8 sätt som Big Data hjälper dagens HR

Human Resources (HR), även om en av de viktigaste avdelningarna i ett företag, ofta förbises. HR stöder dock en medarbetares hela livscykel, från inledande anställning till avresa, och hjälper ditt företag att fungera korrekt.

Men för att vara effektiv måste HR också vara uppdaterad. Digital transformation och ny teknik leder till omorganisation av företag från topp till botten. Och big data är kärnan i mycket av denna förändring.

Om din HR-avdelning ska förbli relevant måste den anamma och utnyttja kraften i big data. Du frågar förmodligen vad stora data kan göra för dig? Låt oss ta reda på det.

Vilka typer av uppgifter samlar HR in?

Din HR-avdelning samlar av nödvändighet in personuppgifter från dina anställda. Detta kan inkludera födelsedatum, kön, religiösa övertygelser och etnicitet. De kommer också att ha uppgifter om anställningshistorik och utbildningsbakgrund samt register över eventuella funktionshinder eller hälsotillstånd som kan behöva tillgodoses.

De kommer att fortsätta att samla information ända fram tills en anställd väljer att lämna sin position. Uppgifter som dagar som tas på grund av sjukdom, anställdas omdömen, befordringar och eventuella disciplinära problem kommer alla att arkiveras i en anställds personalfil.

Det finns en mängd data tillgängliga som kan användas för att gynna din HR-avdelning och driften av ditt företag som helhet. Det är dock viktigt att du följer både etiska och rättsliga grunder när du lagrar och hanterar dessa personuppgifter. Du måste se till att du följer alla tillämpliga dataskyddslagar, såsom GDPR i EU.

Dessutom bör du alltid vara transparent om hur du använder deras data. Söka anställdas samtycke innan du gör något med deras information och hålla dem uppdaterade om vilka uppgifter du använder, hur och för vilka ändamål (viss lagstiftning verkställer detta ändå). Du bör använda programvara för elektronisk signatur för äkthet. Det finns många alternativ där ute. Du kanske vill titta på din kommersiella mall för att se vilken typ av programvara som passar ditt företag bäst.

Att använda big data kan hjälpa din HR-avdelning att förbättras enormt, men du bör alltid hantera känsliga data lagligt och med dina anställdas tillstånd.

Vad är big data?

Vi har alla hört talas om data. Det driver praktiskt taget alla aspekter av den moderna världen, underlättar webbsökningar, väderprognoser och mer. Big data betecknas av storleken och skalan på de data som samlas in. Och idag utforskar allt fler företag sina fördelar.

Big data kan till exempel hjälpa företag att utföra mer personlig marknadsföring och projektledning. Eller så kan den användas för att driva maskininlärning, vilket hjälper till att förbättra arbetsflöden och processer. Övningar som extrakttransformbelastning är användbara för att analysera data och öka verksamheten. Kort sagt, big data hjälper företag att nå framgång i den moderna världen.

Vikten av analys

Att bara ha data räcker inte. Om stora data ska vara användbara måste du förstå det. Det är här analyserna kommer in. De bästa analysverktygen tillhandahåller rapporter och visualiseringar som hjälper dig att bryta ner och förstå dina data. Google Data Studio är ett populärt alternativ, även om det finns många alternativ.

Lagra dina data

Att samla in så mycket data innebär att du behöver en plats för att lagra den. Det finns många molnbaserade alternativ som eliminerar behovet av att investera i kit, underhåll och utrymme. Ett exempel är parkettformatet apache . Detta är ett kostnadseffektivt alternativ för att lagra stora data av något slag.

Hur kan big data påverka HR?

Här är 10 förbättringar som stordata kan ge HR.

1. Minska dåliga anställningsbeslut

Detta är utan tvekan den mest effektiva fördelen med att använda stordata i HR. Dåliga anställningsbeslut påverkar företag negativt eftersom det tar tid och resurser att hitta kandidater. Ett dåligt beslut kan innebära att du tvingas upprepa hela processen igen. Men stora data kan stödja dig i processen.

Precis som varje kandidat ofta förlitar sig på sin favorit CV-mall när de söker jobb, förlitar sig rekryterare ofta starkt på CV för att fatta anställningsbeslut. Men data kan ge bedömningspoäng baserat på en kandidats prestation när du utför uppgifter som du ställer in när du tar emot deras ansökan.

Den typ av tester du ställer in varierar beroende på vilken position du vill fylla, men innehåller ofta uppgifter baserade på emotionell intelligens, kognitiv förmåga eller jobbspecifika färdigheter och kunskaper.

Med hjälp av data som samlats in från dessa uppgifter kan du jämföra och kontrastera kandidater mot de kriterier du har ställt in. Du får bättre insikt i deras förmågor och kan snabbt identifiera kandidaterna med de färdigheter och erfarenheter som gäller för befattningen.

Genom att ta ett datadrivet tillvägagångssätt för att anställa påskyndar du inte bara processen utan ökar också möjligheten att den sökande du väljer kommer att trivas i sin nya position.

2. Stäng kommunikationsluckor

Alltför ofta ses och behandlas HR-avdelningar som separata från resten av företaget. För att vara effektiv måste HR kommunicera med anställda i hela företaget. Till exempel är onboarding ett viktigt steg för nyanställda, vilket ger en chans för arbetare att lära sig ins och outs av sin roll.

HR måste ha väletablerade kommunikationskanaler med andra avdelningar om onboarding ska lyckas. Kommunikationsluckor kan bromsa denna process och göra onboarding mindre effektiv.

För förbättrad kommunikation måste information regelbundet utbytas mellan avdelningar och HR. Alltför ofta är det inte så. Men om du använder molnet tillsammans med stora data är informationen centraliserad. Avdelningar kan komma åt data så snart det behövs.

3. Hitta de bästa rekryteringskanalerna

Ditt företag använder förmodligen många olika kanaler för att hitta kandidater. Kanske har du investerat i den bästa hänvisningsprogrammet för att annonsera. Det finns en stark logik till detta, ju mer allmänt du främjar, desto större är din pool av sökande. Men ibland kan du spendera mycket på specifika kanaler och få väldigt lite i gengäld.

Låt oss ta ett exempel på reklam på Indeed och LinkedIn för bioteknikindustrin. Genom Indeed får du 100 sökande, men på LinkedIn får du bara 12. Du har spenderat samma summa pengar men fått ojämna resultat.

Men med stöd av stora data kan du identifiera de bästa kanalerna innan du spenderar några pengar. Du kan analysera tidigare rekryteringsinsatser och hitta de mest framgångsrika kanalerna. Detta sparar pengar och hjälper till att få bättre resultat.

4. Upptäcka mönster vid frånvaro av anställda

När anställda tar sjukfrånvaro kan det påverka ditt företag negativt. Detta gäller särskilt om flera anställda är sjuk samtidigt.

Tyvärr finns det inget du kan göra åt sjukdom. Du kan dock förbereda dig. Det är här big data kommer in. Kanske finns det en viss del av året när arbetare blir sjuka. Big data kan hjälpa dig att identifiera när exakt och skapa en plan för att mildra problem relaterade till lägre produktivitet och ökad stress.

5. Skapa effektivare kurser

Företag ser ofta kurser som resurstunga, tidskrävande och ger lite i gengäld. Mindre än hälften (41 procent) av företagen investerar i personlig utbildning. Men när den utförs korrekt kan utbildning ge arbetare värdefulla nya färdigheter.

Dataanalys kan hjälpa dig att skapa mer engagerande och effektiva kurser. Du kan till exempel få insikter i de enskilda inlärningsmönstren för specifika arbetare. Ju mer du förstår hur arbetare lär sig, desto bättre kan du skräddarsy ditt utbildningsmaterial för att passa dem.

6. Öka personalretentionen

Arbetstagare som går vidare till nya möjligheter är naturliga. Men du kan vidta åtgärder för att minska antalet anställda som lämnar och hjälpa till att behålla dina topptalanger.

Det kan till exempel finnas en specifik aspekt av ditt företag som påverkar anställdas moral. Vissa anställda kanske känner att de missar möjligheter att utvecklas. Det är viktigt att identifiera orsakerna och vidta åtgärder för att vända dem.

Om din HR-avdelning håller ett vakande öga på big data-analys kan den identifiera problem snabbare. Genom att samla in uppgifter om löner, arbetsbelastningar, möjligheter till befordran och från medarbetarrecensioner kan du använda prediktiv analys för att identifiera vilka anställda som kan vara mer benägna att avgå och ta itu med dessa problem snabbt.

Du kan också identifiera mönster i avgång. Kanske ser du en ökning av personal som lämnar företaget i januari eller under sommaren. Genom att analysera dessa data kan du identifiera varför detta händer och vidta åtgärder.

Ibland kommer det att finnas lite du kan göra för att förhindra att en anställd väljer att lämna. Men genom att samla in data om varför de fattade beslutet kan du identifiera vanliga orsaker och minska risken för att detta händer i framtiden.

Dessutom kan du med hjälp av dessa data till exempel använda gnistströmningsdriven realtidsanalys för att skapa strategier för att behålla anställda. Du kan dela dessa strategier med olika avdelningar för ett mer enhetligt tillvägagångssätt för att öka personalretentionen.

7. Introducera automatisering

Automatisering innebär att förenkla och minska processer och att användas tillsammans med stordata kan vara till stor fördel för din HR-avdelning. Genom att kombinera de två och införa big data automation den tid som behövs för att förbereda data för analys kommer att minskas kraftigt och dina data kommer att samlas in och organiseras i ett mer tillgängligt och hanterbart format.

Automation har även andra användningsområden inom HR. Den kan användas för att effektivisera följande:

• Hantera pappersarbete som formulär och dokument.
• Tilldela personalförmåner.
• Säkerställa att betalningar och löneändringar görs i tid.

Automatisering frigör inte bara mer tid för strategisk planering, utan minskar också antalet mänskliga fel. Du kommer att ha en HR-avdelning som är mer dedikerad till att bygga kontakter med anställda och mindre fokuserad på admin.

8. Generera prestationspoäng

Det är viktigt att hålla ett öga på de anställdas prestationer. Om en anställd underpresterar är det viktigt att ta reda på varför. Likaså, om en arbetare producerar bra arbete, är det viktigt att de får erkännande för sin insats. Att tilldela poäng till anställda ger ett enkelt sätt att övervaka prestationer.

Naturligtvis är det bättre att ha ett korrekt och pålitligt poängsystem. Big data-powered AI har inga fördomar och ger logiska databaserade poäng för anställda.

Stordatadriven HR är framtiden

Äldre moderniseringstrender visar att datans roll i företag kommer att fortsätta att växa. När du introducerar stordata till ditt företag är HR ett bra ställe att börja. Som beskrivs här kan du öka personalretentionen, förbättra viktiga teamhanterings- och prestationsprocesser och förbättra anställningsbeslut.

Men varför inte gå ett steg längre? Globalization Partners erbjuder en enda lösning för att förenkla alla dina HR-processer. Med vår Global Growth Platform kan du anställa vem som helst, var som helst, med bara några klick.

Förändring kan vara skrämmande, men genom att ligga steget före kan du slå din tävling. Varför inte omfamna framtiden? Se hur stor data kan spela en roll för din HR-avdelnings framgång.

Prata med en av våra experter idag och se hur vi kan hjälpa dig.

–

Om författaren:

Pohan Lin är Senior Web Marketing and Localizations Manager på Databricks, en global data- och AI-leverantör som ansluter funktionerna i datalager och datasjöar för att skapa lakehouse-arkitektur. Med över 18 års erfarenhet av webbmarknadsföring, SaaS-verksamhet online och e-handelstillväxt. Pohan brinner för innovation och är engagerad i att kommunicera den betydande inverkan data har på marknadsföring. Pohan Lin har också publicerat artiklar för områden som SME-News.