A fraude na folha de pagamento é como um pequeno vazamento em uma tubulação. A princípio, os danos podem parecer pequenos ou até mesmo difíceis de encontrar. Mas, com o tempo, a quantidade de dinheiro que os ladrões podem roubar de uma empresa por meio de esquemas internacionais de folha de pagamento pode ser considerável. Em um exemplo, uma mulher foi capaz de roubar quase US$300,000 de seu empregador durante seu emprego. Embora a trilha de papel tenha revelado perdas de US$ 300,000, os promotores estimaram que a mulher poderia ter tirado mais de três quartos de um milhão de dólares de seu empregador, a partir do momento em que ela foi empregada pela primeira vez em 2010 e durando até ser demitida em 2013.
A fraude na folha de pagamento pode acontecer em empresas de qualquer tamanho, mas é um risco, especialmente para pequenas empresas. Em seu 2018 Relatório para as Nações, a Associação de Examinadores Certificados de Fraudes (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE) descobriu que empresas com menos de 100 funcionários tinham mais do que o dobro de probabilidade de sofrer fraudes na folha de pagamento em comparação com empresas maiores. A fraude na folha de pagamento também é internacional. Houve relatos de que isso ocorreu em empresas em todo o mundo. Compreender o risco de fraude na folha de pagamento e como isso acontece pode ajudar sua empresa global a tomar medidas para evitá-lo.
Qual é a gravidade da fraude na folha de pagamento?
Os valores que as pessoas podem roubar de seus empregadores por meio de esquemas de fraude na folha de pagamento geralmente são substanciais. Em um caso particularmente notável, o presidente de uma empresa de processamento de folha de pagamento, que lidava com folha de pagamento e pagamentos para outras empresas, roubou US$26 milhões. Outro exemplo de fraude na folha de pagamento custou US$600 milhões à cidade de Nova York.
A ACFE relata que cerca de 7% de todos os casos de fraude são fraudes na folha de pagamento e a empresa média perde cerca de US$63,000 . O esquema típico de fraude na folha de pagamento tem longa duração — a duração média de um esquema é de cerca de 30 meses.
Como a fraude na folha de pagamento tende a continuar por um tempo antes de ser detectada, as empresas afetadas por ela podem ter um momento desafiador para ser reembolsadas pelos fundos perdidos. No caso de a mulher ser considerada culpada de roubar cerca de US$ 300,000, o valor que ela deve pagar de volta ao seu antigo empregador é quase um terço do valor que ela é suspeita de realmente tomar durante o esquema.
A fraude na folha de pagamento também afeta espectadores inocentes. Quando o presidente de uma empresa de processamento de folha de pagamento roubou milhões de dólares de seus clientes, as pessoas que foram imediatamente afetadas eram os funcionários dos clientes da empresa de processamento. Milhares de funcionários acordaram uma manhã para saber que seus contracheques estavam sendo retirados de suas contas. Em alguns casos, os saques levaram a saques a descoberto e às taxas associadas a saques a descoberto. Além das pessoas perderem seus salários, a fraude também fez com que os funcionários da empresa de folha de pagamento perdessem seus empregos e uma fonte de renda.
Não subestime os efeitos da fraude na folha de pagamento sobre sua empresa e as pessoas com quem você trabalha. Uma maçã ruim pode ter um efeito sério sobre a reputação e a capacidade da sua empresa de fazer os pagamentos.
Como a fraude na folha de pagamento acontece
Há várias causas de fraude internacional na folha de pagamento. A fraude pode ser resultado de ações tomadas por funcionários de uma empresa ou pela própria empresa. De acordo com o estudo da ACFE, quando a fraude na folha de pagamento é cometida por um funcionário, geralmente é por alguém que trabalha em contabilidade ou apoio administrativo. Embora a fraude na folha de pagamento possa ser cometida por duas ou mais pessoas trabalhando juntas, um único indivíduo é geralmente responsável.
Alguns dos tipos de esquemas internacionais de folha de pagamento incluem:
- Funcionários fantasmas: os funcionários fantasmas recebem um salário de uma empresa, mas não trabalham lá. Em muitos casos, os funcionários não existem e nunca trabalharam para a empresa. Pode ser fácil identificar funcionários fantasmas em certos casos. Alguns fraudadores não são muito criativos quando se trata de nomear membros fictícios da equipe. Eles podem usar uma variação em seus próprios nomes, um espaço reservado como “John Doe” ou até mesmo algo como “X”.
- Fraude no quadro de horários: a fraude no quadro de horários é uma forma muito comum de fraude na folha de pagamento. Um funcionário pode ajustar a quantidade de tempo que relata trabalhar para cima para obter mais dinheiro de seu empregador. Muitas vezes, as quantidades de tempo são pequenas o suficiente para não detectar o aviso imediatamente. Por exemplo, um funcionário pode adicionar 15 minutos extras às horas informadas a cada dia. Como resultado, eles podem chegar em mais de 40 horas por semana e receber pagamentos de horas extras do empregador, mesmo que não tenham realmente trabalhado tantas horas.
- Entradas de companheiros: os empregadores que usam relógios de ponto e cartões de ponto podem sofrer fraudes na folha de pagamento na forma de entradas de companheiros. Esse tipo de fraude pode parecer inocente. Por exemplo, um funcionário que está atrasado pode pedir a um colega de trabalho amigável para bater o cartão de ponto para que pareça que ele chegou a tempo. Mas ainda é uma forma de fraude, já que os funcionários alegam estar no horário quando não estão realmente no trabalho.
- Classificação incorreta dos trabalhadores: alguns tipos de fraude na folha de pagamento são cometidos pelo empregador, e não pelos funcionários. Um exemplo é a classificação incorreta de funcionários ou trabalhadores para evitar o pagamento de impostos ou benefícios da folha de pagamento. Os empregadores ocasionalmente tratarão os funcionários como contratados independentes, mesmo que não atendam aos requisitos da definição. Outro exemplo de classificação incorreta de trabalhadores ocorre quando um empregador paga “sob a tabela” e não emite nenhum documento fiscal.
- Adiantamentos de folha de pagamento que não são pagos: os funcionários podem pedir adiantamentos sobre seu pagamento de tempos em tempos, com a suposição de que eles pagarão o adiantamento. Quando o adiantamento não é reembolsado, é fraude. Em alguns casos, o adiantamento pode não ser registrado corretamente pela equipe de folha de pagamento. Eles podem listá-lo como uma despesa, em vez de um ativo. Como alternativa, a equipe de folha de pagamento pode não fazer o acompanhamento com o funcionário para garantir que o adiantamento seja reembolsado.
- Taxas de pagamento fraudulentas: outro exemplo de fraude na folha de pagamento ocorre quando as taxas de pagamento são relatadas incorretamente. Uma pessoa no departamento de folha de pagamento pode ajustar o salário por hora de um funcionário para cima, por exemplo, dar a alguém US$21 por hora em vez de US$20 que ele deve ganhar. Para evitar a detecção, alguns funcionários ajustarão a taxa de remuneração por um período limitado, como apenas alguns contracheques.
- Bônus não autorizados: a fraude na folha de pagamento pode ocorrer quando alguém emite uma verificação de bônus para um funcionário ou para si mesmo sem a aprovação do indivíduo ou departamento apropriado.
- Licença falsificada ou licença remunerada: se um funcionário reivindicar licença remunerada quando não for elegível para isso ou tirar licença remunerada quando não deveria, é uma forma de fraude na folha de pagamento.
- Retenção falsa: em alguns casos, a fraude na folha de pagamento ocorre quando os valores que devem ser deduzidos do salário de uma pessoa não são, como impostos, contribuições de aposentadoria e benefícios de seguro. No entanto, a empresa ainda paga as despesas, o que significa que pode perder uma quantia significativa de dinheiro ao longo do tempo.
- Despesas falsificadas: funcionários com contas de despesas podem cometer fraude na folha de pagamento reivindicando despesas que não estão relacionadas ao trabalho. Por exemplo, um funcionário pode levar sua família para jantar e arcar com as despesas. Eles também podem criar um recibo falso para uma compra que nunca aconteceu.
Como identificar e corrigir fraudes na folha de pagamento
Alguns tipos de fraude na folha de pagamento podem ser mais fáceis de identificar do que outros. Por exemplo, pode ser complicado saber como identificar funcionários fantasmas se sua empresa tiver filiais em todo o mundo. Você não tem como saber quem exatamente está trabalhando em seu escritório em Tóquio se estiver nos EUA, por exemplo. Uma maneira de detectar funcionários fantasmas é trabalhar com um terceiro que tenha pessoas no país para você. Seu terceiro pode ser um caça-fantasmas, certificando-se de que todos que recebem um salário de sua empresa realmente trabalhem para a empresa. O terceiro também pode atuar como uma organização empregadora profissional, gerenciando todos os aspectos da folha de pagamento para seus funcionários internacionais, tirando mais uma coisa da lista de tarefas da sua empresa.
Além de trabalhar com uma organização de empregadores profissionais, você pode implementar medidas para garantir que todos que recebem pagamentos da sua empresa realmente trabalhem lá e realmente existam. Entrar em contato com referências e realizar verificações de antecedentes de possíveis novos contratados é uma maneira de garantir que sejam reais. Exigir depósito direto para todos os funcionários é outra maneira de reduzir o risco de pagamento de fantasmas.
Você pode identificar outros tipos de fraude na folha de pagamento, como salários falsificados, quadros de horários e despesas auditando e revisando a folha de pagamento antes de fazer pagamentos. A pessoa que analisa e aprova a folha de pagamento não deve ser a mesma pessoa que a processa. A pessoa que analisa a folha de pagamento deve ser responsável por garantir que:
- As horas trabalhadas correspondem ao número esperado de horas que um funcionário deve trabalhar: se um funcionário trabalha mais de 40 horas ou trabalha mais do que o número de horas para as quais foi contratado, a pessoa que está revisando a folha de pagamento deve acompanhar o supervisor do indivíduo para garantir que tudo esteja acima do esperado. Outra opção é exigir aprovação antes que qualquer funcionário possa enviar um quadro de horários com mais de 40 horas trabalhadas em uma semana.
- O salário por hora é preciso: a pessoa que analisa a folha de pagamento deve comparar o salário por hora esperado dos funcionários com o salário que eles estão realmente recebendo. Se houver uma discrepância, uma investigação mais aprofundada deve ser realizada.
- Valores apropriados são retidos: impostos e outras retenções devem ser deduzidos dos contracheques dos funcionários. Se não estiverem, a pessoa que está analisando a folha de pagamento precisa descobrir o motivo.
- As despesas são apropriadas: a pessoa responsável por auditar ou revisar a folha de pagamento também deve analisar todas as despesas reivindicadas pelos funcionários e verificar se são apropriadas ou legítimas. A revisão pode incluir a análise dos recibos para garantir que as despesas reivindicadas correspondam aos recibos. As despesas também devem ser relacionadas ao trabalho.
Como evitar fraudes na folha de pagamento
A fraude global na folha de pagamento não precisa custar centenas de milhares de dólares à sua empresa. Saber como evitar fraudes na folha de pagamento pode impedi-la ou antes de começar. Aqui estão as medidas que você pode tomar para evitar que fraudes na folha de pagamento afetem seus negócios.
- Faça uma triagem minuciosa de todos antes de contratá-los: idealmente, as pessoas que você contratar serão honestas e confiáveis. Fazer a triagem de novos contratados verificando seus antecedentes criminais, verificando referências e confirmando formação e emprego anterior ajudará a evitar a contratação de pessoas desonestas. Você pode terceirizar o processo de triagem ao contratar funcionários internacionalmente.
- Use quadros de horários elétricos e exija aprovação: é fácil para os funcionários ajustar os quadros de horários em papel, mas é mais difícil para eles ajustar os quadros de horários elétricos. Usar quadros de horários elétricos e exigir a aprovação do supervisor do tempo enviado pode ajudar a evitar relatórios falsificados de horas trabalhadas.
- Use a biometria para eliminar as marcações de ponto de amigos: exigir que os colegas de trabalho registrem o ponto, se você usar um relógio de ponto físico, impedirá as marcações de ponto de amigos. Uma maneira de fazer isso é usar impressões digitais ou outros dados biométricos para verificar a identidade de um funcionário antes que ele entre.
- Limite quem pode acessar os dados da folha de pagamento: quanto menos pessoas tiverem acesso à folha de pagamento da sua empresa e puderem fazer ajustes ou alterações, melhor. Limitar o acesso à folha de pagamento reduz o risco de alguém ajustar as horas trabalhadas ou a taxa de pagamento.
- Exigir um segundo conjunto de olhos nos relatórios de folha de pagamento: todos os relatórios de folha de pagamento devem ser revisados e aprovados antes que os pagamentos sejam emitidos. Também deve haver um processo em vigor para pausar pagamentos e emitir correções se forem observadas imprecisões.
- Saiba o que procurar ao analisar a folha de pagamento: certifique-se de que sua empresa não esteja pagando pessoas com nomes muito semelhantes e endereços idênticos. Além disso, tenha cuidado com pagamentos feitos a pessoas que vivem no mesmo endereço ou pagamentos feitos na mesma conta bancária para funcionários diferentes.
- Ter um sistema em vigor para identificar e remover funcionários demitidos: uma maneira de evitar pagamentos a funcionários fantasmas, especialmente pessoas que não trabalham mais para sua empresa, é sinalizar registros ou arquivos depois que um funcionário deixa a empresa. Um arquivo sinalizado não deve continuar a receber pagamentos.
- Elimine pagamentos em cheque: a fraude na folha de pagamento é mais fácil de cometer quando cheques em papel estão envolvidos. Com depósito direto, cada pagamento é enviado para uma conta bancária. Você pode verificar se as informações da conta estão corretas e se pertencem ao funcionário apropriado. Se necessário, você pode reverter os pagamentos enviados se suspeitar que a fraude está em jogo.
- Estabelecer uma política de tolerância zero: você pode impedir fraudes estabelecendo uma política de tolerância zero. Permitir que os funcionários conheçam as regras e as possíveis consequências de cometer fraude na folha de pagamento pode impedir que as pessoas o façam.
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