limitu godzin dla osób powyżej 16 roku życia, jakie mogą one przepracować w tygodniu. W innych krajach jest inaczej. Na przykład w wielu krajach UE maksymalna liczba godzin roboczych w tygodniu to 48. W Chinach prawo pracy ogranicza czas trwania tygodnia roboczego do 44 godzin. Aby uniknąć przekroczenia limitu, kluczową rzeczą jest posiadanie takiego systemu obsługi międzynarodowej listy płac, który zapewnia możliwość dokładnego rejestrowania i raportowania czasu pracy.
Różnice kursowe
Osoby mieszkające i pracujące w UE chcą mieć płacone w euro, podczas gdy pracownicy z Wielkiej Brytanii wolą funty. Płacenie członkom międzynarodowego zespołu w ich lokalnych walutach jest dla nich korzystne, ale Tobie może przysparzać komplikacji. Na przykład jeśli wartość zagranicznej waluty wzrośnie względem dolara, może okazać się, że Twoja firma płaci pracownikom międzynarodowym wyraźnie więcej, niż się początkowo umówiliście.
Jednym ze sposobów radzenia sobie z trudnościami wynikającymi z wahań walut jest pozostawienie logistyki listy płac pracodawcy formalnemu. Twoja firma może płacić pracownikom w lokalnej walucie, a pracodawca formalny może wystawiać wypłaty w walucie kraju pracowników.
Jak płacić międzynarodowym pracownikom
Jeśli zaś Twoja firma zatrudnia osoby mieszkające i pracujące w kraju innym niż Twój, wypłacając im wynagrodzenia, musisz przestrzegać przepisów ich krajów zamieszkania, z paroma wyjątkami. Na przykład jeśli pracownik tymczasowo przeprowadza się za granicę i nadal pracuje dla Twojej firmy, tyle że z innego kraju, prawdopodobnie będziesz mieć możliwość trzymania go wciąż na lokalnej liście płac.
Inną opcją jest takie rozwiązanie, w którym Twoi międzynarodowi pracownicy są opłacani przez międzynarodowych klientów Twojej firmy. Jeżeli na przykład zatrudnisz kogoś we Francji, kto będzie miał świadczyć pomoc techniczną francuskiemu klientowi Twojej firmy, z technicznego punktu widzenia osoba ta może zostać zatrudniona przez tego klienta i formalnie być jego pracownikiem. Ty będziesz płacił jej wynagrodzenie, przelewając pieniądze na ten cel klientowi, ale to klient będzie odpowiedzialny za obsługę listy płac.
W innym razie konieczne będzie posiadanie osobnej listy płac dla każdego kraju, w którym działa Twoja firma. Ustanawiając listę płac, masz do wyboru kilka opcji. Możesz utworzyć w danym kraju jednostkę zależną, która będzie odpowiedzialna za obsługę całej działalności biznesowej na danym obszarze i za listę płac. Jeśli Twoja firma myśli o ekspansji międzynarodowej na stałe, otworzenie lokalnego podmiotu ma sens. Jednak jeśli myślisz o zatrudnieniu w innym kraju tylko kilku osób lub jeśli chcesz zatrudniać w kilku różnych krajach, założenie oddziału lub jednostki zależnej może wymagać więcej czasu i pieniędzy, niż chciałbyś na to przeznaczyć.
Bardziej opłacalnym rozwiązaniem może być nawiązanie współpracy z pracodawcą formalnym. Pracodawca formalny, taki jak Globalization Partners, zajmuje się wszystkimi szczegółami i dba o to, aby Twój międzynarodowy zespół miał wypłaty na czas i w zgodzie z przepisami krajów, w których mieszkają i pracują poszczególne osoby. Będziemy płacić Twoim pracownikom na czas i w ich lokalnych walutach, dbając też o opłacanie należnych im świadczeń i podatków.
Czy pracownicy międzynarodowi powinni być niezależnymi wykonawcami?
Zatrudnianie niezależnych wykonawców, a nie pracowników, jest opcją dla Twojej firmy. W przypadku współpracy z niezależnymi wykonawcami Twoja firma nie jest odpowiedzialna za dokonywanie potrąceń na rzecz podatków ani za opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne, czy ubezpieczeń od bezrobocia. Nie musisz też wypłacać świadczeń pracowniczych niezależnym wykonawcom, a wykonawcy nie podlegają tym samym ograniczeniom godzinowym co pracownicy. Ponadto Twoja firma nie musi być zarejestrowana w kraju, w którym mieszka wykonawca, aby zapłacić tej osobie za wykonywaną pracę.
Jednak niezależny wykonawca to nie jest tańsza wersja pracownika. Ich relacja z Twoją firmą jest zupełnie inna niż relacja pracownik-pracodawca. Współpracując z niezależnymi wykonawcami, nie możesz oczekiwać, że będziesz ich jedynym źródłem przychodów lub zatrudnienia. W wielu krajach obowiązują dość restrykcyjne wymogi, które muszą być spełnione, zanim ktoś będzie mógł zostać uznany za niezależnego wykonawcę, a nie za pracownika.
Na przykład w Wielkiej Brytanii można uznać kogoś za samozatrudnionego wykonawcę, jeśli pozyskuje on projekty lub zlecenia w oparciu o składane przez siebie oferty i wyceny i jeśli osoba ta nie pracuje pod bezpośrednim kierownictwem. Ponadto niezależni wykonawcy z Wielkiej Brytanii wystawiają rachunki lub faktury za wykonane przez siebie prace i zrealizowane projekty. Samodzielnie opłacają oni swoje podatki i ubezpieczenie krajowe. Jeśli ten opis pasuje do osób pracujących dla Twojej firmy, najprawdopodobniej można uznać ich za niezależnych wykonawców. Jeśli jednak zatrudniasz ludzi w Wielkiej Brytanii i narzucasz im zakres prac do wykonania lub ich pracę nadzoruje dyrektor lub kierownik, należy raczej uznać ich za pracowników i wynagradzać według reguł obowiązujących dla pracowników.
Jeśli Twoja firma błędnie zaklasyfikuje pracowników międzynarodowych jako niezależnych wykonawców, bierze na siebie określone ryzyko. Jeśli sąd uzna, że Twoja firma błędnie sklasyfikowała pracownika, możesz być odpowiedzialny za opłacenie podatków tej osoby, a także za zaległe wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, który obecnie stanowi 5.6 tygodni płatnego czasu w roku dla większości pracowników w Wielkiej Brytanii.
Choć zatrudnianie pracowników międzynarodowych w charakterze niezależnych wykonawców może mieć dla Twojej firmy największy sens, bez odpowiedniej pomocy, która da Ci pewność, że nie dojdzie do niewłaściwej klasyfikacji, możesz skończyć z dużym problemem prawnym i równie dużym rachunkiem do zapłaty. Lepszym rozwiązaniem jest zadbanie o właściwą klasyfikację relacji od jej początku i współpraca z pracodawcą formalnym, która da Ci pewność, że spełnione są wszystkie przepisy lokalnego prawa pracy, a przy okazji uprości Twój proces obsługi międzynarodowej listy płac.
Pozwól Globalization Partners zaspokoić swoje potrzeby z zakresu zarządzania międzynarodową listą płac
Jeśli przymierzasz się do międzynarodowej ekspansji i jesteś gotowy na zatrudnianie pracowników w innych krajach, Globalization Partners może Ci w tym pomóc. Działamy jako pracodawca formalny dla Twojego międzynarodowego zespołu, dbając o to, aby wymagania dotyczące listy płac dla danego kraju były spełnione, a Twoi pracownicy otrzymywali wynagrodzenie na czas i w walucie swojego kraju ojczystego. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak nasze rozwiązanie może pomóc Twojej firmie w miarę jej rozwoju, skontaktuj się z nami już dziś.
Aby uzyskać więcej informacji, pobierz nasz kompletny przewodnik po budowaniu zdalnego zespołu globalnego tutaj:
